Secrétaire

L'UCL Recherche

un(h/f) Secrétaire

- à temps plein pour une durée indéterminée
- pour Ecole de médecine, de la Faculté de médecine
- à UCL-Bruxelles (Woluwé)
- (REFERENCE N°08/143/447/775 valable du 21/08/08 au 04/09/08 inclus)

Mission

Le(la) candidat(e) assurera la fonction en deux-mi-temps: mi-temps au sein de l'équipe du secrétariat des étudiants de l'école de médecine et mi-temps au sein de l'équipe du secrétariat des stages des étudiants de l'école de médecine

Remarques particulières:
- La personne sera intégrée au sein des équipes de gestion des étudiants.
- Flexibilité d'horaire.
- Le temps imparti aux deux missions est susceptible d'être modulé en fonction des besoins.

Fonction

mi-temps au sein de l'équipe du secrétariat des étudiants :
- Gestion des dossiers des étudiants
- Gestion des inscriptions aux cours et aux examens
- Gestion des délibérations
- Elaboration des horaires d' examens
- Accueil et informations aux étudiants, visiteurs,...
- Gestion particulière de la 4è année de master-doctorat
- Elaboration des diplômes de master complémentaire et étrangers
- Gestion administrative des dossiers d'étudiants Erasmus (sortant et entrant)
- Travail personnel en master.
mi-temps au sein de l'équipe du secrétariat des stages des étudiants de l'école de médecine :
- Participation à l'organisation et à la gestion des stages hospitaliers et des stages de médecine générale pour les étudiants en 1er et 2è cycles des études de médecine:
information (élaboration de documents d'information et d'inscription, organisation de réunions d'information), confection des grilles de stages, accueil individuel, collectes des notes de stages et des évaluations).
- Participation aux bureaux de l'administration des stages.

Qualifications et aptitudes requises

- Formation de niveau baccaulauréat (graduat) ou enseignement secondaire avec expérience.
- Bonne capacité de travail en équipe et esprit de collaboration pour la souplesse dans la répartition des tâches.
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableurs, fichiers notamment File Maker), site internet et des outils locaux
- Savoir combiner la souplesse et la rigueur.

Informations complémentaires

Les candidatures (lettre de candidature, curriculum vitae, photo récente en format d'identité) sont à transmettre au :

Service de gestion des ressources humaines
place de l'Université 1 - 1348 Louvain-la-Neuve
ou par fax : 010/47.83.72
ou par mail:

Veuillez n'envoyer qu'une seule fois votre curriculum vitae et y mentionner entre autres:

Votre date de naissance (jour/mois/année)

Votre nationalité

L'année d'obtention de votre(vos) diplôme(s)

Les dates (si possible jour/mois/année) de vos éventuelles expériences professionnelles précédentes