Finance

Fournir des outils de reporting aux gestionnaires, c’est une des fonctionnalités du logiciel SAP4U.

L’UCL a adapté, avec l’aide de consultants, son application de gestion comptable et logistique. Le projet, appelé «SAP4U», entre dans sa phase concrète. Les premiers tests d’intégration sont prévus dans 2 mois.

«SAP4U», ce sera une réalité d’ici la fin de l’année 2012. C’est un projet au «long cours»: il s’agit en effet de moderniser l’outil SAP actuel (l’application de gestion comptable et logistique de l’Université). Et ce, à grande échelle, ce qui inclut des interactions avec de multiples acteurs. «SAP4U… For you, for us, for users», dit Claudine Henaux, responsable du projet. Le projet a démarré dans l’escarcelle de l’Académie Louvain (lire encadré). Il a été poursuivi à l’UCL avec le site de Mons. L’outil sera utilisé au premier chef par l’Administration des finances (ADFI) et les gestionnaires CLC (cellules logistiques et comptables), mais également, pour certaines applications, par toute personne qui est titulaire ou mandataire d’un compte.
Les atouts de SAP4U? La simplification, surtout. Le projet comprend trois grands flux: budget/comptabilité, gestion des conventions de recherche et approvisionnement. Pour en comprendre la philosophie générale, prenons un exemple concret et d’actualité comme la commande de matériel (Lyreco, Dell, VWR – fournitures de laboratoires…).

Nouveau système de commande

Jusqu’à maintenant, peu de commandes sont enregistrées à partir de SAP. À l’avenir et pour certains gros fournisseurs, l’utilisateur sera invité à déterminer son panier d’achat dans le catalogue du fournisseur, accessible via un environnement SRM (Supplier Relationship Management) de l’UCL. Toute commande hors catalogue se fera aussi via un panier d’achat libre dans SRM. Achats qui seront, dès le bon de commande, engagés automatiquement dans SAP sur le(s) budget(s) au(x)quel(s) ils sont imputés. Conséquence: plus d’hiatus entre le moment de la commande et celui de la facture! «Cela assurera non seulement à tous de bénéficier des prix et des conditions UCL, explique Claudine Henaux. Mais aussi à dresser des bilans statistiques des dépenses et à appréhender où nous en sommes dans les marchés. Bref, à améliorer la gestion des approvisionnements et à gérer nos relations avec les fournisseurs.» Un flux d’approbation par le titulaire (ou une personne déléguée) est également prévu. Ce mois de mai commenceront les premières formations à l’outil SRM pour les utilisateurs actuels; la transition se fera petit à petit.

Mieux organiser la gestion financière

Pour les CLC aussi, le changement vers SAP4U sera de taille: la plupart d’entre elles n’enregistreront notamment plus les factures des fournisseurs. Un maximum de commandes devront être enregistrées avant la facturation dans SAP. La facture arrivera à l’Administration des finances, où elle sera scannée et «réconciliée» avec la commande (module Vendor Invoice Management). «Une des craintes des CLC est de ne plus maitriser le flux complet des dépenses (de la commande à la facture). Concomitamment, en ADFI, on appréhende une augmentation de la charge de travail, explique Joëlle Cap (coordinatrice des CLC). Mais, le métier des CLC sera allégé d’une tâche d’encodage. Les rôles de participation au contrôle de gestion et de support logistique seront renforcés, le reste de la fonction ne changeant pas.»
Autre avantage: le reporting. Pour la gestion des conventions de recherche, par exemple, le titulaire (ou mandataire) de compte disposera d’un tableau de bord lui indiquant tous les flux d’argent pour ses différentes conventions. L’e-compte participe de cette même idée: il s’agit, en quelque sorte, d’un online banking pour la consultation en ligne de l’état des comptes. Enfin, la facturation interne (la déclaration de créance) sera simplifiée via un système portail.
La liste de ces fonctionnalités est loin d’être exhaustive. Mais, elles sont révélatrices: ce nouvel SAP devrait assurer un meilleur suivi budgétaire, en local comme en central.

Alice Thelen

www.uclouvain.be/adfi

Rétroactes

• En 1998, l’UCL adopte la première mouture du logiciel SAP pour sa gestion comptable et logistique.
• Dans le cadre de l’Académie Louvain, les quatre universités travaillent à leur intégration dans un système commun de gestion. Le projet est appelé SAP4U.
• L’UCL poursuit l’implémentation de SAP4U, avec le site de Mons. Le travail de l’Administration des finances (ADFI), accompagné d’informaticiens, continue avec les consultants.
• En janvier 2013, l’outil devrait être en service pour les utilisateurs. Ceux-ci sont nombreux: ADFI, autres administrations, une soixantaine de gestionnaires CLC mais aussi les titulaires et mandataires de comptes… Bref, tous ceux qui gèrent des opérations financières.

Calendrier

La réalisation de ce projet est complexe; le calendrier peut, par conséquent, être sujet à des modifications.

• Eté 2012: test d’intégration.
• 1er semestre 2012: formation des utilisateurs actuels à SRM 7.0 et démarrage.
• 2ème semestre 2012: formation des utilisateurs aux fonctionnalités SAP4U.
• 1er janvier 2013: mise en production de l’outil, migration.