Secrétaire

Sous la responsabilité du Directeur administratif de la Faculté des sciences économiques, sociales et politiques :

. En collaboration avec le secrétariat du 1er cycle, avec les secrétariats des départements, avec les secrétariats des autres facultés, avec le service des auditoires de l'Université, gestion administrative des horaires de cours, de travaux pratiques et d'examens pour les programmes organisés par la Faculté.
Ce qui suppose :
                          - récolte des données, gestion des listes et des statistiques d'inscriptions avec l'outil de gestion des Etudiants/Programmes/Cours de l'UCL (EPC);
                          - coordination de la préparation des horaires, encodage et mise à jour dans l'application ADE soft, réservation des auditoires;
                          - logistique liée à la gestion des horaires et des auditoires en collaboration étroite avec le service des auditoires.

. Accueil général (visiteurs extérieurs, membres de la Faculté, téléphonique, courrier,...)

. Organisation et gestion des agendas des réunions des organes de la Faculté, du Doyen et du Directeur administratif.

. Gestion du Portail de la Faculté.

. Organisation et suivi des évaluations des enseignements et programmes en collaboration avec l'Administration de l'enseignement et de la formation, et les commissions de programmes.

. Organisation d'événements: cérémonie de remise des diplômes de bachelier, concert de Noël pour les professeurs émérites, personnel admis à la pension,...

- Diplôme de niveau baccalauréat (ou graduat) en secrétariat de direction ou formation équivalente avec expérience.
- Très bonne maîtrise des outils informatiques (en particulier Word, Excel, FileMakerPro,...) et de communication (e-mail, internet,...), et de bases de données.
- Capacité d'apprentissage des logiciels de gestion utilisés à l'UCL : ADE soft, EPC, RedDot,...
- Sens de l'accueil, de l'organisation, du contact et du travail en équipe.
- Esprit pragmatique et sens de résolution de "problèmes pratiques à multiples contraintes".
- Autonomie et sens des responsabilités.

Les candidatures (lettre de candidature, curriculum vitae, photo récente en format d'identité) sont à transmettre au :