Stages en relations publiques et communication d'organisation

Responsable: Thierry Libaert
Gestionnaire: Audrey Crucifix

Les étudiants inscrits au Master 120 en Information et communication dans la finalité « Relations publiques et communication d'organisation » sont amenés, au cours de leur formation académique, à réaliser un stage en institution de manière à acquérir une expérience concrète d'une part, et à effectuer les ponts nécessaires entre leur formation théorique et l'apprentissage de terrain, d'autre part.
Les étudiants inscrits au Master 60 en Information et communication dans l'option « Relations publiques et communication d'organisation » ont également la possibilité d'effectuer un stage dans le cadre du mémoire-stage.

Les cours dispensés abordent aussi bien les stratégies de communication d'organisation, les relations publiques, la communication externe et interne, la communication événementielle, la médiation dans le champ des organisations, la communication publicitaire, la communication financière, le lobbying... Les étudiants choisissent leur lieu de stage en lien avec le domaine de la communication qui éveille particulièrement leur intérêt.

Différents types de stage

Les stages peuvent se dérouler dans des administrations publiques, associations, entreprises culturelles, agences, entreprises économiques, hôpitaux,...
Ils peuvent avoir pour objet la communication interne, la communication externe, la publicité, la médiation, l'organisation d'événement, les RP, les affaires publiques/le lobbying, les relations presses, la communication web,...

La recherche d'un stage est possible via la fiche individuelle

Télécharger la convention de stage

Réglementation administrative et organisation des stages

  • Le stage est obligatoire pour les étudiants de Master 120 : les étudiants inscrits au Master 120 sont tenus d'effectuer au minimum un stage dans le cadre de leur programme. Le stage vaudra 10 crédits et pourra être réalisé dès la fin de la première année et/ou en seconde année.
    Par ailleurs, les étudiants sont autorisés à effectuer un second stage (d'une valeur de 5 crédits) s'ils le souhaitent (à choisir dans les options transversales, voir fin de la page).
    Le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque quadrimestre.
  • Le stage est optionnel pour les étudiants du Master 60.  Les étudiants du master 60 ayant déjà réalisé un second cycle (pas les autres) peuvent effectuer un stage, lié à leur problématique de mémoire. Il est souhaitable pour ces étudiants de n'effectuer leur stage qu'à partir du second quadrimestre.
    Le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque
    quadrimestre.

ASSURANCES

Pendant l'exécution du stage, l'étudiant bénéficie, dans les limites de leurs conditions générales et particulières, des assurances souscrites par l'U.C.L. pour couvrir tant la responsabilité civile des étudiants que les dommages corporels occasionnés par un accident dont ils pourraient être victimes, y compris durant le trajet direct normal aller-retour du domicile ou du lieu de résidence habituel de l'étudiant au lieu de stage.
L'étudiant-stagiaire ne peut pas être rémunéré sur son lieu de stage. Dans le cas contraire, l'assurance ne le couvrirait plus.

RAPPEL: 3 interlocuteurs

L'étudiant désireux d'effectuer un stage sera encadré et suivi dans ses démarches et son évaluation par :

  • Le responsable des stages : Thierry Libaert.
    = le professeur responsable de la finalité « Relations publiques et communication d'organisation ».
  • Le maître de stage
    = la personne responsable du stagiaire au sein de l'organisme choisi.
    • L'étudiant négociera avec elle son projet de stage ainsi que les modalités pratiques (horaire, durée, tâches confiées, etc.).
    • Elle suivra l'étudiant tout au long de son stage
    • Elle effectuera une évaluation du stagiaire, à la mi-stage et en fin de stage.
  • La gestionnaire des stages : Sophie Pochet.
    = gère les stages, contact maître de stage et contact étudiants.  
    • Elle propose des lieux de stage.
    • Elle établit les démarches administratives nécessaires au bon déroulement du stage (assurances, confirmation des dates auprès du maître de stage, etc.).
    • Elle est à la disposition de l'étudiant pour tout renseignement ou toute difficulté survenant en cours de stage.
    • Elle évalue le rapport de stage
    • Elle reçoit l'étudiant pour l'entretien final.

Quand effectuer son stage ?

Dès la fin de la première année de master et/ou en seconde année.

  • SI Juillet-août 2010:
    • Ne débuter le stage qu'après la délibération de juin (1er juillet).
    • Le stage ayant lieu pendant les mois de juillet et/ou août doit être prévu et accepté par la gestionnaire des stages avant le 7 juin.
  • Si deuxième master:
    • Le stage doit être prévu et accepté par la gestionnaire des stages avant le vendredi 15 avril 2011. (le 16 avril 2010 pour les masters 22 2009-2010)
    • Le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque quadrimestre. Une dérogation à cette règle peut être obtenue auprès de la gestionnaire des stages si et seulement si deux conditions sont remplies :
      1. l'étudiant s'engage à aménager son horaire de stage de sorte qu'il ne rate AUCUN cours/séminaire/réunion du département de Comu.
      2. Le stage se justifie parfaitement à ce moment-là (événement particulier,...) et ne peut pas se dérouler à un autre moment de l'année.

Comment s’y prendre concrètement?

1.RECHERCHER UN LIEU DE STAGE

  • SOIT par mail (envois réguliers de propositions de stage par la gestionnaire des stages)
  • SOIT lieu parmi la liste proposée (devant la porte de la gestionnaire des stages ou via le moteur de recherche)
  • SOIT proposition, par l'étudiant d'un nouveau lieu de stage

Dans ce dernier cas, l'étudiant rendra à la gestionnaire des stages un dossier de présentation du lieu de stage.
Attention à la pertinence de ces nouveaux lieux :

  • Les tâches confiées doivent relever des RP et de la COMU.
  • Les tâches doivent permettre une certaine autonomie et la prise d'initiatives (un stage n'est PAS un job  d'étudiant, niveau UNIVERSITAIRE).
  • Le stage doit être encadré par un professionnel de la  communication.
  • Le stage n'est PAS un travail d'audit ou une enquête gratuite pour le compte d'une organisation.

Contenu du dossier de présentation du lieu:

  • Moyennant ces conditions, l'étudiant doit introduire pour acceptation un dossier de présentation du lieu auprès de la gestionnaire des stages.
  • La convention et le projet de stage ne pourront pas être remis avant la décision d'accepter ou non le lieu comme organisme d'accueil de stage.
  • Le dossier de présentation du lieu doit comporter au minimum les points suivants :
    • Décrire les missions, les activités et les projets de l'organisme (de manière générale et en termes de communication)
    • Mentionner la structure de l'organisation au niveau de la communication et indiquer le niveau auquel serait rattaché le stagiaire
    • Préciser si le lieu a une tradition d'accueil de stagiaires et pour quels types de stages
    • Justifier le choix du lieu comme organisme d'accueil de stage et le contexte de la proposition (comment est venue l'idée de proposer ce lieu)

2. STAGE TROUVE (OU NOUVEAU LIEU ACCEPTE)

RENDEZ-VOUS AVEC LE MAITRE DE STAGE.

Définir les modalités du stage avec l'organisme d'accueil (tâches, dates,...) et compléter les trois exemplaires de la convention de stage (+ signature du maître de stage ET de l'étudiant) (attention à la PRECISION des tâches proposées). La convention et le projet de stage ne pourront pas être remis avant la décision d'accepter ou non le lieu comme organisme d'accueil de stage, dans le cas d'un nouveau lieu proposé.

3. REMISE DES DOCUMENTS DE STAGE A LA GESTIONNAIRE DES STAGES 3 SEMAINES AVANT LE DEBUT DU STAGE.

Il s'agit :

  • Du projet de stage
  • Des 3 exemplaires de la convention de stage complétés et signés
  • De la dérogation éventuelle (en cas de stage se déroulant durant les 4 premières semaines d'un quadrimestre)
  • Pour les Master 60 qui effectuent un "mémoire-stage", la note de leur promoteur attestant de la fin du mémoire.

Contenu du projet de stage :

  • Précision concernant la durée du stage (date de début/date de fin) et sa ventilation (temps plein ? mi temps ? combien de jours /semaine ? Quels jours ? horaires ?)
  • La présentation de l'institution et du service : il s'agit de montrer quel est l'état des connaissances de l'étudiant sur le lieu de stage (taille, activités, valeurs, structure, positionnement dans le secteur, ...).
  • Les objectifs de l'étudiant et la justification de son choix : les objectifs sont définis en termes de pratique de la communication (dans quels domaines l'étudiant a-t-il envie de progresser, d'apprendre) et d'insertion professionnelle. Cette partie sera particulièrement précise : quelles sont les compétences que l'étudiant souhaite développer au cours de son stage ? Quelles connaissances théoriques acquises lors de ses études il souhaite mettre en pratique ?
  • Les activités auxquelles l'étudiant va participer au cours de son stage, les tâches qui lui seront confiées, les projets auxquels il sera associé.
  • Pour les étudiants du Master 120 : une question approfondie, en lien avec le stage, qui fera l'objet d'un travail de réflexion dans le rapport de stage. Dans le projet de stage, elle est formulée sous forme de question de départ, d'hypothèse(s), et d'un début de bibliographie (de la même manière que celle formulée pour le mémoire).

La question approfondie devra être « négociée » avant le début du stage avec le gestionnaire des stages. En cas de modification de la question posée en cours de stage, l'étudiant doit prévenir la gestionnaire avant la fin du stage et justifier ce changement (nouveaux sujet, hypothèse, début de bibliographie). Il est évident que la question approfondie posée dans ce rapport de stage sera tout à fait distincte du sujet du mémoire. Pour les étudiants du Master 60, cette partie du rapport n'a pas lieu d'être. Ils doivent en effet produire une analyse scientifique dans leur mémoire avant de partir en stage (voir à ce propos le règlement du mémoire-stage).

Remarques concernant la question approfondie

  • Il s'agit d'une réflexion personnelle, étayée de références bibliographiques, et ayant un lien avec le lieu de stage.
  • Elle ne sera pas pratico-pratique (trop en lien avec les tâches du stage) et sera bien distincte du sujet de mémoire de l'étudiant

Attention, la demande de stage et le projet doivent être remis trois semaines avant le début du stage et au plus tard pour:

  • Le vendredi 16 avril 2010 pour les master 120 deuxième année
  • Le vendredi 15 avril 2011 pour les master 120 première année
  • et de l'année en cours pour les Master 60 !

Après avoir remis ces documents, l'étudiant vérifiera l'approbation de son stage sur les valves physiques (il recevra par ailleurs un mail d'acceptation du stage). En aucun cas, l'étudiant ne peut entamer le stage sans avoir la confirmation de l'approbation de celui-ci. La gestionnaire des stages prendra ensuite contact avec le maître de stage, pour lui remettre son exemplaire de la convention ainsi que le document qui lui permettra d'évaluer l'étudiant.

4. LE STAGE

Toute prolongation de stage doit faire l'objet d'une demande écrite auprès de la gestionnaire des stages, et ce avant la date de fin de stage. L'étudiant devra réclamer auprès de son maître de stage son évaluation à la mi-stage et en fin de stage. Pour tout problème, tout changement,... intervenant en cours de stage, la gestionnaire des stages devra être prévenue et se chargera de trouver une solution.

5. LE RAPPORT DE STAGE

Le rapport de stage sera remis en version papier dans le casier de la gestionnaire des stages dans les 2 mois qui suivent la fin du stage et au plus tard pour le début de la session pour laquelle l'étudiant a inscrit son stage.

Ex: stage se déroulant du 20/10 au 27/11 ' remise le 27 janvier SAUF SI LE STAGE EST INSCRIT A LA SESSION DE JANVIER : ' remise le  premier jour de la session.

Ce rapport comptera minimum 15 et maximum 20 pages (times interligne1,5). PAS PLUS PAS MOINS.

Contenu du rapport de stage (au minimum)

  • Analyse de l'organisation d'accueil
    Cette partie permet surtout à l'étudiant de porter un regard analytique sur l'institution et le service dans lequel il a effectué son stage
  • L'étudiant présentera et analysera l'organisme :
    • son identité (image voulu/réelle/perçue, comment l'organisme se définit et est perçu par ses publics)
    • son positionnement dans le secteur (positionnement sur le marché, rapports avec les partenaires et/ou les concurrents)
    • son fonctionnement interne (l'organisation du travail, la mise en place et le suivi des projets, les collaborations, les moyens de communication internes, etc.)
    • sa démarche en termes de communication (sa vision de la communication, ses priorités, ses objectifs, ses publics, sa/ses méthode(s) de conception d'outils de communication, ses moyens de communication externe, etc.).

L’étudiant veillera à décrire ces points PUIS adoptera une position plus critique basée sur ses acquis universitaires).

  • Analyse et description du travail du stagiaire
    L'étudiant s'attachera à décrire, à analyser et à évaluer ces différents points :
    • analyse des activités accomplies au sein de l'institution. Pour chaque tâche, il précisera sa pertinence, la démarche de travail mise en oeuvre, les stratégies et réflexion qui l'ont guidé, ...
    • la réalisation de ses objectifs
    • ses apprentissages
    • son insertion dans l'organisation.

Ses productions seront en annexe.

  • Etude de la question approfondie (uniquement pour le Master 120) : Il s'agit d'un article scientifique sérieux, d'une réflexion PERSONNELLE approfondie et argumentée sur base de REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES SCIENTIQUES. Cette réflexion permet à l'étudiant d'apporter des éléments de réponse à la question de départ posée dans le projet de stage à partir d'une confrontation de données théoriques et de données récoltées sur le terrain suivant une méthode adéquate. Cette dernière partie permet à l'étudiant de montrer sa capacité à établir des ponts entre sa formation, la réflexion théorique et la pratique telle qu'il a pu la découvrir dans le champ professionnel. Il ne s’agira PAS d’une description des modes de fonctionnement du lieu de stage (pratico-pratique). Il ne s’agira PAS d’un article JOURNALISTIQUE mais bien d’un article SCIENTIFIQUE (corpus, méthode, vérification d’hypothèses,…) 

6. L'EVALUATION DU STAGE

Elle se fera en 3 étapes:

  1. L'évaluation écrite à la mi-stage et en fin de stage réalisée par le maître de stage avec l'étudiant.
    L'étudiant veillera à ce que les deux moments d'évaluation soient réalisés avec le maître de Stage - importance du feed back
    Il s'agit d'une appréciation plutôt que d'une cotation, sur base d'une grille pré-établie. Elle sera communiquée à la gestionnaire des stages par le maître de stage.
  2. La lecture et l'évaluation du rapport de stage par la gestionnaire des stages.
    Critères principaux: recul critique, implication, concision, utilisation des acquis, problématisation.
  3. L'entretien final de l'étudiant avec la gestionnaire des stages.
    Cet entretien portera sur :
    • L'expérience acquise par l'étudiant en cours du stage
    • Le contenu du rapport de stage.
    • Les capacités de l'étudiant à porter un regard critique et à prendre une distance réflexive par rapport à son expérience de stage et à établir des liaisons pertinentes avec sa formation théorique.

La gestionnaire des stages prendra contact avec l'étudiant une fois le rapport remis pour fixer une date pour l'entretien final.
ATTENTION, c'est un examen!! L'occasion de se défendre, de préciser,... L'étudiant soignera sa présentation et  ses arguments, il respectera les délais de remise.

7. INSCRIPTION DU STAGE A LA SESSION D'EXAMEN.

Il revient à l'étudiant de vérifier que, dans le cas d'un 2ème stage, celui-ci figure bien dans votre programme, sur votre bureau virtuel, et prendre contact avec le secrétariat si ce n'est pas le cas.

En tenant compte de la date de fin de stage et du temps d'élaboration du rapport de stage.
EX: pour un stage se déroulant du 2/11 au 25/12. SI inscription à la session de janvier ' remise le 7/01

  • Aurez vous le temps de rédiger votre rapport?
  • SI NON, remise 2 mois après la date de fin càd le 25/02 ' délibération en juin.

DEUXIEME STAGE

Les démarches et les modalités d'évaluation d'un second stage en relations publiques sont les mêmes que pour le premier. La seule différence est sa valeur : 5 crédits.

Attention

  • Si l'étudiant choisit de faire 2 stages,ceux-ci doivent être réalisés dans des organisations différentes. Il est cependant possible de réaliser 2 stages dans le même organisme Si et seulement si il s'agit de services différents, de maîtres de stage différents et de tâches tout à fait distinctes.
  • Ne pas oublier de le signaler au secrétariat / gestionnaire de votre programme afin qu'il fasse partie du cursus de la 2ème année.

 

 

| 7/10/2011 |