Nom du service : Gestion et publication de documents partagés (Alfresco)
Public : membre du personnel
Description :
Alfresco est un logiciel de gestion documentaire. Il permet le partage d'espaces de stockage et de documents. Il offre de nombreuses possibilités telles que :
- la gestion des droits d'accès sur les documents et les dossiers, voire même au sein d'un même document
- un moteur de recherche intégré permettant de retrouver aisément des documents sur base de leur contenu
- le verrouillage des documents en accès concurrent
- une intégration aisée au portail UCL
- enchaîner des opérations sur ou à partir de ces documents (workflow, discussion, etc)
- la gestion des versions (versionning)
L'accès à cet espace de stockage se fait de différentes façons :
• par l'interface web d'Alfresco :
http://alfresco.uclouvain.be/alfresco
identification avec identifiant global et mot de passe associé
• par la connexion d'un lecteur réseau (disques partagés via samba/CIFS)
Dans l'explorateur Windows, cliquez sur "Outils" puis sur "Connecter un lecteur réseau"
L'adresse à noter est : \\alfresco.uclouvain.be\ucl
Cliquez sur "se connecter avec un nom d'utilisateur différent"
Encodez votre identifiant global UCL et votre mot de passe.
• par l'ajout d'un Favori réseau (disques partagés via WebDav) :
avec Windows : http://alfresco.uclouvain.be/alfresco/webdav/ucl
avec Mac : Finder, Menu Aller, "Se connecter au serveur..." : http://alfresco.uclouvain.be/alfresco/webdav/ucl
• par un accès via le portail UCL et le bureau virtuel
Conditions :
• être membre du personnel de l'UCL
• avoir un identifiant UCL en tant que membre extérieur d'un projet ou d'un groupe de travail reconnu par l'UCL
Prérequis :
• Le projet ou le groupe de travail doivent être connus à l'UCL
• Pour les collaborateurs extérieurs : un identifiant doit avoir été demandé
Avantages :
• accessibilité de partout, même en dehors de l'UCL (en lecture uniquement pour les non membres de l'UCL)
• gestion de l’admission et du retrait des membres du groupe par le gestionnaire du groupe via son bureau virtuel sur le portail (Groupe/Gestion des groupes).
• accès à un espace personnalisé pour chaque membre du personnel (dépôt de documents officiels par le service du personnel)
• accès personnalisé via le portail UCL aux espaces pour le téléchargement ou le dépôt de documents
Limites :
L'espace disque est limité
Comment accéder à ce service ?
La création de cet espace de fichiers partagés pour groupe doit être demandé au Service Desk.
Un ou plusieurs membres du groupe (membres de l'UCLouvain) doivent être désignés comme gestionnaires.
Qui contacter en cas de problème/question ?
Le Service Desk
Pour plus d'informations :
- http://www.uclouvain.be/alfresco
Services connexes :
- Sauvegarde de mes données (Backup-PC)
- Espace de stockage pour mes données (Service fichiers)
- Espace de partage de données (Service fichiers partagés)
- Serveur File Maker
- Hébergement Web
