17 mai 2010 - Suivre chacun "à la trace", quel défi pour l'instant !

C’est que le nombre de demandes d’aménagement a explosé avec l’installation des nouvelles entités de la structure de l’Université. Celle-ci donne lieu à des réallocations des espaces disponibles ; l’on ne compte donc plus les demandes de modification du numéro de bureau ou du numéro de téléphone.

Parfois c’est l’entité toute entière qui change d’adresse.

Les mandats – ou leurs intitulés - sont aussi modifiés.

Dans l’état actuel des processus administratifs – mais de nouveaux automatismes sont recherchés pour être au plus près de la source de l’information – c’est SPER qui doit insérer ces données nouvelles dans SAP-HR, d’où elles sont extraites pour desservir le répertoire. Et le Service peine à faire face à cet afflux circonstanciel de demandes.

Les choses se régularisent aussi vite que possible.

Pour orienter le plus efficacement possible les demandes, précisons ce qui suit:

- les modifications des coordonnées privées, qui ne sont pas reprises dans le répertoire, peuvent plus aisément être communiquées au gestionnaire de votre rémunération, dont le nom est rappelé à la page : http://www.uclouvain.be/69689.html ;

- les adresses postales d’entité font actuellement l’objet d’un travail d’analyse dans le cadre d’une large concertation entre les services administratifs concernés ; celle-ci devrait permettre d’apporter une réponse globale et structurée ;

- la photo qui accompagne les coordonnées dans le répertoire est automatiquement celle qui a servi à l’émission de la carte de membre du personnel ou d’accès ; elle ne peut être modifiée sans demander, à ses frais, une nouvelle carte ; la photo reprise sur la fiche complète peut, elle, être modifiée depuis le bureau virtuel ; c’est là aussi qu’il est possible de compléter l’information par des données qui ne sont pas automatiquement reprises dans le répertoire ;

- enfin l’affectation à une faculté ou un institut qui figure dans le répertoire est, sauf erreur manifeste, celle qui procède de l’application des principes adoptés à l’automne 2008 par le conseil académique et qui a fait pour chacun, au printemps 2009, l’objet d’une vaste concertation avec les représentants du personnel ; elle ne peut être modifiée unilatéralement ; une demande à ce propos ne peut intervenir qu’avec l’accord des responsables des entités concernées et sous le regard du vice-recteur de secteur.

En espérant que ces quelques informations pourront aider, nous remercions chacun de sa compréhension.


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