Courrier électronique en détails...

1. Qui a accès à une adresse de courrier électronique UCL ?

Chaque membre de l'université (membre du personnel ou étudiant) peut utiliser le service de courrier électronique de l'UCL et dispose d'une adresse officielle UCL. Ce service permet d'envoyer des messages et de gérer la boîte aux lettres contenant les messages reçus.
<http://www.uclouvain.be/22884>

La publication <http://www.uclouvain.be/69243> synthétise les droits d'accès au courrier électronique en fonction du type et de la catégorie de personnes auxquels vous appartenez.

2. Comment l'obtenir ?

Pour tout nouvel arrivant à l'UCL, dès l'encodage de la personne engagée dans les bases de données de l'UCL, un compte utilisateur global avec un identifiant global et une adresse de courrier électronique sont générés automatiquement. Ils sont utilisables après l’activation du compte à l'adresse, Gérer votre compte utilisateur global personnel <http://www.uclouvain.be/4040>.

Pour obtenir une adresse de courrier électronique 'uclouvain.be' pour d'autres personnes (boursiers, doctorands, etc) ou pour des entités juridiques distinctes de l'UCL, un complément d'informations pour ces situations particulières a été publié : <http://www.uclouvain.be/72852>.

Lorsqu'une situation particulière se présente, en saisir par l'intermédiaire du Directeur du SGSI, le chef de cabinet du recteur pour vérification et décision ou en cas de litige. Le secrétariat du SGSI gardera trace des cas de figures, des autorisations accordées aux asbl et dans les situations particulières.

3. Quelle adresse? Comment modifier cette adresse ?

Les adresses de courriel à l'UCL ont la forme générale :

  • prenom.nom@uclouvain.be pour les membres du personnel
  • prenom.nom@student.uclouvain.be   pour les étudiants
  • fonction-entité@uclouvain.be   pour les adresses fonctionnelles

Si vous souhaitez modifier votre adresse de courrier électronique, il est possible d'en changer en cas de prénom officiel peu connu, d'utilisation habituellement du nom de son conjoint, d'adresse trop longue ou tronquée, si les prénoms ou noms sont composés de plusieurs parties et que la « moins bonne » a été choisie, etc.

Contacter le Service Desk accessible par téléphone, de 8h30 à 17h30 tous les jours ouvrables sans interruption.

4. Combien de temps le courrier électronique reste-t-il valide après avoir quitté l’UCL ?
<http://www.uclouvain.be/72852>

a. Pour le personnel
Lors d’un départ de l’UCL pour fin de contrat, pour admission à la prépension et à la pension du personnel de l'UCL ou pour admission à l'éméritat et à l’âge de 70 ans révolu pour le personnel académique, la période de grâce pour le courrier électronique sera de 1 an. En cas de démission ou de révocation par contre, la personne n'a plus droit à ses accès et n'est plus reprise dans l'annuaire de l'UCL.
Pendant cette dernière année, votre adresse email restera liée à une boîte aux lettres locale à l’UCL ou pourra être redirigée vers une adresse extérieure.

En pratique : Comment rediriger son mail ?
  - SquirrelMail : <http://www.uclouvain.be/48232> et <80006>
  - Communications Express : <https://mail.sgsi.ucl.ac.be/uwc-help/fr/p34.html#aejaf>

Dans l’éventualité où vous souhaitez continuer une activité officielle au sein de l’UCL, vous devrez être accueilli officiellement à l'UCL et demander par exemple l'octroi du titre de collaborateur scientifique, bénévole, … A ce titre, vous pourrez continuer à bénéficier de services de l’UCL comme le courrier électronique. La période de grâce en fin d’extension de l’activité pourrait être nulle.

b. Pour les étudiants
En général, si vous êtes étudiant, le service de courrier électronique UCL vous sera accessible pour la durée d'une année académique plus un délai de réinscription pour les étudiants (30 octobre).
Cet accès sera reconduit d'année en année tant que vous serez en ordre d'inscription à l'université. Ces accès seront supprimés à la fin de votre dernière année académique.

Si vous avez obtenu un diplôme à l'UCL, votre courrier électronique reste valable jusqu'à la fin de l'année (31 décembre). Vous serez considérés comme Alumni et vous pourrez demander à garder le même identifiant et mot de passe. Votre adresse de courrier électronique deviendra : prenom.nom-année_de_promotion@alumni.uclouvain.be

Pour en savoir plus : <http://www.uclouvain.be/alumni>

5. Comment relever son courrier ?  

Le plus simple est d'utiliser un webmail, appelé parfois "client léger", qui utilise le protocole Web.  Ils sont très pratiques car ils ne nécessitent pas de configuration particulière et peuvent utiliser la plupart des navigateurs disponibles sur le marché. Ils offrent par contre la possibilité de pouvoir placer des filtres personnels directement sur le serveur (voir point 9).

Par opposition aux clients "légers", il existe aussi des "clients lourds" : les logiciels de messagerie ou encore logiciels "client mail". Ils sont plus rapides que les "clients légers" et en général plus appréciés des utilisateurs. Ils permettent de consulter les boites aux lettres électroniques selon les protocoles POP ou IMAP). Ils nécessitent une configuration spécifique.
Si vous souhaitez paramétrer un client mail à l'extérieur du réseau UCL, les mécanismes de protection imposés par votre fournisseur d'accès Internet induisent souvent des différences quant aux méthodes d'accès au service de courrier électronique. <http://www.uclouvain.be/12513>

a. Webmail 
Le courrier électronique peut être consulté à partir de n'importe quel navigateur Web. En plus du courrier électronique, ils offrent l'accès à un carnet d'adresses personnel et aux répertoires de l'UCL. Certains d'entre eux sont accessibles via le bureau virtuel ou aux adresses suivantes :

Pour en savoir plus :
  - SquirrelMail : <http://www.uclouvain.be/6497>
  - Communications Express : <https://mail.sgsi.ucl.ac.be/uwc-help/fr/>

b. Logiciels « client mail »
<http://www.uclouvain.be/12506>
Le plus courant à l'UCL est certainement Thunderbird de Mozilla. Pour des raisons historiques, l'utilisation d'Eudora est aussi répandue. Seuls Eudora et Thunderbird bénéficient d'un support UCL. Les autres clients peuvent être utilisés mais le service informatique n'apportera pas son support en cas de dysfonctionnement du logiciel.
Tous les paramètres nécessaires à la configuration d'un "client mail" sont accessibles
          - pour le personnel  : <http://www.uclouvain.be/9954>
          - pour les étudiants : <http://www.uclouvain.be/427978>

De nombreuses pages de configurations sont illustrées pour Thunderbird <http://www.uclouvain.be/13131>, Eudora pour Mac <http://www.uclouvain.be/5943> ou pour Windows <http://www.uclouvain.be/5944>.
Vous devriez être capables de les adapter avec l'aide éventuelle du Service Desk.

6. Quelle est la différence entre les méthodes "POP" et "IMAP" ?
<http://www.uclouvain.be/9724>

Les logiciels "clients mail" peuvent se connecter au serveur de courrier électronique en utilisant deux méthodes : le protocole POP et le protocole IMAP.

  • POP : le logiciel décharge l'ensemble de vos mails reçus et les stocke sur votre ordinateur.
    Désavantages :
       - Le logiciel décharge l'ensemble des mails reçus avant de pouvoir les consulter (ennuyeux lors de la réception de mails contenant des annexes volumineuses).
       - Si l'ordinateur tombe en panne, tous vos mails sont perdus s'ils n'ont pas été sauvegardés par backup du poste de travail.
       - Pour accéder au courrier à partir de plusieurs endroits ou avec un Webmail, l'ensemble de vos mails n'est plus dans votre boîte aux lettres.
  •  
  • IMAP : Les mails ne sont plus déchargés localement mais restent sur le serveur.
    Avantages :
      - A la relève du courrier, seuls les en-têtes sont visualisés.
      - Le contenu de la boîte aux lettres reste identique quel que soit l'endroit à partir duquel vous consultez votre courrier électronique, avec un client mail ou avec un Webmail.
      - Lorsque l'ordinateur tombe en panne, rien n'est perdu.
      - Il est possible de partager la boîte aux lettres ou un de ses sous-dossiers.
      - Tout comme avec POP, il est possible de rendre les dossiers accessibles "offline".   
    Avantage :
     - La taille de la boîte aux lettres est limitée.

7. Taille de boîte aux lettres limitée, comment ne pas dépasser le quota ?

La taille de la boîte aux lettres est limitée à 1 GB. Vous devez donc prendre des mesures (tri, suppression et archivage local) pour ne pas dépasser ce quota.

  • Détacher les annexes
    Vous pouvez détacher les annexes contenues dans les messages. Cela permet de garder uniquement le corps des messages, d'archiver les pièces jointes séparément et de les classer dans un répertoire personnalisé. <http://www.uclouvain.be/15127>
  • Supprimer les annexes
    Après les avoir enregistrées et classées dans un répertoire local approprié, vous pouvez aussi supprimer les annexes contenues dans les messages tout en gardant uniquement le corps des messages.
  • Archivage local
    Dans Thunderbird et Eudora, il est possible de créer des dossiers locaux et d'y transférer et classer les messages. Ce tri peut aussi se faire automatiquement au moyen de filtres locaux dans le logiciel de messagerie. Voir ci-dessous § 9.
    A ce moment, les messages auront quitté votre boite aux lettres sur le serveur et seront uniquement accessibles localement.
  • Les dossiers Corbeille ou Trash sont nettoyés automatiquement des messages vieux de 7 jours.

8. Comment est traité le SPAM ?

Accès après identification: <http://www.uclouvain.be/12703>

Le serveur de courrier électronique qui reçoit les messages utilise certaines règles de filtrage :

  • Des programmes ont été mis en place pour reconnaitre les virus connus et déterminer si un message peut être distribué ou s'il doit être écarté.
  • Pour éviter de servir de relais aux « spammeurs », l'accès aux serveurs d'envoi (MTA) est limité soit aux postes connectés au réseau de l'UCL, soit par l'identification des personnes connectées sur un autre réseau. Cette identification nécessitant l'échange de mots de passe, la transmission doit donc être encryptée.
  • La page « Filtres anti-virus et anti-spam » décrit les différents mécanismes mis en place pour filtrer et analyser les messages.
    Pour en savoir plus (accès après identification) : <http://www.uclouvain.be/7489>.
  • Les messages qui ont franchi les « premiers barrages » sont transmis à de nouvelles analyses. Certains messages seront marqués {Spam?}. Vous pouvez ainsi décider de leur sort et éventuellement y retrouver des messages "mal aiguillés". Un filtre personnel « anti-spam » a été créé par défaut. Celui-ci doit être activé par l'utilisateur afin que les messages marqués {Spam?} soient directement envoyés dans un dossier SPAM, nettoyé automatiquement des messages vieux de 30 jours.

9.    Comment trier, rediriger ou supprimer ses messages ?
Comment créer un répondeur en cas d'absence ? 

Vous pouvez créer vos propres règles de filtrage. Les instructions des filtres définissent les actions à effectuer sur vos messages en fonction de leurs en-têtes ou du corps des messages. Les messages en provenance d'un expéditeur particulier peuvent, p. ex., être classés automatiquement.
Ce tri peut s'effectuer au niveau du serveur (avec les filtres Sieve) ou au niveau des clients de messagerie (Eudora, Thunderbird, etc.) 

a. Trier les messages au niveau du serveur
<http://www.uclouvain.be/48232>
Les filtres peuvent être placés directement sur le serveur de boîtes aux lettres pour effectuer du classement automatique, des rejets ou suppressions de messages. Outre ces fonctions de base, ce langage permet également la création de répondeur automatique, de notification ou de redirection.
Pour placer de tels filtres, il faut utiliser un Webmail (voir §5).

Pour en savoir plus, en pratique :

Attention, les messages classés dans des dossiers ne seront plus téléchargés via le protocole POP qui ne relève les messages que dans la boîte de réception principale (Inbox). Pour consulter les messages classés, vous devrez utiliser le protocole IMAP ou le Webmail.

b. Trier les messages au niveau du client
<http://www.uclouvain.be/18850>
Dans ce cas-ci, le tri des messages se fait au niveau du client de courrier électronique. Des dossiers (ou boîtes aux lettres) peuvent être créés localement. Les messages peuvent aussi être triés et déplacés automatiquement grâce à la mise en place de filtres.

Pour en savoir plus sur la création de filtres :

10.  Comment se connecter aux annuaires de l'UCL dans le client "mail" ?
<http://www.uclouvain.be/12880>

Un carnet d'adresses est souvent nécessaire pour se souvenir des adresses de courrier électronique de vos correspondants. Il est possible de lancer la recherche d'une adresse directement dans les répertoires de l'UCL, à partir du «client mail».

11. Les adresses de fonction
<http://www.uclouvain.be/5823>

Les adresses de fonction permettent de joindre facilement le secrétariat ou le responsable d'une entité, etc. sans nécessairement connaître la personne qui occupe le poste.
Elles sont de différents types :

  • simple redirection vers une ou plusieurs adresses, mise en place par l'équipe de gestion du service de courrier électronique.
  • boîte spécifique créée afin de ne pas multiplier les destinataires et avoir une trace des messages reçus ET des réponses apportées. La relève de cette boîte s'effectuera avec un identifiant spécifique.

Demande de création d'une adresse fonctionnelle (accès après identification) : <http://www.uclouvain.be/64119>.

12.  Les listes de diffusion
<http://www.uclouvain.be/12790>
Accès aux listes : <http://www.uclouvain.be/261765>

Une liste de diffusion correspond à une adresse générique permettant de toucher un grand nombre de personnes. Elle est gérée par un serveur de listes qui, outre la mise à jour des adresses, comporte également des fonctions, automatiques ou contrôlées, d'abonnement et de désabonnement ainsi que des fonctions d'administration telle que modération des messages, gestion des erreurs...
L'usage des listes est, en général, limité aux membres du personnel UCL et aux « abonnés » de la liste.

13. Partager les dossiers (Webmail et IMAP) entre utilisateurs ?
<http://www.uclouvain.be/145771>

Le protocole IMAP permet le partage de dossiers (boîtes aux lettres) entre collègues (utilisateurs). Suivant les droits attribués par le propriétaire du dossier (fournisseur), l'utilisateur pourra lire les messages (lecture), en ajouter au dossier (dépôt), en effacer (tous les droits) etc.

14. En cas de pannes ou de problèmes, que faire ?

Consulter la valve et les bulletins du service de courrier électronique <http://www.uclouvain.be/39129>  pour vérifier l'état opérationnel du service de courrier électronique. 

Si le problème n'est pas affiché aux valves, le problème peut être général mais non encore renseigné, contactez le Service Desk. Il fournit un support informatique global aux membres de l'UCL et est accessible par téléphone, de 8h30 à 17h30 tous les jours ouvrables sans interruption. <http://www.uclouvain.be/8117>

15. Transvol : comment envoyer des fichiers volumineux ?
<http://www.uclouvain.be/12496>

L’envoi de fichiers volumineux en annexe à un courrier électronique peut perturber les différents serveurs qui acheminent le courrier. Tout fichier de 5 Moctets (5 MB) ou plus est considéré comme volumineux.
Le service TRANSVOL vous permet de déposer ce fichier sur un serveur et d'envoyer un message au destinataire. Celui-ci recevra votre message ainsi que les indications pour télécharger le fichier. Ce téléchargement s'effectue en cliquant sur un lien (URL) contenu dans le message.
Le fichier volumineux est conservé pendant 14 jours. Sa taille maximale est 1024 Mo (1 Go).
Pour utiliser ce service, le destinataire OU l'expéditeur doit avoir une adresse UCL valide.

| 14/11/2012 |