Constitution du jury et préparation de la défense privée

Lorsque le comité d'accompagnement estime que le travail de recherche est achevé et qu'il constate que le programme de formation doctorale est acquis (40 crédits de formation/communication, épreuve de confirmation non comprise), il propose à la CDD la composition de jury de thèse. Le jury comprend le ou les promoteurs de la thèse et au moins trois autres membres, dont au moins un membre extérieur à l'Académie (voir à ce sujet le règlement doctoral de l'Académie Louvain). 

Le dossier doit être remis à la CDD au plus tard 6 semaines avant la date de la défense privée.

La procédure unique à suivre est la suivante:

1. Le(s) promoteur(s) s'assure(nt) de l'accord des membres du jury;
2. Le candidat contacte le Président de son Institut de recherche d'affectation qui désigne le Président du jury
3. Le jury convient de la date et du lieu de la défense privée, de manière à ce que le Président et tous les membres du jury puissent être présents (physiquement ou virtuellement par le biais d'une vidéoconférence par exemple), une durée de trois heures doit être prévue

Il est de la responsabilité du doctorant et de son promoteur de s’assurer que la date proposée convient à tous les membres du jury, y compris le président. Ni le secrétariat, ni le président d’institut (qui nomme le président du jury), ni le président du jury, ne pourront être tenus responsables si la date choisie ne convient pas à tous. La défense privée ne pourra avoir lieu dans ce cas, quelles qu'en soient les conséquences.

4. Si ce n'est pas fait, le candidat s'acquitte des droits d'inscription auprès du Service des Inscriptions (SIC - Personne de contact : Ch. Vergeynst) et récupère la preuve de paiement. Les doctorants qui se sont inscrits pour la première fois avant le 15 septembre 2007 doivent s'acquitter des droits d'inscription complets
5. Le candidat télécharge le formulaire de demande de composition de jury de thèse [FR]
6. Le candidat complète le formulaire de demande de composition de jury en suivant les instructions qui y sont mentionnées.
7. Au plus tard 6 semaines avant la défense privée, il transmet au secrétariat sectoriel des doctorats (coordonnées ci-dessous) sa demande de composition de jury, constituée des éléments suivants (seuls les dossiers complets seront traités par la CDD):
   • une version imprimée du formulaire de demande de composition de jury de thèse, signée par le Président de son Institut de recherche d'affectation et par les membres de son comité d'accompagnement
   • la dernière demande de valorisation de crédits de formation doctorale, clôturée dans le logiciel et signée par le promoteur (uniquement pour les doctorants inscrits à partir du 15/09/2005)
   • la preuve de paiement du minerval à se procurer auprès de Mme Ch. Vergeynst (cfr. point 4)
8. Un mois avant la date de la défense privée, le doctorant transmet aux membres de son jury un exemplaire provisoire de sa thèse.

Le doctorant doit être conscient que la version finale de sa thèse, à soumettre avant la soutenance publique, devra être imprimée dans le format de la collection UCL (voir à ce sujet le site web de la CIACO pour les impressions de thèses).

Note : Après réception de la demande complète, la CDD analyse la composition du jury, désigne le Secrétaire du jury et transmet la proposition de jury au Recteur de l'Université. Elle vérifie également que les crédits de formation doctorale sont acquis.

Après approbation de la composition de jury par le Recteur de l'Université, le secrétariat envoie par e-mail une invitation officielle aux membres du jury à laquelle est annexé un formulaire d'évaluation de thèse [FR][EN]. Les membres du jury sont invités à compléter et retourner ce formulaire au Président du jury avant le début de la défense privée.

Le secrétariat prépare le P.V. de défense privée et le canevas du rapport de thèse, qu'il transmet au Secrétaire du jury.

Le secrétariat doit impérativement être tenu informé de toute modification de la date ou du lieu de la défense privée, de manière à pouvoir répondre à toute question pratique qui lui serait posée.

Secrétariat des Doctorats - Secteur " Sciences et Technologies "
AST - Bâtiment Réaumur, aile D
Voie Minckeleers, 1 bte L5.01.02
1348 Louvain-la-Neuve
Personnes de contact : Mme L. Bertrand (010/47 30 47), Mme C. de Potter d'Indoye (010/47 31 07) et Mme M. Neumann (010/47 88 43)