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Archives administrativesLes facultés, les instituts et les services généraux de l’Université ont la responsabilité de leurs propres archives.
Le Service des Archives vient en appui.
Quelques grands principes La gestion courante des documents et leur archivage ne sont pas séparés Il s’agit de deux étapes dans la vie du document. L’archivage ne vient donc pas en bout de course. Tout document doit être d’emblée identifié et classé L’identification et le classement sont indispensables : ce sont eux qui permettent de retrouver les documents. L’identification et le classement sont opérés une fois pour toutes : un document conserve ses repères de départ tout au long de sa vie, du stade actif jusqu’à l’archivage définitif. Le Service des Archives aide chaque entité qui le souhaite à élaborer son plan de classement. Un modèle de plan facultaire a été approuvé par les Daf en 2004. Chaque entité est responsable de la conservation des documents qu’elle produit, et seulement d’eux Ceci comprend le courrier reçu et tous les documents contractuels. Le Service des Archives aide à déterminer les documents dont une entité a la responsabilité. D’une façon générale, il s’agit d’éliminer, pour l’archivage définitif, toutes les copies et doublons. Un délai de conservation est attaché à chaque type de documents Des tableaux de gestionpermettent de gérer l’archivage temporaire ou définitif des documents en conformité avec les prescriptions légales et réglementaires ainsi que l’intérêt patrimonial de l’Université. Un calendrier de conservationdéfinit quels documents doivent être conservés, éliminés (après combien de temps), quel accroissement est prévu. Il faut raisonner largement : une affiche, des photos, des notes personnelles… sont aussi des archives.
Des Règles générales de gestion des archives ont été définies à l’UCL. Elles ont été approuvées par le Conseil rectoral et constituent la politique officielle de l'Université en matière de conservation et d'élimination des documents.
Les principes et les règles énoncés ici concernent aussi bien les documents numériques que les documents «papier ». La problématique de l’archive électronique fait aussi l’objet d’une rubrique particulière.
Un lexique et les réponses aux questions les plus fréquentes sont à votre disposition. actualité
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30/05/2011
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