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Avertissement: Les informations reprises sur cette page concernent les bourses Erasmus octroyées pour l'année académique 2009-2010; elles sont données à titre indicatif aux étudiants candidats à un départ en mobilité Erasmus pendant l'année académique prochaine. Les modalités et le calendrier définitifs, ainsi que les montants de bourse approximatifs pour l'année académique 2010-2011 seront publiés sur le portail de l'UCLouvain à partir du 15 mars 2010.
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Les présentes informations sont destinées exclusivement aux étudiants partants en échange dans le cadre du programme Erasmus,
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soit pour une période d'études dans une institution d'enseignement supérieur (Erasmus Cours),
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soit pour un stage dans une institution d'enseignement supérieur ou dans tout autre organisme (Erasmus Stage).
Les deux volets du programme ont des critères et procédures en commun. Toutefois, il convient de tenir compte de certains critères spécificiques et de modalités particulières dans le calcul de la bourse selon qu'il s'agisse de l'activité cours ou de l'activité stages.
Pour rappel, Erasmus est un programme de la Commission européenne dont l'objectif est de promouvoir la coopération interuniversitaire, notamment par la mobilité d'enseignants et d'étudiants entre les Etats membres de l'Union Européenne ainsi que quelques pays associés (la Norvège, l'Islande, le Liechtenstein et la Turquie). Il est co-financé par la Communauté française de Belgique, entre autres via le Fonds d'aide à la Mobilité.
Le programme Erasmus ne couvre pas la mobilité:
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vers la Flandre, qui est financé via le programme Erasmus Belgica;
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vers la Suisse; ce pays assure sur ses fonds propres le financement des échanges d'étudiants de et vers ses universités.
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vers les institutions d'autres continents: sous certaines conditions bien précises, elle pourra être prise en charge par le Programme UCL-Mercator.
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Les critères d'éligibilité
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Le montant de la bourse
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Les démarches administratives
1. Les critères d'éligibilité
Pour qu'un séjour Erasmus puisse être financé, les conditions suivantes doivent être remplies:
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l'étudiant candidat à une bourse doit être ressortissant d'un Etat membre de l'Union européenne ou d'un des autres pays participant au programme Erasmus (cf. ci-dessus); les étudiants officiellement reconnus par la Belgique comme réfugiés, apatrides ou résidents permanents sont éligibles sous certaines conditions; les étudiants de nationalité luxembourgeoise qui partent dans le cadre du volet Erasmus Cours, ne sont pas finançables par le budget Erasmus alloué à la Communauté française de Belgique, mais doivent s'adresser directement à l'Agence Erasmus luxembourgeoise;
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l'étudiant ne peut pas avoir bénéficié précédemment d'une bourse Erasmus pour un même type de mobilité (Cours ou Stages); par contre, durant ses études supérieures, il peut recevoir jusqu'à trois financements Erasmus, successivement pour une mobilité Cours, une mobilité Stages et une participation à un programme Erasmus Mundus. Par ailleurs, il peut avoir bénéficié précédemment d'une bourse Erasmus Belgica ou d'une bourse octroyée par l'UCL via le programme Mercator;
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l'étudiant doit être régulièrement inscrit à l'UCL pendant l'année académique de réalisation du séjour à l'étranger;
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l'étudiant qui réalise une période d'études doit partir vers une des destinations prévues dans le répertoire des partenariats au titre du programme Erasmus;
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l'étudiant qui effectue un stage peut partir vers toute entreprise ou organisme exerçant une activité économique relevant du secteur public ou privé, quels que soient sa taille, son statut juridique ou son secteur d'activité économique, y compris l'économie sociale; en principe, l'organisation d'accueil doit proposer un environnement linguistique et culturel qui soit différent de celui du pays d'origine de l'étudiant; les organisations suivantes sont explicitement exclues comme organisations d'accueil:
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les institutions européennes;
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les institutions qui gèrent des programmes de l'Union européenne;
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la représentation diplomatique du pays d'origine de l'étudiant dans le pays d'accueil.
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si le stage s’effectue dans un laboratoire dépendant d’un établissement d’enseignement supérieur, le subside à accorder aux étudiants relève du volet Stages lorsque les crédits ECTS sont attribués par l’institution d’origine et du volet Cours lorsque les crédits ECTS sont attribués par l’institution d’accueil;
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le séjour Erasmus doit avoir une durée de trois mois minimum;
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la période d'études ou de stage à l'étranger doit faire partie intégrante du programme d'études à l'UCL et faire l'objet d'une reconnaissance académique complète; le transfert ou l'octroi des crédits se fera conformément aux normes ECTS, ce qui implique notamment qu'un Contrat d'études ou un Contrat de stage en bonne et due forme soit établi avant le départ de l'étudiant;
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le départ de l'étudiant ne peut se trouver hypothéqué pour des raisons académiques; à ce titre, la réussite en session de juin 2009 (ou exceptionnellement, une très forte présomption de réussite en session de septembre) doit faire partie des critères de sélection.
2. Le montant de la bourse
Les bourses de mobilité d'étudiants octroyées dans le cadre du programme Erasmus sont destinées à couvrir les frais de mobilité additionnels, c'est-à-dire le déplacement, la préparation linguistique et éventuellement une partie des frais de séjour. Elles ne permettront donc pas de couvrir l'intégralité des frais afférents aux études à l'étranger.
Le montant de la bourse Erasmus est composé de trois allocations:
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une allocation pour le voyage (montant forfaitaire entre 75 et 300 euro) qui sera octroyée à tous les étudiants sélectionnés par les responsables académiques; l'étudiant ne devra faire aucune démarche particulière en vue de pouvoir bénéficier de cette allocation;
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une allocation pour la préparation linguistique (montant forfaitaire entre 75 et 125 euro) qui sera octroyée à tous les étudiants qui réalisent un séjour dans un pays non-francophone;
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une allocation pour le séjour qui sera calculée et octroyée en fonction de la situation sociale de l'étudiant; pour en bénéficier l'étudiant devra en faire la demande auprès du Service d'aide (Rue des Wallons 10, 1348 Louvain-la-Neuve) qui opèrera un classement en quatre catégories. Les montants de base dans chacune des catégories seront déterminés après réception de l'ensemble des demandes. Les étudiants dont la demande a été retenue bénéficieront d'une allocation de séjour qui variera vraisemblablement entre 400 et 1 600 euro par semestre. Ces montants seront ensuite indexés en fonction du pays de destination par l'application de l'indice coût de vie fourni par la Commission européenne dans le cadre du programme Erasmus 2009-2010.
En ce qui concerne l'allocation de séjour, il convient de préciser que, bien que modulée en fonction de la situation sociale, elle ne doit pas pour autant être considérée comme une aide sociale, le plafond au-delà duquel aucune intervention n'est octroyée étant de loin supérieur à celui qui est d'application pour les aides sociales traditionnelles. Toutefois, à partir d'un certain niveau de revenus (à titre d'exemple: approx. 75 000 € de revenus imposables globalement pour une famille avec deux enfants), l'étudiant ne bénéficiera que des seuls forfaits pour les frais de voyage et/ou préparation linguistique.
Par ailleurs, afin de compenser les frais supplémentaires qui peuvent résulter d'un séjour hors campus universitaire, les étudiants qui réalisent leur stage dans un organisme qui n'est pas une université ou une institution d'enseignement supérieur, bénéficieront d'un complément d'allocation de séjour.
Enfin, l'allocation de séjour des étudiants ayant bénéficié durant l'année académique 2008-2009 d'une allocation d'études supérieures (S.A.E.) sera majorée d'un subside dans le cadre du Fonds d'aide à la mobilité étudiante.
Il est à noter que le financement et le statut Erasmus confèrent à l'étudiant une série de droits et de devoirs. A ce titre, l'étudiant peut être contraint à rembourser une partie ou la totalité de la bourse, notamment:
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si la durée du séjour, telle que déclarée dans l'attestation de séjour, est inférieure à trois mois;
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s'il ne présente pas les examens (ou autres formes d'évaluation) des activités de formation convenues dans le Contrat d'études ou le Contrat de stage.
3. Les démarches administratives
Différentes démarches doivent être accomplies par les responsables des échanges et les étudiants:
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les responsables des échanges doivent encoder dans l'application EPC les étudiants sélectionnés pour un échange Erasmus, en indiquant l'institution d'accueil, le quadrimestre et la durée du séjour, pour le vendredi 15 mai 2009 au plus tard;
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dans une lettre envoyée au début du mois de juin au domicile de l'étudiant, l'Administration des relations internationales informe les étudiants sur la procédure de demande d'une bourse Erasmus et plus particulièrement sur les démarches à faire en vue de l'obtention d'une allocation de séjour; un formulaire de demande d'allocation de séjour sera joint au courrier;
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les étudiants qui désirent bénéficier d'une allocation de séjour doivent introduire une demande dans ce sens auprès du Service d'aide de l'UCL, au plus tard pour le mercredi 8 juillet 2009;
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les responsables des échanges confirment, via l'application EPC, les étudiants sélectionnés en fonction des résultats du mois de juin 2009, au plus tard pour le mercredi 8 juillet 2009.
Vers la fin du mois de juillet, les étudiants seront informés du montant de la bourse qui leur est allouée et des démarches à suivre en vue d'en obtenir le versement. Ils recevront une convention de bourse à renvoyer à l'Administration des relations internationales dans la semaine qui précède leur départ.
Etant donné le grand nombre de variables qui interviennent dans le système de calcul des bourses, tout désistement ou modification doit aussitôt être communiqué à l'Administration des relations internationales.
