Bourses de mobilité 2012-2013

				Erasmus	Mercator	FAME

1. Critères d'éligibilité
2. Montant de la bourse
3. Cas particuliers
4. Démarches administratives
5. Paiement de la bourse

1.  Les critères d'éligibilité

Pour qu'une mobilité puisse être financée, les conditions suivantes doivent être remplies:

• l'étudiant candidat à une bourse doit être régulièrement inscrit à l'UCL dans l'année et le programme qui prévoient le séjour d'études ou de stage;
• l'étudiant qui réalise une période d'études doit partir vers une des destinations prévue dans le répertoire des partenariats au titre du programme Erasmus ou Mercator;
• l'étudiant qui effectue un stage peut partir vers toute entreprise ou organisme exerçant une activité économique relevant du secteur public ou privé, quels que soient sa taille, son statut juridique ou son secteur d'activité économique, y compris l'économie sociale; plus spécifiquement pour les destinations Erasmus, ce programme n'intervient que si l'organisation d'accueil propose un environnement linguistique et culturel qui est différent de celui du pays d'origine de l'étudiant; les organisations suivantes sont explicitement exclues comme organisations d'accueil et donc non-éligibles pour l'octroi d'une bourse de mobilité:
• les institutions européennes;
• les institutions qui gèrent des programmes de l'Union européenne;
• la représentation diplomatique du pays d'origine de l'étudiant dans le pays d'accueil.
• l'étudiant doit être dispensé du paiement des droits d'inscription dans l'institution d'accueil;
• le séjour d'études ou le stage doit avoir une durée de trois mois (91 jours) minimum non-interrompue;
• les activités de formation suivies durant la mobilité doivent faire partie du programme d'études à l'UCL et faire l'objet d'une reconnaissance académique complète; le transfert ou l'octroi des crédits se fera conformément aux normes ECTS, ce qui implique notamment qu'un Contrat d'études ou un Contrat de stage en bonne et due forme soit établi avant le départ de l'étudiant;
• le départ de l'étudiant ne peut se trouver hypothéqué pour des raisons académiques; à ce titre, la réussite en session de juin 2012 (ou exceptionnellement, une très forte présomption de réussite en session de septembre) doit faire partie des critères de sélection.

2.  Le montant de la bourse

Les bourses sont destinées à subventionner les frais de mobilité additionnels, c'est-à-dire le déplacement, la préparation linguistique et éventuellement une partie des frais de séjour. Elles ne permettront donc pas de couvrir l'intégralité des frais afférents au séjour.

Le montant de la bourse est composé de maximum trois allocations:

• une allocation pour le voyage (montant forfaitaire en fonction de la distance) qui sera octroyée à tous les étudiants sélectionnés par leur faculté; l'étudiant ne devra faire aucune démarche particulière pour l'octroi de cette allocation;
• une allocation pour la préparation linguistique (montant forfaitaire entre 75 et 125 euro) qui sera octroyée automatiquement à tous les étudiants qui réalisent un séjour dans une institution non-francophone;
• une allocation pour le séjour qui sera calculée et octroyée en fonction de la situation sociale de l'étudiant; pour en bénéficier l'étudiant devra en faire la demande auprès du Service d'aide (Rue des Wallons 10, 1348 Louvain-la-Neuve) qui opèrera un classement en six catégories. Les montants de base dans chacune des catégories seront déterminés après réception de l'ensemble des demandes. Les étudiants dont la demande a été retenue bénéficieront d'une allocation de séjour qui, en fonction du programme, variera vraisemblablement entre 200 et 1 800 euro par semestre. Pour les destinations Erasmus, ce montant sera indexé en fonction du pays d'accueil par l'application de l'indice coût de vie fourni par la Commission européenne.
  
  Important: l'allocation de séjour, bien que modulée en fonction de la situation sociale, ne doit pas pour autant être considérée comme une aide sociale, le plafond au-delà duquel aucune intervention n'est octroyée étant de loin supérieur à celui qui est d'application pour les aides sociales traditionnelles. Toutefois, à partir d'un certain niveau de revenus (à titre d'exemple: approx. 90 000 € de revenus imposables globalement pour une famille avec deux enfants), l'étudiant ne bénéficiera que des seuls forfaits pour les frais de voyage et/ou préparation linguistique.

3. Des cas particuliers: cumul avec d'autres bourses de mobilité et financement d'une deuxième mobilité

1. Cumul avec d'autres bourses de mobilité
   
   Tout financement de mobilité obtenu auprès d'autres organismes bailleurs de fonds doit obligatoirement être déclaré. S'agissant de fonds public (p.e. AWEX), il sera pris en déduction de la bourse de mobilité Erasmus ou Mercator. En cas de cumul avec une bourse provenant de fonds privés, cette prise en déduction ne sera en principe que partielle, une partie du financement privé étant immunisée.

2. Financement de plusieurs mobilités

   Dans le cadre strict du programme Erasmus, l’étudiant peut bénéficier de maximum deux bourses, l’une pour une mobilité Cours et l’autre pour une mobilité Stage. A ces deux financements Erasmus s’ajoute la possibilité pour l’étudiant de bénéficier d’une bourse Erasmus Belgica et/ou d’une bourse de mobilité, entièrement ou partiellement, à charge du Fonds d'aide à la mobilité étudiante.

   A l'UCL, pour soutenir l'internationalisation des masters, le Conseil des relations internationales a adopté le principe de garantir le financement d'une mobilité par cycle d'études, au niveau du 1er et du 2ème cycle. L'étudiant en master, pour autant qu'il ait été sélectionné par sa faculté, a donc la certitude d'avoir une bourse de mobilité, même s'il a déjà bénéficié d'un financement lors de ses études de 1er cycle. Si, en application des règles des bailleurs de fonds, la deuxième bourse ne peut plus émarger au programme Erasmus ou au Fonds d’aide à la mobilité étudiante, elle sera prise en charge par le programme UCL-Mercator, càd par les fonds propres de l'UCL. 

   En ce qui concerne les mobilités successives au sein d’un même cycle d’études, les possibilités de financement resteront celles autorisées par les bailleurs de fonds, telles que résumées ci-avant.

4.  Les démarches administratives

Différentes démarches doivent être accomplies par les responsables des échanges et les étudiants:

• les responsables des échanges doivent encoder ou valider dans l'application EPC les étudiants présélectionnés pour une mobilité pour le lundi 14 mai 2012 au plus tard;
• dans une lettre envoyée au début du mois de juin au domicile de l'étudiant, l'Administration des relations internationales (ADRI) informe les étudiants à propos de la procédure de demande d'une bourse et plus particulièrement des démarches à faire en vue de l'obtention d'une allocation de séjour; un formulaire de demande d'allocation de séjour sera joint au courrier; une copie du courrier sera envoyée à l'adresse de courriel @uclouvain.be
• les étudiants qui désirent bénéficier d'une allocation de séjour doivent introduire une demande auprès du Service d'aide de l'UCL, au plus tard pour le vendredi 6 juillet 2012;
• les responsables des échanges confirment, via l'application EPC, les étudiants sélectionnés en fonction des résultats du mois de juin 2012, au plus tard pour le vendredi 6 juillet 2012.

Par ailleurs, tout étudiant,

• ayant bénéficié précédemment d'une bourse de mobilité ou 
• bénéficiant (ou susceptible de bénéficier) d'une autre subvention de mobilité,

doit obligatoirement déclarer cette information à l'Administration des relations internationales, à l'aide du formulaire électronique accessible à l'adresse www.uclouvain.be/278417, et ceci afin de garantir un calcul et une imputation corrects de la bourse de mobilité dans le respect des règles des bailleurs de fonds.

Vers la fin du mois de juillet, les étudiants seront informés du montant de la bourse qui leur est allouée et des démarches à suivre en vue d'en obtenir le versement. Ils recevront un contrat de bourse à renvoyer à l'Administration des relations internationales dans le mois qui précède leur départ.

5. Le contrat de bourse, le contrat d'études/de formation et le paiement de la bourse

De par la signature du contrat de bourse, l'étudiant s'engage à suivre le programme détaillé dans le contrat d'études ECTS (mobilité Cours) ou dans le contrat de formation (mobilité Stage). Ce document constitue l'annexe I au contrat de bourse, et, à ce titre, en fait partie intégrante. Afin de garantir la reconnaissance académique, il doit être géré en conformité avec les normes ECTS.

Le paiement de la bourse se fera en trois tranches:

Pour la vérification de certaines conditions et/ou la gestion du Contrat d'études ECTS, l'étudiant devra accéder au système de gestion de la mobilité:

-> Bureau virtuel de l'étudiant
-> Menu "Mes études"
-> Rubrique "Ma Mobilité".

Remarque importante: l'ouverture de l'accès interviendra au plus tard au moment de l'acceptation de la proposition de contrat d'études ECTS par la faculté UCL. A destination des étudiants, une notice d'utilisation du système de gestion de la mobilité (Mob-i) est disponible sur le portail.