Les règles suivantes ont été approuvées par le Conseil rectoral et constituent la politique officielle de l'Université en matière de conservation et d'élimination des documents.
Règle 1 – Définition : Archives
Règle 2 – Types de documents
Règle 3 – Conservation des documents
Règle 4 – Transfert des documents
Règle 5 – Élimination des documents
Règle 6 – Classement et repérage des documents
Règle 7 – Conditions de versement
Règle 8 – La sauvegarde des documents électroniques
Règle 9 – Archivage proactif : versement des procès-verbaux
Règle 10 - Conseil
Règle 1 – Définition : Archives
Font partie des archives de l'Université tous les documents non publiés (sous forme écrite, graphique, sonore, visuelle, informatique ou autre) qui appartiennent à l'Université ou dont celle-ci est dépositaire, mais également les documents publiés à circulation réduite (exemples : la littérature étudiante, la littérature “ grise ”,…). Le Service des Archives est responsable de leur bonne conservation, sous réserve des limitations imposées par les contrats ou ententes par lesquels ces documents ont été déposés à l'Université.
Tout document produit par toute entité de l’Université (corps universitaire, facultés, départements, instituts, écoles, centres de recherche ou services) ainsi que par toute personne physique au service de l'Université dans l'exercice de ses mandats et fonctions, fait partie des archives de l'Université.
Sauf disposition contraire, les travaux de tout genre remis à l'Université à l'occasion de cours suivis ou d'études faites à l'Université, ainsi que les copies d’examens font partie des archives de l'Université.
Les fonds de documents ou les collections particulières donnés par leur propriétaire à l'Université, ou achetés par l'Université, ou déposés par leur propriétaire à l'Université sans renonciation de son droit de propriété, font partie des archives de l'Université.
Règle 2 – Types de documents
Document : Tout support d'information non publié, y compris les données qu'il renferme, lisibles par l'homme ou par la machine. Tout document, à partir de sa création, est considéré comme une archive.
Document actif : Document qui est couramment utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Utilisé fréquemment, il demeure auprès de son utilisateur.
Document semi-actif : Document qui est utilisé occasionnellement à des fins administratives, légales ou financières. La faible fréquence de son utilisation, et la nécessité de libérer de l’espace et des équipements, peuvent justifier son transfert au Service des archives. Le Service des archives devant se doter d'un système de repérage rapide.
Document inactif : Document qui n'est plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Le document ayant une valeur de témoignage ou de recherche est versé aux archives historiques, sinon il est éliminé.
Document historique : Il s’agit de tout document produit par une entité ou personne physique dans l’exercice de ses fonctions à l’Université, qui n’est généralement plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières, et qui est conservé à des fins de témoignage ou de reconstitution historique Ces documents permettent de reconstituer les activités antérieures de l’Université et de ses composantes. Ils témoignent de ses origines, de l’évolution de son organisation, de sa structure, de ses fonctions, de son administration etc. Ils attestent des décisions prises par les principaux intervenants de l’institution. Ils informent sur les règlements, les politiques et les procédures utilisés par l’Université. Ils renseignent sur le mandat, l’organisation et les réalisations des diverses unités de notre institution. En résumé, ces documents permettent de reconstituer l'histoire de l'Université et sont donc conservés de façon permanente. Ils constituent la mémoire de l'institution. . Ces documents sont décrits selon leur provenance, leur nature et leur contenu.
Règle 3 – Conservation des documents
Toute entité (facultés, écoles, départements, instituts, centres de recherche, services et autres unités) de l'Université ainsi que toute personne physique au service de l'Université dans l'exercice de ses mandats et fonctions, sont tenues de conserver tous les documents actifs, semi-actifs et inactifs.
Toute entité de l’Université doit informer le Service des archives de l’existence de tout document détenu en exécution de l’obligation rappelée. Toute personne physique dans ses activités d’enseignement, de recherche et de service à la société est également encouragée à déposer les archives générées par ses activités au moment qu’il jugera adéquat.
Le Service des Archives a accès, avec l’autorisation des responsables, à tous les documents de l’Université et peut en faire l’examen quelque soit l’endroit où ils sont conservés. Il peut recommander, s’il le juge nécessaire, qu’une action soit entreprise pour préserver les documents dont les conditions d’entreposage comportent des dangers de perte, d’élimination ou d’endommagement.
Règle 4 – Transfert des documents
Toute entité peut transférer les documents semi-actifs et/ou inactifs au Service des archives. La confidentialité la plus stricte et conforme à la déontologie archivistique pour tout document versé ou traité est toujours garantie.
Toute entité qui a transféré sous forme de versement au Service des archives des documents peut toujours, avec l’assistance du Service des archives, rappeler des dossiers en son entité, ou consulter ses documents dans les locaux du Service des Archives.
Toute personne quittant l'Université doit remettre à son successeur ou transférer au Service des Archives tous les documents produits par elle-même ou reçu pendant la durée de son engagement dans le cadre de ses mandats et fonctions.
Lorsqu'une entité est abolie sans succession, le responsable de cette entité est tenu d'assurer que les documents soient versés au Service des archives avant la date à laquelle elle cessera d'exister.
Lorsqu'une entité est abolie et qu'une partie ou la totalité de ses activités se poursuit sous la responsabilité d'une autre entité, le responsable de l'entité est tenu d'en informer le Service des archives, afin d’examiner les mesures à prendre concernant le transfert des archives.
Règle 5 – Élimination des documents
Certains documents inactifs peuvent, sans obligation, être éliminés, après information du Service des Archives, moyennant son accord écrit et suivant ses indications.
Rappel : en règle générale, tout document produit par une entité ou personne physique dans le cadre de ses mandats et fonctions doit être conservé. De même, toute correspondance reçue ou émise doit être conservée de manière illimitée.
Le Service des archives élimine les documents en fonction des tableaux de gestion, négociés avec les producteurs de documents.
Après combien de temps doit-on éliminer certains documents ?
Quelques exemples :
- Tous documents émis par une autre entité (ex : calendrier des réuions, ordre du jour, convocations, procès-verbal et annexes...) : Conservation tant que les documents sont utiles, ensuite élimination.
- Documents comptables (extraits de comptes, reçus, bordereaux de transfert, factures, paiements, pièces justificatives, gestion des comptes, chèques, remboursement de frais...) à l'exception des budgets qui sont conservés de manière définitive : Conservation 10 ans, ensuite élimination la 11ème année.
- Travaux des étudiants dans le cadre de cours, stages, laboratoires : Conservation 1 an, ensuite élimination.
- Les copies d'examens sont conservées 1 an après la délibération.
- Mémoires, thèses : Transmissions au bibliothèques.
- Organisation des examens (horaires, listes de résultats par cours, formulaires d'inscription, bordereaux des résultats) : Conservation 5 ans, ensuite élimination.
- Dossiers étudiants : Les dossiers des étudiants inscrits sont à conserver de manière définitive, ceux des étudiants non admis ou non inscrits sont à éliminer après 1 an.
Règle 6 – Classement et repérage des documents
Les entités doivent détenir un plan (une liste tout au moins) indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés de manière à en permettre le repérage.
Le Service des archives est à la disposition des entités pour tout conseil ou pour toute collaboration dans l’élaboration d’un plan de classement. Le Service des archives est également disponible pour toute aide à la gestion des archives.
Règle 7 – Conditions de versement
Au moment de l’archivage et pour garantir une conservation optimale, les documents semi-actifs ou inactifs/ historiques devraient être traités de la manière suivante :
Les documents doivent être conservés dans des boîtes d’archives de bonne qualité et doivent être identifiés.
L’identification reprendra la nature des documents ainsi qu’une ou plusieurs dates et la référence du plan de classement.
Au moment de la mise en boîte :
Les documents devraient être dépouillés des agrafes et de toutes attaches métalliques pour une meilleures conservation des documents.
Les chemises ou fardes plastiques devraient être enlevées et remplacées par des chemises de papier ou carton anti-acide ou à défaut de papier "classique".
Règle 8 – la sauvegarde des documents électroniques
Afin d'assurer une protection maximale de l'information, il est recommandé d'effectuer des copies de sauvegarde en fonction d'un cycle à court terme et d'un cycle à long terme.
Toute copie de sauvegarde doit être identifiée et être conservée en un lieu sûr différent de celui où se trouvent les postes de travail.
Étant donné la nature même des documents électroniques, une identification de chaque pièce s’avère indispensable et doit se faire au moyen d’attributs indépendants des logiciels.
Les copies de sauvegarde à long terme doivent être transférées au Service des Archives, comme tout autre document inactif, accompagnées des métadonnées nécessaires.
L’intervention de l’archiviste est indispensable dès la mise en route d’une procédure déclenchant sur la création de documents.
Règle 9 – Archivage proactif : versement des procès-verbaux
Le Service des archives assure la conservation des procès-verbaux des instances ainsi que des différents comités, commissions et groupes de travail créés au sein des unités administratives et académiques.
Toute entité est donc tenue de verser au Service des archives, dès leur création, une copie des ordres du jour, procès-verbaux et dossiers annexes produits par ses organes.
Ces documents sont disponibles pour la consultation avec l'autorisation écrite du responsable de l'entité concernée.
Règle 10 - Conseil
En cas de doute et pour tout conseil ou question, contacter les Archives de l’Université.
