À l'usage du président d'un jury de thèse

Le président du jury de thèse est le doyen de la faculté de théologie de l’UCL, son délégué ordinaire, le président de l’école doctorale, ou un autre professeur de la faculté de théologie.

Le président du jury adresse un courrier aux autres membres du jury pour leur demander l’envoi d’un rapport préparatoire à la défense privée, qui doit lui parvenir avant le jour de la défense. Ce rapport de quatre pages maximum porte sur la pertinence de la problématique choisie, l’état de la question, la méthodologie mise en œuvre, l’apport de la thèse au domaine concerné. Ce rapport mentionnera si la thèse est jugée acceptable pour la soutenance publique sans modification, ou bien acceptable avec modifications (en précisant lesquelles), ou bien encore non présentable (en indiquant les motifs). Sur tous ces points, la défense privée donne lieu à une discussion du jury avec le candidat.

Le président du jury communique au la date fixée pour la défense privée.

Lors de la défense privée, le jury examine le texte remis par le candidat et discute avec lui les résultats de sa recherche. A l’issue de la défense privée, le jury délibère et se prononce sur la recevabilité de la thèse. Le résultat de la délibération est communiqué immédiatement au candidat et transmis à la commission doctorale du domaine. La CDD rédige un document reprenant la décision du jury à l'issue de la défense privée, avec le cas échéant la description des modifications demandées. Ce document est contresigné par le doctorant avec la mention "lu et approuvé", de manière à manifester qu'il ne conteste pas la décision qui a été prise par le jury

Si la thèse est jugée recevable, le jury fixe avec le candidat la date et l’heure de la soutenance publique, qui aura lieu au moins un mois après la défense privée, et il communique cette information à la CDD. Si la thèse est jugée recevable moyennant des modifications à apporter au texte, le ou les promoteurs sont chargés de vérifier et d’approuver ces modifications avant la date de la soutenance publique. La mise en œuvre de ces modifications ne peut excéder trois mois de travail à temps plein. Dans le cas contraire, une nouvelle défense privée doit être organisée.

À noter que les rapports des membres du jury ainsi que la délibération de la défense privée permettent au président d’élaborer le rapport de thèse. « La finalisation du rapport de thèse intervient suite à la soutenance publique mais la rédaction de celui-ci pourrait déjà être largement entamée lors de la défense privée » (Procès Verbal de la réunion de la CDD-CODAL, 01/10/2008).

Lors de la défense privée, le jury valide également la formation doctorale du candidat. À cette fin, la CDD met à disposition du jury le formulaire rempli chaque année par le comité d’accompagnement et validé par la CDD. La formation doctorale est réputée acquise lorsque le doctorant peut se prévaloir auprès du jury de l’obtention des 60 crédits.

Lors de la soutenance publique, le président fait part, en cas d’absence de membres du jury, du rapport écrit qu’ils lui ont envoyé avec un avis motivé sur la valeur de la thèse et l’inventaire des questions qu’ils souhaitent poser au candidat. Immédiatement après la soutenance publique, les membres du jury se retirent pour constater l’aboutissement favorable du cursus doctoral et valider l’obtention du minimum de 180 crédits exigés pour l’octroi du grade académique de docteur. Le jury procède à la signature du diplôme et des éventuels documents annexes ; un procès-verbal de délibération est rédigé. Ces documents annexes comprennent un rapport co-signé par les membres du jury présents lors de la défense qui atteste des formations suivies et des travaux menés lors de la préparation de la thèse ainsi que des conclusions des débats du jury. Le président du jury proclame ensuite le résultat en séance publique. Le procès verbal de délibération est conservé par le Doyen de la Faculté.