Dans certains cas, l'utilisateur n'a pas le choix : le portable est pour lui un outil de travail indispensable: il passe plus de temps en dehors de son bureau que dedans, il a plusieurs bureaux au sein de l'institution, ses cours demandent des démonstrations de logiciels variés, etc. Cependant, l'acquisition d'un portable représente un coût important pour l'institution et pour l'utilisateur lui-même: ce choix doit donc être réfléchi. L'objectif de cette note est de rappeler divers éléments négatifs qui doivent entrer en ligne de compte: prix d'achat, durée de vie, taux de panne, sécurité des données et du réseau. On ne trouvera pas ici les aspects positifs: ils varient d'une personne à l'autre et le demandeur d'un portable les réunira facilement.
1. Prix d'achat - durée de vie
Le prix d'achat d'un portable standard UCL est, selon la configuration, de 18 à 43% supérieur au prix d'un poste fixe. De plus, la durée de vie d'un poste fixe est estimée à 5 ans et demi, alors que celle d'un portable est de 3 ans.
Ces coûts ne prennent pas en compte le fait que quelqu'un qui utilise uniquement un portable comme outil de travail doit avoir un écran fixe et une station d'accueil avec souris et clavier pour pouvoir travailler confortablement (le tout dédoublé, éventuellement, pour disposer du même confort à domicile).
Pas besoin de tout cela ? Au premier passage de la médecine du travail, le clavier et la souris externes seront imposés, de même que le matériel nécessaire pour surélever le portable.
2. Taux de panne - réparations
L'essentiel des informations ci-dessous provient d'une analyse du Gartner Group : Best Practices for Notebook Hardware Maintenance (Leslie Fiering, 15 March 2006, ID Number: G00138283)
Le taux de panne d'un portable est supérieur de 300 à 400% à celui d'un poste fixe : la miniaturisation des éléments, les conditions de transport et de stockage (bien au chaud dans un coffre de voiture au soleil, par exemple), l'utilisation en milieu hostile sont des éléments qui l'expliquent facilement. Déjà durant la première année, le taux de panne est de 20%, la deuxième se passe mieux et on revient à 20/25% la troisième année. En cas de prolongation une quatrième année, on passe à 50% ! De plus, si le portable n'est pas sous garantie, la durée de réparation est largement supérieure à ce qu'elle représente pour un poste fixe. Ces pannes et ces réparations sont des sources d'inconfort pour l'utilisateur : le poste est indisponible, les réparations hors garantie sont chères, les sauvegardes étant effectuées moins fréquemment à partir d'un portable, des jours de travail sont perdus...
Ces jours de travail perdus concernent aussi bien l'utilisateur que l'équipe de gestion qui essaie de trouver une solution (récupérer des données sur un disque qui semble mort est souvent possible mais prend du temps, téléphoner 10 fois au réparateur qui semble avoir perdu du toute trace du portable, essayer de fournir rapidement un environnement équivalent, ...).
3. Sécurité
Les portables posent des problèmes de sécurité, au niveau du vol de données et du réseau sur lesquels on les branche:
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sécurité des données : le problème des copies de sauvegarde trop peu fréquentes a été évoqué; un autre danger est lié aux portables : le vol des données; si un portable dérobé contient des données précieuses (brevet, projet de recherche ou résultat d'une recherche, ...), accéder aux données est une question de patience pour le voleur; même si les données sont stockées en utilisant le système de fichiers chiffré de Windows (EFS), il existe des scénarios permettant un accès à ces données;
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en principe, un portable change régulièrement de localisation; la sécurisation des réseaux varie, il peut subir des attaques à un endroit peu sécurisé et devenir ensuite un attaquant sur un réseau théoriquement mieux surveillé; de plus, l'utilisateur (dont ce n'est pas le métier...) en est souvent le gestionnaire, quand ce ne sont pas ses enfants, avec tous les dangers que cela représente.
4. Alternatives
Avant de choisir un portable, des alternatives peuvent être envisagées :
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le portable est nécessaire pour assurer les cours : n'est-il pas plus raisonnable qu'il s'agisse d'un portable de département (ou d'unité, de faculté, de secteur), qu'on réserve comme on le ferait pour un projecteur; une clé USB ou un accès réseau permet de disposer des données nécessaires;
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le portable est utilisé pour continuer à domicile le travail commencé au bureau, en ayant l'assurance de travailler sur les mêmes données et dans le même environnement; Windows XP (de même que Linux, sous une autre forme) offre des fonctionnalités qui permettent de travailler à partir d'un poste fixe à domicile en utilisant le poste fixe du bureau; cela ne revient pas plus cher à l'installation (le poste utilisé à domicile ne doit pas être très puissant), évite les transports et les risques qui y sont liés et limite les inconveénients liés aux pannes. La possibilité d'utiliser ce genre de fonctionnalité dépend bien entendu de la politique sectorielle en la matière.
