Lexique

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Archives

Ensemble de documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne physique dans le cadre de ses activités.

Archives historiques

Ensemble de documents ayant une valeur de témoignage ou de recherche conservés en permanence dans les locaux du Service des archives. Ces documents sont décrits selon leur provenance, leur nature et leur contenu sous une forme normalisée.

Calendrier de conservation

Instrument de gestion établissant pour chacune des séries de documents sa durée de conservation, son cheminement et son traitement, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives historiques.

Classification

Analyse d'un document afin de déterminer le sujet en se basant sur un regroupement logique et hiérarchique qui permet d'attribuer une cote.

Cote

Ensemble de lettres et de chiffres correspondant au fonds, à la série. La cote est utilisée pour classer et repérer un document ou un dossier.

Délai de conservation

Norme déterminant la durée de conservation des documents actifs et semi-actifs avant leur élimination ou leur versement aux archives historiques. L’ensemble des règles forme le calendrier de conservation.

Demande de documents

Rappel, par l’unité propriétaire, d’un document semi-actif conservé au dépôt et ce, dans le but de le consulter.

Document

Tout support d'information, y compris les données qu'il renferme, lisibles par une personne ou par une machine.

Document actif

Document qui est couramment utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Utilisé fréquemment, il demeure auprès de son utilisateur.

Document essentiel

Information qui est indispensable au fonctionnement d'un organisme et qui assure la continuité ou le rétablissement des opérations, des droits et des obligations durant ou après un sinistre et dont la disparition aurait des conséquences graves ou irréparables.

Document historique

Document qui n'est généralement plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières et qui est conservé à des fins de témoignage ou de reconstitution historique. Ces documents sont décrits selon leur provenance, leur nature et leur contenu.

Document inactif

Document qui n'est plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Le document ayant une valeur de témoignage ou de recherche est versé aux archives historiques, sinon il est éliminé.

Document semi-actif

Document qui est utilisé occasionnellement à des fins administratives, légales ou financières. La faible fréquence de son utilisation justifie son transfert au dépôt des documents semi-actifs.

Dossier

Ensemble de documents portant sur un même sujet.

Elimination de l'information

Opération visant à supprimer l’information périmée par effaçage, recyclage ou déchiquetage tout en respectant les normes du Calendrier de conservation des documents.

Exemplaire principal

Document qui atteste officiellement des activités administratives, légales ou financières.

Exemplaire secondaire

Copie de l'exemplaire principal, utilisée à des fins d'information ou de diffusion.

Fonds d'archives

Ensemble de pièces de toute nature, organiquement et automatiquement, réunies par toute personne physique ou morale en raison même de ses fonctions et de son activité.

Gestion des documents

Ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la conception, au développement, à l'implantation, au suivi et à l'évaluation des systèmes administratifs requis, depuis la création des documents jusqu'à leur élimination ou leur versement aux archives historiques.

Plan de classement

Ensemble de normes et de procédures présentées de façon structurée permettant aux unités de classer et de repérer les documents actifs.

Prescription

Délai légal, attribué à certaines séries de documents, relatif à leur durée de conservation.

Règle de conservation

Précise, selon le cas, la période de conservation d'un type de document dans l'unité ou au Service des archives, le moment de son transfert ou de son élimination; stipule s'il y aura reproduction de tel document ou de tel type de document et détermine le support; reconnaît, selon le cas, le caractère essentiel d'un type de document et en détermine le moyen de protection le plus approprié.

Série

Abstraction conceptuelle permettant de regrouper les documents et les dossiers qui présentent des caractéristiques communes.

Transfert de documents

Action de retirer les documents occasionnellement consultés par les unités administratives, afin de les acheminer au dépôt des documents semi-actifs.

Unité

Tout corps universitaire ou tout organisme qui en dépend (les conseils et commissions également), toute faculté, département, institut, école, centre de recherche ou service.

Valeur administrative

Qualité accordée aux documents étroitement liés avec les raisons qui justifient sa création, son existence et son utilisation.

Valeur de témoignage ou de recherche

Qualité accordée aux documents qui, par leur nature, permettent d'effectuer des études rétrospectives sur un individu, sur un événement ou sur un organisme donné.

Valeur juridique

Qualité accordée à un document qui atteste d'un droit ou d'une obligation dans le but de les préserver.

Versement

Acte par lequel les documents ayant une valeur de témoignage ou de recherche sont transférés de pleins droits au Service des archives dont le mandat est d’en assurer une conservation permanente et une diffusion.