Bibliothèques : un seul catalogue pour toute l'Académie

Les bibliothèques y travaillent depuis deux ans, les utilisateurs en seront les premiers gagnants : en une seule recherche, il sera désormais possible de consulter les fonds de toutes les bibliothèques de l’Académie ‘Louvain’, celles de l’UCL, de Saint-Louis, des Facultés de Namur et des Facultés catholiques de Mons. Ces bibliothèques sont en effet en train de fusionner leurs catalogues pour n’en former plus qu’un, potentiellement riche de 3 500 000 ouvrages, de plus de 10 000 périodiques et de nombreuses ressources électroniques en ligne.

Pour fusionner ces données, il fallait évidemment qu’elles soient compatibles. Cela fait donc un an que les bibliothèques de Saint-Louis et de Namur ont adopté le même logiciel que celui utilisé à l’UCL depuis 1996, le logiciel Virtua. Les FUCaM les ont rejoint il y a quelques mois. Après l’opération, les bases de données de ces quatre universités n’en formeront plus qu’une, contenant plus de 1 300 000 notices sur les 3 500 000 qui composent la totalité des fonds. Toutes, en effet, ne sont pas encore informatisées. Dit comme cela, la fusion paraît simple mais, en pratique, il a fallu résoudre pas mal de problèmes informatiques et conceptuels. « Nous avons analysé puis uniformisé les notices bibliographiques et les clefs de recherche, élaboré un interface de recherche à plusieurs niveaux (Académie vs institutions), conceptualisé le produit ‘consortium’ en collaboration étroite avec la firme VTLS (Blacksburg, Va), fusionné et dédoublés des données ‘lecteurs’ provenant des quatre institutions, etc., etc. », explique Antoinette Le Maire (SGSI/SIPS), chef de projet.

Dans un premier temps, l’utilisateur lorsqu’il effectuera une recherche sur le Web ne verra aucune différence par rapport à son environnement habituel. Chaque institution gardera en effet son propre environnement. Mais, à terme, les interfaces devraient revêtir un look de famille, celui-ci permettant toutefois d’identifier dans quelle institution on se trouve.

Autres avantages côté utilisateur : la possibilité d’emprunter avec sa carte habituelle dans les quatre institutions¹ concernées et, à terme, un service de prêt interbibliothèques directement accessible en ligne. Côté bibliothèque : ce catalogue unique permettra notamment de gérer de façon coordonnée les achats d’ouvrages et les abonnements aux revues scientifiques.

Ce grand catalogue est, en réalité, une des toutes premières réalisations concrètes d’une collaboration rapprochée au sein de l’Académie. Dans les bibliothèques, partage d’équipement coûteux, formation des gestionnaires, numérisation d’ouvrage précieux sont quelques-uns des projets en cours. L’un d’eux, sans doute le plus spectaculaire, avance à grands pas : la création d’un répertoire institutionnel pour le dépôt et la gestion de documents électroniques (articles, images, archives,…). «Il n’y a pas une seule université anglo-saxonne qui ne soit pas engagé dans ce type de projet. L’Université de Gand est déjà dans la course», affirme Antoinette Le Maire. Mais, pour en voir la réalisation concrète, il faudra tout de même attendre encore quelques temps. Alice Thelen


¹. Rappelons que, depuis 2004, les étudiants et membres du personnel des universités de la Communauté française accèdent gratuitement à toutes les bibliothèques universitaires. Suite à l’opération technique destinée à constituer le catalogue collectif, le service de prêt sera interrompu dans l’ensemble des bibliothèques de l’UCL du lundi 3 avril au mardi 4 avril inclus. Ces dates sont indicatives et dépendent du déroulement de l’opération.

L’accès unique aux bibliothèques de l’Académie : http://boreal.academielouvain.be