Alfresco Share : l'outil collaboratif

Alfresco Share, "Share" pour les intimes est une suite d'outils collaboratifs installée sur le service Alfresco. Elle intègre des outils informatiques permettant de faciliter la communication. Ces outils ne requièrent aucune installation sur le poste de travail, un navigateur web standard est suffisant pour les utiliser.

Alfresco Share regroupe les outils suivants :
  • Un wiki (création/édition d'informations mises en pages web, éditables en ligne.
  • Un espace de blog.
  • Un forum de discussion.
  • Un calendrier partagé.
  • Un espace de documents partagés avec prévisualisation des formats courants de fichiers: pdf, doc, xls, ... et gestion des versions et de metadonnées sur les documents.
  • Des listes "TODO" partagées selon différents modèles prédéfinis, certains avec workflow, permettant d'assigner des tâches à autru.

Les différents outils sont disponibles à travers les sites. Un site correspond à un projet mené par un utilisateur.

Chaque membre du personnel peut créer un ou plusieurs sites. Il a ensuite la possibilité de partager ses sites et l'information qui s'y trouve avec d'autres personnes, membre ou non de l'UCL, collaborant sur le même projet en les invitant. Chaque membre ainsi invité à rejoindre un site y aura reçu un rôle, parmi quelques rôles prédéfinis. Ce rôle détermine son pouvoir d'intervention dans le site : il pourra par exemple ajouter de l'information, éditer du contenu ou au contraire il ne pourra "que" consulter les infos sans pouvoir les modifier.

Certains sites sont volontairement définis lors de leur création comme "publics", auquel cas ils sont accessibles en lecture à tout utilisateur qui le souhaite, sans passer par le gestionnaire du site. Un site peut être public mais modéré, dans ce cas la demande de participation au site fera l'objet d'une validation par un "modérateur". Enfin chaque site peut avoir le statut "privé" et être fermé aux personnes qui ne sont pas invitées..

Chaque site possède une page d'accueil sous forme d'un tableau bord résumant l'activité du site (liste des dernières modifications dans le site).

Chaque utilisateur possède également un tableau de bord personnel où il peut observer un résumé de l'activité des sites auxquels il est abonné.

Le point d'entrée est <https://alfresco.uclouvain.be/share>. L'identification se fait à l'aide de l'identifiant global UCL. Le support est assuré de façon classique via le service desk. Des formations à la demande sont organisées par RHUM.

Un guide en ligne est disponible (en anglais) : <http://www.alfresco.com/help/34/enterprise/sharehelp/>.
Des videos de présentation (en anglais) existent sur YouTube :

| contact : Sébastien LHOIR | 16/05/2011 |