1.
Envois multiples
2.
Liste de diffusion
-
Listes officielles "structurelles"
-
Listes non-officielles "d'usage"
-
Qui peut créer une liste de diffusion ?
-
Adresse d'une liste de diffusion
2.1.
Listes de diffusion officielles du personnel
2.2.
Listes de diffusion officielles des étudiants
2.3.
Listes de diffusion non-officielles ou d'usage pour groupes ou autres finalités
2.4.
Libellé des listes de diffusion
2.5.
Consultation des listes
Envois multiples et liste de diffusion
1. Envois multiples
Avec le courrier électronique, vous avez la possibilité d'envoyer le même message à plusieurs correspondants. Il suffit d'ajouter toutes les adresses électroniques dans le champ To:
Si vous correspondez souvent avec un même groupe de personnes, vous pouvez ajouter une entrée de groupe (alias, nickname, surnom...) dans votre carnet d'adresses de manière à ne pas devoir chaque fois les introduire toutes via le clavier. Cette liste ou groupe se fait donc au niveau de votre poste de travail.
2. Liste de diffusion
Une liste de diffusion correspond à une adresse générique permettant de toucher un grand nombre de personnes mais gérée au niveau du serveur. Outre la mise à jour des adresses, le serveur comporte également des fonctions d'abonnement ainsi que des fonctions d'administration (p.ex.: modération des messages).
Une liste de diffusion est aussi un dispositif qui permet d'envoyer des messages à plusieurs destinataires sans connaître les adresses de courrier électronique de chacun de ces destinataires. Une telle liste possède elle-même une adresse de courrier électronique.
Les destinataires d'une liste de diffusion sont appelés membres de la liste.
Chaque liste possède un propriétaire qui a le droit d'ajouter ou de supprimer des membres. Il peut, le cas échéant, décider qui a le droit d'envoyer des messages par le biais de la liste.
L'utilisateur d'une liste de diffusion est toute personne qui envoie un message aux membres par le biais de cette liste.
Dans certains cas, une liste de diffusion sera modérée. Cela signifie qu'un modérateur autorisera ou non la diffusion d’un message envoyé par le biais de cette liste.
A l'UCL, certaines listes de diffusion officielles sont créées à partir des bases de données centrales. Ce sont les listes de diffusion "structurelles" de l'université concernant les organes de l'Université, les membres du personnel ou les étudiants :
- par entité telles que communaute-imcn, corps-fial, personnel-sgsi...,
- par fonction telles que doyens, dafs...,
- par catégorie de personnel telles que personnel-aca-epl, corps-sci-eli,
- par bâtiment telles que Euler, Ehrlich...
- par programme d'étude, année d'étude ou cours pour les étudiants
Les listes structurelles sont construites à partir de l'information présente dans le répertoire électronique de l'UCL. Les visiteurs (académiques ou scientifiques) ne sont pas repris dans ce répertoire et ne font donc pas partie des listes structurelles.
L'information pertinente utilisée pour la composition des listes de diffusion comporte :
- l'adresse de courrier électronique (c'est là que les messages seront envoyés)
- l'entité
- la catégorie de personnel
- le numéro de téléphone : c'est à partir du numéro que le bureau et le bâtiment sont déterminés.
Les ajouts manuels dans les listes personnel-aca-, personnel-at- ou personnel-sci- seront automatiquement répercutés dans la liste personnel- mais ils ne sont pas répercutés automatiquement entre niveaux différents de la structure UCL.
D'autres listes de diffusion, non officielles, appelées aussi listes d'usage, peuvent être créées pour répondre à des besoins spécifiques (p.ex.: pour un colloque, un groupe de travail, etc.). Une liste de diffusion est donc créée avec des finalités précises. C'est au propriétaire d'une liste de définir et de faire connaître les finalités de la liste ainsi que ses modalités particulières d'utilisation.
Attention ! L'envoi d'un message par le biais d'une liste de diffusion peut toucher un grand nombre de destinataires; il est donc indispensable d'utiliser ces listes à bon escient et dans le cadre des finalités associées à ces listes.
Qui peut créer une liste de diffusion ?
Toute personne exerçant un mandat officiel à l’UCL peut demander la création de listes de diffusion officielles pour les besoins de l’exercice de son mandat. Il adresse cette demande au responsable des listes de diffusion de l’UCL.
En ce qui concerne les listes de diffusion à destination des étudiants :
- les listes relatives aux cours sont la propriété du/des titulaire(s) de ces cours ou de leurs délégués.
- les listes relatives aux années d'études et aux programmes d'études sont la propriété des Directeurs administratifs de faculté (DAF) ou de leurs délégués.
- les Directeurs administratifs de faculté ou leurs délégués sont habilités à créer et à gérer d'autres listes officielles à destination des étudiants. Ils adressent les demandes de création au responsable des listes de diffusion de l’UCL.
Tout membre de la communauté universitaire peut demander de créer une liste de diffusion d'usage pour répondre à un besoin spécifique. La demande sera adressée via l'interface Sympa (après identification) au responsable des listes de diffusion de l’UCL.
Adresse d'une liste de diffusion
L'adresse d’une liste de diffusion officielle créée à la demande est déterminée en concertation avec le responsable des listes de diffusion.
L’adresse d’une liste de diffusion non officielle doit satisfaire les critères suivants :
- en terme de format :
• soit nom@listes.uclouvain.be
• soit nom-faculte@listes-student.uclouvain.be (pour des listes qui concernent des étudiants)
• soit nom@listes.domaine.uclouvain.be (pour des listes qui concernent des sous-domaines p.ex.: cliniques, alumni ou colloques).
- en terme de nom :
Le nom doit être choisi de manière à évoquer le plus clairement possible soit la finalité, soit le public concerné par la liste de diffusion, soit les deux.
p.ex.: sgsi@listes.uclouvain.be, unix-sgsi@listes.uclouvain.be,
Consultation des listes de diffusion à la page http://www.uclouvain.be/261765
Des dispositions réglementaires applicables aux listes officielles sont décrites dans la Politique en matière de listes de diffusion de courrier électronique à l'UCL : http://www.uclouvain.be/23247
2.1. Listes de diffusion officielles du personnel
Diverses listes de diffusion ont été mises au point et classées par grande catégorie de personnel.
L'utilisation de ces listes est soumise aux conditions suivantes :
- utiliser une adresse UCL (personnel ou étudiant)
- utiliser le serveur SMTP smtp.sgsi.ucl.ac.be avec identification ou être connecté au réseau UCL
Les listes de diffusion correspondant à la nouvelle structure UCL peuvent être consultées via l'interface SYMPA sur le serveur https://listes-1.sipr.ucl.ac.be/institution
Listes par sigle d'entité de structure.
|
Personnel
d'une ENTITE
|
Liste du personnel
(adresse électronique dans le répertoire
des membres du personnel) |
Liste des membres des corps |
Liste des membres de la Communauté universitaire |
Académiques
(-ACA-)
|
Personnel académique
au cadre de l'UCL
ex: personnel-ACA-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
Personnel académique au cadre de l'UCL |
Personnel académique au cadre de l'UCL |
|
+ les professeurs émérites ou honoraires (facultaire)
+ les professeurs des cliniques
ex: corps-ACA-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
+ les professeurs émérites ou honoraires (facultaire)
+ les professeurs des cliniques |
|
+ les professeurs externes et les visiteurs
+ les professeurs des cliniques à la retraite
ex: communaute-ACA-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
Scientifiques
(-SCI-) |
Personnel scientifique
au cadre de l'UCL
ex: personnel-SCI-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
Personnel scientifique au cadre de l'UCL |
Personnel scientifique au cadre de l'UCL |
|
+ les boursiers doc et post-doc
+ les membres FNRS
+ les chercheurs visiteurs
+ les collaborateurs scientifiques
+ les maîtres de langues
ex: corps-SCI-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
+ les boursiers doc et post-doc
+ les membres FNRS
+ les chercheurs visiteurs
+ les collaborateurs scientifiques
+ les maîtres de langues |
|
+ les chercheurs externes
ex: communaute-SCI-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
Administratif et technique
(-AT-) |
Personnel administratif et technique
au cadre de l'UCL
ex: personnel-AT-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
Personnel administratif et technique au cadre de l'UCL |
Personnel administratif et technique au cadre de l'UCL |
|
+ le personnel AT sur ressources extérieures
+ les membres AT de l'institut interuniversitaire des sciences nucléaires
ex: corps-AT-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
+ le personnel AT sur ressources extérieures
+ les membres AT de l'institut interuniversitaire des sciences nucléaires |
|
+ les collaborateurs occasionnels
+ les maîtres de langues
ex: communaute-AT-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
| Somme des 3 listes précédentes |
=
personnel-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
=
corps-ENTITE@listes.uclouvain.be |
=
communaute-ENTITE@listes.uclouvain.be
|
p.ex. pour l'entité FIAL : personnel-ACA-FIAL@listes.uclouvain.be permet de joindre le personnel académique de l'entité FIAL
p.ex. pour le sigle d'entité EPL : corps-SCI-EPL@listes.uclouvain.be permet de joindre les membres du corps scientifique de l'entité EPL
p.ex.: pour le sigle d'entité IMCN : communaute-AT-IMCN@listes.uclouvain.be permet de joindre les membres administratifs ou techniques de la Communauté universitaire de l'entité IMCN
Listes des doyens, présidents et responsables d'entités (fonctions)
| DAFS@listes.uclouvain.be |
les directeurs administratifs de faculté |
| DAFS-ELARGIS@listes.uclouvain.be |
les directeurs administratifs de faculté
ainsi que les responsables administratifs des entités : ADRI, CORE, ECRI, EURO, FOPA, IUFC, OPES, STAT |
| DOYENS@listes.uclouvain.be |
les doyens de Faculté |
| RESPONSABLES-UCL@listes.uclouvain.be |
les responsables de toutes les entités pour lesquelles il existe un « responsable » |
| RESPONSABLES-FACULTE@listes.uclouvain.be |
les responsables des entités (faculté, départements, unités...)
où "FACULTE" est la faculté dont dépendent ces entités |
2.2. Listes de diffusion officielles des étudiants
Les listes de diffusion des étudiants permettent de communiquer avec les membres d'un cours, d'un programme... De manière générale, la liste de diffusion sera construite suivant le modèle sigle@listes-student.uclouvain.be
Les listes de diffusion sont classées suivant leur nature :
| type |
sigle |
liste de diffusion |
| programme |
ecge1ba |
ecge1ba@listes-student.uclouvain.be |
| année d'étude |
ecge12ba |
ecge12ba@listes-student.uclouvain.be |
| cours |
ecge1316 |
ecge1316@listes-student.uclouvain.be |
Pour les étudiants (adresse @listes-student.uclouvain.be), les listes de programmes ainsi que les listes "facultaires" (i.e. tous-espo) sont modérées par le Directeur Administratif de Faculté (DAF).
L'usage des listes est, en général, limité aux membres du personnel UCL et aux « abonnés » de la liste.
Certaines listes « globales », comptant un grand nombre d'étudiants sont modérées.
L'envoi de mails à des listes d'étudiants doit suivre certaines règles :
- Les messages adressés à tous les étudiants doivent recevoir l'aval du Vice-recteur; ils ne doivent pas être traités de manière individuelle par chaque faculté
- La qualité du contenu du message doit être garantie, de même que sa pertinence
- Le message doit avoir un lien direct avec la vie académique de tous les étudiants concernés (soit tous les étudiants lorsque le Vice-recteur est modérateur, soit tous les étudiants de la faculté concernée si la demande est adressée au DAF)
- Le message ne doit en aucun cas véhiculer d'avis d'ordre politique ou publicitaire
- Le courrier électronique ne doit être utilisé que lorsqu'une autre/meilleure solution n'est pas possible (affichage, portail, journal, iCampus...).
Les listes de diffusion Etudiants peuvent être consultées via l'interface SYMPA sur le serveur :
- Listes de diffusion Etudiants (Interface Sympa-Light légère et rapide, recommandée)
- Listes de diffusion Etudiants (Interface Sympa complète mais plus lente)
2.3. Listes de diffusion non-officielles ou d'usage pour groupes ou autres finalités
Le responsable d'un groupe de travail peut demander la création d'une liste de diffusion. Par exemple, tous les groupes créés pour les besoins du portail ou pour la gestion documentaire Alfresco peuvent demander la création d'une liste de diffusion afin de communiquer plus facilement.
L’adresse d’une liste de diffusion non officielle doit satisfaire un certain nombre de critères :
- le nom du demandeur
- le nom du propriétaire de la liste à créer
- le cas échéant : le nom du modérateur de la liste à créer
- la ou les finalités poursuivies par la liste à créer
- l’adresse proposée pour la liste à créer
- une description des membres qui seront invités à figurer dans la liste
- la liste des personnes autorisées à utiliser la liste de diffusion pour envoyer des messages (p.ex.: le propriétaire seul, n’importe quel membre, certains membres, etc.)
- la durée de vie de la liste à créer.
Les demandes de création de listes de diffusion se font via l'interface SYMPA et sont soumises à l'approbation du Responsable des listes. Ces listes respecteront les modalités techniques décrites dans le document Politique en matière de listes de diffusion de courrier électronique à l'UCL
Après authentification sur https://listes2.sipr.ucl.ac.be/sympa, la fonction ADMIN permet de configurer la liste, gérer les abonnés, gérer les archives, etc.
Et quand une liste de diffusion n'est plus utile, le propriétaire de la liste peut aisément la supprimer par l'option "supprimer la liste".
Les listes de diffusion non-officielles ou d'usage peuvent être consultées via l'interface SYMPA sur le serveur : https://listes-2.sipr.ucl.ac.be/sympa
2.4. Libellé des listes de diffusion
Ce formulaire permet de vérifier l'existence d'une liste de diffusion : http://www.uclouvain.be/238749
2.5. Consultation des Listes
http://www.uclouvain.be/261765. Cette page reprend les divers outils et liens de consultation des listes de diffusion.
Les listes de diffusion peuvent être consultées via l'interface SYMPA sur le serveur. Afin d'alléger et de maximaliser l'efficacité de l'administration des listes via le Web, elles ont été réparties sur 3 serveurs.
• Listes de diffusion officielles du personnel : https://listes-1.sipr.ucl.ac.be/institution
• Listes de diffusion officielles des étudiants : https://listes-3.sipr.ucl.ac.be/listes-student
• Listes de diffusion d'usage : https://listes-2.sipr.ucl.ac.be/sympa
