Assistant administratif du Doyen et de l'équipe décanale

L'assistant(e) administratif(ve) a une mission recouvrant deux volets complémentaires :
- assurer la gestion administrative des affaires académiques de la Faculté ;
- assurer un support administratif au Doyen et à l'équipe décanale de la Faculté.

La personne sera intégrée au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes au sein des services facultaires dont elle partagera les objectifs et outils de travail.  Elle travaillera en relation directe avec le Doyen et sous la supervision du Directeur administratif de la Faculté.

- Gestion du courrier : premier traitement des réponses, préparation des documents utiles, classement et suivi des dossiers.
- Planification et organisation des rendez-vous et réunions ; préparation et suivi du calendrier facultaire (réunions de l'équipe décanale, des bureaux et conseil de la Faculté et de l'Institut).
- Participation au suivi des procédures administratives de l'UCL en lien avec les affaires académiques.
- Classement des dossiers du cadre de la Faculté (académiques, scientifiques et administratifs).
- Comptabilité des budgets gérés par les services facultaires ; préparation de budgets prévisionnels.
- Support administratif à la préparation des tableaux de bord et de dossiers d'aide à la prise de décision : récolte de données et d'indicateurs (cadre de la Faculté, budget, statistiques,...)

- Le(la) candidat(e) disposera d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (assistant de direction,…)
- Maîtrise des outils de bureautique classiques : traitement de texte (Word, PowerPoint,…), tableur, messagerie et agenda électroniques.
- Utilisation des applications informatiques de gestion de l'UCL, plus particulièrement SAP et des outils de reporting de l'UCL.
- Excellente connaissance du français.  Une connaissance de l'anglais et du néerlandais est un atout.
- Goût pour le travail en équipe avec partage de pratiques ; sens des contacts et des relations.
- Rigueur dans l'organisation, sens des responsabilités et esprit d'initiative.

Les candidatures (lettre de candidature, curriculum vitae, photo récente en format d'identité) sont à transmettre au :