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Questions fréquentes
Pour toute autre demande, contacter le Service des Archives au 010/47.48.84 ou par courriel.
Les archives sont l’ensemble des documents non publiés quelle que soit leur date ou leur nature produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de ses activités (documents écrits, graphiques, sonores, visuels, informatiques, objets, cadres, bustes, instruments scientifiques, photographies, gravures…).
En règle générale, tout document produit par une entité ou une personne physique dans le cadre de ses fonctions doit être conservé. De même, toute correspondance reçue ou émise doit être conservée de manière illimitée. Par document, on entend tout support d’information non publié, y compris les documents qu’il renferme, lisibles par l’homme ou par la machine. Tout document est considéré comme une archive dès sa création.
Certains documents inactifs peuvent être éliminés après en avoir informé le Service des Archives, moyennant son accord écrit et suivant ses indications. Le Service des Archives établit des tableaux de gestion qui indiquent quels documents éliminer et après combien de temps. Ces tableaux de gestion sont négociés avec les producteurs de documents.
Peut-on transférer des documents au Service des Archives ? Toute entité peut transférer les documents semi-actifs et/ou documents inactifs au Service des archives. La confidentialité la plus stricte et conforme à la déontologie archivistique pour tout document versé ou traité est garantie. Toute entité peut toujours « rappeler » ses dossiers versés ou les consulter dans les locaux du Service des Archives.
Comment conditionner les archives ? Au moment de l’archivage, pour garantir une conservation optimale, les documents semi-actifs ou inactifs/historiques devraient être traités de la manière suivante : - Conserver les documents dans des boîtes d’archives de bonne qualité, identifiées. - L’identification reprendra la nature des documents ainsi qu’une ou plusieurs dates et la référence du plan de classement Au moment de la mise en boîte : - Les documents sont dépouillés des agrafes et de toute attache métallique pour une meilleure conservation - Les chemises ou fardes plastiques sont remplacées par des chemises de papier ou carton anti-acide ou à défaut de papier « classique »
Comment classer les documents ? Un bon système de classement permet des économies d’espace, de temps par un repérage plus rapide et augmente l’efficacité administrative. Il existe un plan de classement des secrétariats facultaires approuvé par le collège des DAFS. Il a été mis en application dans plusieurs facultés et adapté à la réalité d’un département : IAG. Il est modelé en fonction des particularités de chaque entité. Le Service des Archives est à la disposition des entités pour tout conseil ou pour toute collaboration dans l’élaboration d’un plan de classement. Il est disponible pour toute aide à la gestion des archives.
Que faire des documents électroniques ? Afin d’assurer une protection maximale de l’information, il est recommandé d’effectuer des copies de sauvegarde en fonction d’un cycle à court terme et d’un cycle à long terme. Toute copie de sauvegarde doit être identifiée et conservée dans un lieu sûr différent de celui ou se trouvent les postes de travail. Étant donné la nature même des documents électroniques, une identification de chaque pièce s’avère indispensable et doit se faire au moyen d’attributs indépendants des logiciels. Les copies de sauvegarde à long terme doivent être transférées au Service des archives comme tout autre document inactif accompagnées des métadonnées nécessaires. L'intervention de l'archiviste est indispensable dès la mise en route d'une procédure déclenchant sur la création de documents. Il est également recommander d'imprimer tout document dont l'importance nécessite une conservation à long terme.
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6/11/2008
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