Politique en matière de courrier électronique à l'UCL

Portée du document : toute personne qui utilise ou qui gère le service du courrier électronique de l’UCL.
Type de document : N
Entrée en vigueur : un mois après la diffusion de l'information au sein de la communauté universitaire
Révisions : tous les trois ans à partir de son entrée en vigueur sauf adaptations mineures décidées par la Direction du SGSI

Introduction

Comme dans beaucoup d'organisations, le courrier électronique est devenu, en quelques années, un moyen de communication très important au sein de l'UCL. Pour paraphraser Esope, on peut affirmer sans crainte qu'il s'agit de la meilleure et de la pire des choses :
- bien utilisé, le courrier électronique est un instrument précieux, capable de faire gagner beaucoup de temps et d'économiser de nombreux efforts;
- mal utilisé, il est source de frustrations, de gaspillages et de pertes considérables de temps et de ressources.
Chaque membre de l'université (membre du personnel ou étudiant) dispose d'une adresse officielle de courrier électronique et peut utiliser le service qui s'y rapporte; ce service permet d'envoyer des messages et de gérer la boîte aux lettres contenant les messages reçus. Ce service est appelé service de courrier électronique de l’UCL. Certaines personnes (par exemple : certains chercheurs ou boursiers) sont assimilées aux membres du personnel de l'université et bénéficient du service de courrier électronique de la même manière que les membres du personnel.
Les modalités pratiques de l'utilisation du service de courrier électronique de l’UCL sont décrites dans le document « Modalités pratiques d'utilisation du courrier électronique à l'UCL »; le document « Conseils en matière d'utilisation du courrier électronique à l'UCL » contient des conseils d’utilisation qui mènent à un usage efficace et responsable de l'outil.
Il faut rappeler que le courrier électronique ne doit pas se substituer systématiquement aux autres moyens de communication, qui ont des qualités que le courrier électronique ne possède pas. Il est de nombreuses situations dans lesquelles le téléphone, la rencontre en tête-à-tête ou l'envoi d'une lettre sont préférables à l'envoi d'un message par courrier électronique.
Le service du courrier électronique UCL a été assuré, dans le passé, de manière très décentralisée – parfois même au niveau de certains départements ou unités. L'UCL a décidé de rationaliser l'organisation de ce service en diminuant fortement le nombre de prestataires (et de machines) impliqués dans sa fourniture et en assurant à tous un service fiable correspondant aux besoins.
Le Service général du système d'information (SGSI) fournit le service de courrier électronique UCL dans la mesure des moyens dont il dispose, qui ne permettent pas aujourd'hui d’assurer une permanence en cas de panne en dehors des heures de bureau. Le SGSI prend néanmoins toutes les mesures techniques en son pouvoir pour diminuer les risques d'interruption du service. La possibilité d'assurer une permanence est actuellement à l'étude.
Bien que le service de courrier électronique UCL soit assuré de manière globale, il est géré par des membres – appelés gestionnaires du service de courrier électronique UCL – des équipes informatiques de chacun des secteurs du Système d'information : SIBX, SMM, SISE.

Politique en matière de courrier électronique

Dispositions relatives au service de courrier électronique

1. Le courrier électronique sert de moyen de communication officiel au sein de l’UCL. Tous les membres de l'UCL (personnel, membres assimilés au personnel et étudiants) sont donc invités à relever régulièrement le courrier déposé dans leur boîte aux lettres du service de courrier électronique de l’UCL.

2. La fonction de responsable du courrier électronique à l’UCL est instaurée. La personne qui remplit cette fonction veille au respect des dispositions contenues dans le présent document et exerce les prérogatives qui y sont décrites. L'adresse de courrier électronique de la personne qui remplit cette fonction est .

3. Moyennant accord de l’UCL, des personnes qui ne sont ni membres du personnel, ni assimilés aux membres du personnel, ni étudiants peuvent être autorisées – sous certaines conditions – à utiliser le service de courrier électronique de l’UCL. Les adresses de courrier électronique dont elles disposeront dans ce cadre indiqueront sans ambiguïté qu’elles ne sont ni membres du personnel, ni assimilées aux membres du personnel, ni étudiants de l’UCL.

4. Les gestionnaires du service de courrier électronique UCL sont tenus au secret professionnel au sujet des données à caractère personnel dont ils auraient connaissance dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions. Cependant, les utilisateurs doivent être conscients que des données relatives aux messages envoyés ou reçus sont conservées, dans le respect de la législation sur la protection de la vie privée, à des fins de gestion et pour permettre, le cas échéant, de répondre à une demande du pouvoir judiciaire.

5. L'UCL se réserve le droit de filtrer le courrier entrant et/ou sortant dans le but de limiter l'arrivée ou la propagation de pourriel (envois massifs et/ou répétitifs de messages non désirés – "spam"), de virus informatiques et de tout autre type de messages pouvant créer des perturbations techniques dans le système d'information. Ce filtrage peut introduire un délai dans la distribution de certains messages et la suppression de certains documents attachés.

6. L'UCL se réserve le droit de limiter les ressources consommées par les utilisateurs ou par certaines catégories d'utilisateurs du courrier électronique de l’UCL. Il s'agit principalement des espaces occupés par les messages dans les boîtes aux lettres et du volume des annexes aux messages.

Dispositions réglementaires applicables aux utilisateurs du service de courrier électronique

7. Tout utilisateur du service de courrier électronique de l’UCL est tenu de respecter les « dispositions réglementaires » contenues dans le présent document, sous peine de sanctions (voir la section « Infractions et abus » ci-dessous).

8. L'usage du courrier électronique doit être conforme aux dispositions légales et réglementaires en vigueur relatives principalement au respect du secret de la correspondance, à la protection de la vie privée, à la criminalité informatique, au droit d’auteur, au commerce électronique, au harcèlement moral ou sexuel, aux publications à caractère injurieux, raciste, pornographique, pédophile ou diffamatoire. Les sanctions pour non-respect de dispositions légales pourront aller jusqu'au dépôt, par l'UCL, d'une plainte auprès des autorités judiciaires.

9. Le courrier électronique en provenance de l'UCL et à destination de l'extérieur étant acheminé par le réseau national belge de la recherche (BELNET), tout usage du courrier électronique UCL doit respecter la Politique d'utilisation acceptable de BELNET.
Cela implique, entre autres, l'interdiction de tout usage à des fins commerciales et/ou lucratives et l'interdiction d'activités visant directement ou indirectement à :

obtenir un accès illégal aux réseaux connectés;

interrompre les services opérationnels de BELNET, l´utilisation ou les performances des services pour d´autres utilisateurs ou réseaux, ou induire la perte de ressources (personnes, capacité ou ordinateurs);

compromettre l´intégrité des données informatiques;

collecter des données privées sur les utilisateurs et/ou porter atteinte au respect de la vie privée des utilisateurs ;

diffuser, via le réseau BELNET, des virus informatiques et/ou des messages qui relèvent de la catégorie du harcèlement ou des messages non désirés (pourriels ou « spam »).

L'UCL est chargée contractuellement de faire respecter la Politique d'utilisation acceptable de BELNET par les personnes qui utilisent le service de courrier électronique de l’UCL.

10. Le service de courrier électronique de l’UCL est destiné aux membres du personnel et aux personnes assimilées aux membres du personnel dans le cadre de leurs activités professionnelles à l'UCL; il est destiné aux étudiants de l'UCL dans le cadre de leurs activités en rapport avec les études à l'UCL.
Conformément à la jurisprudence en vigueur en Belgique, il est permis d'utiliser le service de courrier électronique de l’UCL à des fins personnelles pour autant que cet usage

ne perturbe pas l'usage professionnel,

reste dans des limites modestes,

n'implique pas l'UCL.

11. Dans le cadre de leurs activités professionnelles à l'UCL, les membres du personnel et les personnes assimilées aux membres du personnel sont tenus, sauf cas de force majeure, d’utiliser le service de courrier électronique de l’UCL pour l’envoi de messages. De même, les étudiants sont tenus, sauf cas de force majeure, d’utiliser le service de courrier électronique de l’UCL pour l’envoi de messages dans le cadre de leurs activités en rapport avec les études à l'UCL.

12. Il est interdit d'envoyer un message sous une autre identité que la sienne (pas d'usurpation d'identité) ou en dissimulant son identité (pas de messages anonymes).

13. Il est interdit de falsifier les données relatives aux communications par courrier électronique et, en particulier, les en-têtes des messages.

14. Il est interdit de lire, d'intercepter ou d'essayer de lire des messages destinés à autrui sauf consentement explicite du destinataire du message.

15. Il est interdit d'envoyer un message susceptible de porter préjudice à l'UCL ou comportant des opinions personnelles présentées indûment comme des positions officielles de l'UCL.

16. Lorsque des informations sont clairement présentées comme étant confidentielles, soit par l’UCL, soit par l'auteur, soit par toute autre personne compétente pour ce faire, il est interdit d'envoyer, de faire suivre ou de rediriger un message comportant tout ou partie de ces informations confidentielles à un destinataire qui n'a pas à en avoir connaissance.

17. Il est interdit d'utiliser le service de courrier électronique de l’UCL pour diffuser ou propager du pourriel, des virus informatiques, des "chaînes de messages" (pyramides de Ponzi) ou tout autre type de messages pouvant créer des perturbations techniques dans le système d'information.

Dispositions réglementaires applicables aux gestionnaires du service de courrier électronique UCL

18. Le responsable du courrier électronique et les gestionnaires du service de courrier électronique de l’UCL sont tenus de respecter les dispositions réglementaires qui s'appliquent aux utilisateurs. En outre, ils ont l'obligation générale de promouvoir le respect de l'ensemble des dispositions contenues dans le présent document.

19. Le responsable du courrier électronique et les gestionnaires du service de courrier électronique de l’UCL sont tenus par le secret professionnel au sujet des données à caractère personnel dont ils auraient connaissance dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions (protection de la vie privée). Ils ne peuvent utiliser les données relatives à l’acheminement du courrier électronique que pour répondre aux besoins de gestion du service ou, le cas échéant, pour répondre à une demande du pouvoir judiciaire.

20. Le responsable du courrier électronique informe les utilisateurs du service de courrier électronique de l’UCL de l'ensemble des mesures prises en conformité avec la législation en vigueur. Cette information peut se faire par le biais du site Web de l'UCL.

Infractions et abus

21. Tout utilisateur qui estime être victime d'un abus de l'usage du courrier électronique de l'UCL peut signaler les faits à son gestionnaire de courrier électronique ou au responsable du courrier électronique qui l'informera(ont) de la suite donnée à sa plainte.

22. Un gestionnaire du service de courrier électronique de l’UCL qui a connaissance du non-respect de dispositions réglementaires contenues dans le présent document au sujet de l'utilisation du courrier électronique est tenu d'avertir l'utilisateur ou les utilisateurs concerné(s) et de les inviter à cesser immédiatement tout comportement non conforme aux règles. Il conserve une trace de l'incident et de la suite qui lui a été donnée.

23. Si un gestionnaire du service de courrier électronique de l’UCL considère que les faits sont graves ou lorsqu'il s'agit de récidive, le gestionnaire informe sans tarder le responsable du courrier électronique.

24. Lors de faits graves, en cas de récidive ou lors de situations d'urgence mettant en péril le système d'information, un gestionnaire du service de courrier électronique UCL ou le responsable du courrier électronique peuvent instantanément suspendre le droit d'utiliser le courrier électronique avant même l'aboutissement de la procédure prévue en cas d’infractions ou d’abus.

25. Lors de faits graves, en cas de récidive ou lors de situations d'urgence mettant en péril le système d'information, le responsable du courrier électronique applique la procédure décrite dans le document « Procédure en matière d’infractions aux règles ou d’abus des services du système d’information ».

Modalités techniques

Note : Les éléments qui figurent dans cette section du document ne sont pas soumis au processus d’approbation des dispositions figurant dans la section « Politique en matière de courrier électronique ».

1. Adresses de courrier électronique à l’UCL :

Les membres du personnel ont une adresse de courrier électronique UCL de la forme prenom.nom@uclouvain.be. Cette adresse leur est attribuée lors de la procédure d'engagement.
Les étudiants ont une adresse de courrier électronique UCL de la forme prenom.nom@student.uclouvain.be. Cette adresse leur est attribuée lors de la procédure d'inscription.
En cas d'homonymie, il est dérogé à la règle générale mentionnée ci-dessus par ajout de caractères en vue d'éviter les doublons. En outre, les membres du personnel peuvent demander une adresse différente lorsqu'ils estiment que l'adresse attribuée automatiquement ne convient pas (par exemple : si elle est trop longue ou lorsqu'une femme mariée souhaite utiliser le nom de son époux).
Un certain nombre d'adresses de fonction sont définies afin de permettre de distinguer les messages à l'intention des individus des messages à l'intention des personnes dans l'exercice d'une fonction :
- recteur@uclouvain.be, admgen@uclouvain.be
- fonction-entité@uclouvain.be
  (p. ex. : doyen-espo@uclouvain.be)
Le secrétariat ou le point de contact d'une entité peut être atteint par le biais d'une adresse de la forme info-entité@uclouvain.be.
Les adresses de personnes qui ne sont pas membres du personnel de l’UCL (ou assimilées aux membres du personnel de l'UCL) mais qui bénéficient des services du courrier électronique de l’Institution auront une adresse du même format que celle du personnel de l'UCL.

2. Disposition transitoire : les anciennes adresses de courrier électronique (de la forme : nom@entité.ucl.ac.be) pourront encore être utilisées pendant un certain temps, mais il est demandé à chacun d'utiliser les nouvelles adresses dès que les moyens techniques le permettront (rentrée de septembre 2006).

3. Les utilisateurs du service de courrier électronique de l’UCL sont invités à consulter le document « Conseils en matière d'utilisation du courrier électronique à l'UCL » (en cours de rédaction).

| 24/05/2011 |