Avant la soutenance publique

1. Le candidat convient avec son promoteur du résumé de la thèse destiné à la diffusion de l'affiche d'invitation à la soutenance

2. Au plus tard quatre semaines avant la date de la soutenance, il se présente au secrétariat sectoriel des doctorats pour régler les aspects pratiques liés à l'épreuve de soutenance et à l'impression de sa thèse :

   • Auditoire (fixé à défaut par le secrétariat)

   • Frais d'impression (un montant forfaitaire de 250€ est alloué au candidat pour l'impression de sa thèse par la CIACO)

   • Numéro de la thèse pour les collections facultaires

   • Instructions pour l'impression de la thèse au format standardisé

   • Instructions pour le dépôt de la thèse (BST, collections facultaires et catalogue BICTel)

3. Dès que sa thèse est prête à l'impression, le candidat l'enregistre dans le catalogue des publications électroniques de l'UCL et le signale au secrétariat des doctorats qui libère l'intervention financière dans les frais d'impression.

4. Deux semaines avant la soutenance publique, le doctorant remet aux membres du jury un exemplaire relié de sa thèse au format standardisé, approuvé par son ou ses promoteur(s). Il peut, moyennant accord des membres de son jury, leur remettre une version finale en PDF. Dans tous les cas, l'exemplaire relié au format standardisé doit impérativement être remis aux membres du jury avant la soutenance.

Avant la soutenance, le secrétariat réalise l'affiche d'invitation à la soutenance et la diffuse par e-mail à tous les membres de l'Institut de recherche d'affectation du doctorant ainsi qu'aux secrétariats des Instituts du secteur. Il prend les dispositions financières pour le transfert (au promoteur) d'un montant forfaitaire de 500€ destiné à contribuer aux frais de déplacement et de séjour des membres extérieurs. Enfin, il imprime le diplôme et ses annexes, prépare le canevas du PV de soutenance et transmet le tout au Secrétaire du jury.