Procédures et Règlements

En novembre et en mars (avril), les étudiants doivent s'inscrire aux examens de la session de janvier et de juin.  Cette procédure se fera par internet via le bureau virtuel de l'étudiant.  
Vous y trouverez un formulaire nominatif qui reprend la liste des cours de votre programme ainsi que les points obtenus aux sessions précédentes, les reports de notes et les dispenses. Vérifiez bien toutes ces information car la validation de l'inscription en ligne vaudra accord sur ces renseignements.  En cas de corrections à apporter à votre programme, imprimez votre formulaire, complétez-le et remettez-le corrigé au Secrétariat.  Dans ce cas, l'inscription en ligne ne sera plus prise en compte.
La durée de l'inscription aux examens est chaque fois mentionnée.  En l'absence d'inscription à la date limite indiquée, l'étudiant ne pourra pas présenter d'examens lors de cette session, sauf en cas de raison exceptionnelle dûment justifiée.

Modification de l'inscription aux examens 

Si la procédure d'inscription aux examens doit être accomplie pour la date indiquée, il est encore possible de modifier cette inscription, en y ajoutant ou en en supprimant des examens. Les possibilités de modification varient en fonction du moment de la demande :

Entre la date de clôture des inscriptions et la date limite de modification précisée pour chaque session,
les demandes de modification d'inscription aux examens se feront uniquement auprès du Secrétariat. La demande sera faite par écrit, via le formulaire de modification d'inscription disponible au secrétariat ou téléchargeable sur le site.  Ce formulaire doit être signé par le Président du Jury de votre année et déposé au secrétariat ou dans la boîte aux lettres, ou envoyé par courrier ordinaire ou par fax, le cachet de la poste ou la date d'envoi du fax faisant foi. Il appartient à l'étudiant de vérifier si sa demande a bien été enregistrée.

A partir de la date d'ouverture de la session,
l'inscription aux examens ne peut plus être modifiée. Tout justificatif d'absence à un ou plusieurs examens (certificat médical ou autre) doit être adressé au secrétariat, en s'assurant bien que le nom de l'étudiant ainsi que son année d'étude et les examens couverts y soient clairement indiqués.  L'étudiant prendra également contact avec le Président du Jury et le(s) professeur(s) concerné(s) afin d'envisager la possibilité de représenter l'examen durant la session en cours.

Quels examens à quelle session ?

Les étudiants s'inscrivent librement aux évaluations portant sur les cours pour lesquels une note doit être enregistrée par le jury. Il peut s'agir d'un examen organisé durant la session, d'un cours faisant l'objet d'une évaluation continue ou d'un travail.  Un étudiant ne peut néanmoins s'inscrire à une évaluation qu'une fois que l'enseignement correspondant est terminé et ne peut le faire qu'au maximum deux fois sur une même année académique.  Les tests partiels ne sont pas des examens et ne font donc pas l'objet d'une inscription pour la session.

Cependant, par dérogation à cette règle, l'étudiant de première année d'un programme de bachelier peut se présenter trois fois, au sein de la même année académique, aux examens portant sur les cours du premier quadrimestre.  En cas d'échec à la session de janvier,  l'étudiant peut donc représenter ces examens en juin et en septembre.

On recommande généralement de présenter en janvier les examens sur toutes les matières terminées au premier quadrimestre, en juin les examens sur toutes les autres matières, en laissant à la session de septembre le rôle de session de rattrapage éventuelle.

Il n'y a donc jamais d'obligation administrative de représenter un examen à une session suivante, quelle que soit la note obtenue. C'est à l'étudiant d'estimer comment composer un "panier" de notes acceptable pour le jury. On parle souvent de représenter les notes inférieures à 10. Mais, certains préfèrent prendre le risque de garder un 9, en comptant sur une bonne moyenne pour le faire accepter. Et on peut tout aussi bien représenter un 10 ou un 11 que l'on estime pouvoir améliorer sensiblement. Cela peut d'ailleurs être nécessaire pour obtenir une moyenne suffisante ou un report automatique dans ces matières (voir rubrique reports de note et crédits).

Attention ! Le règlement des examens précise que le jury ne prend en compte que la dernière note obtenue.

Extrait du règlement général des examens:

Epreuves et examens isolés

Dès que l'étudiant est ou a été inscrit au moins une fois à tous les examens de son programme, il est inscrit à l'épreuve et sera délibéré à la fin de la session. Sinon, il sera dit être inscrit à des examens isolés : le jury enregistrera ses notes mais ne délibérera pas.

Les parties d'épreuve ne concernent que les étudiants autorisés à étaler leur programme sur deux années académiques.

Absence aux examens

Les étudiants présentent les examens aux jours et heures fixés. Les étudiants empêchés de se présenter à ce moment pour une raison de force majeure doivent prendre contact sans retard avec le (02/764.50.20) auquel ils remettront le document justificatif de leur absence (certificat médical reconnaissant l'incapacité de travail, ...). Ils prendront ensuite contact avec le Président du Jury et avec le professeur concerné pour les avertir et convenir d'une date pour représenter l'examen durant la session en cours, si possible. 
Pour information: les PDF, fax et autres copies n'ayant pas de valeur légale, il est indispensable que le document original justificatif d'absence soit remis au secrétariat, dans les 48h00.

Notes d'évaluation

12 : En cas d'échec de l'année, c'est la note valant pour un report automatique (voir ci-dessous). 60 %, c'est aussi la moyenne nécessaire pour réussir. Les notes inférieures à 12/20 doivent donc être considérées par l'étudiant comme un peu trop faibles, puisqu'elles devront être compensées par des notes supérieures.

10 : est un premier seuil de réussite. C'est la première note qui n'est pas en elle-même une insuffisance. Mais attention à la moyenne !

8 ou 9 : Une de ces notes peut en général être compensée par une bonne moyenne supérieure à 60%. Mais ce sont des insuffisances et elles font déjà sortir l'étudiant de la zone de réussite incontestable!

7 ou moins : Ces notes sont appelées "cotes d'exclusion" et peuvent entraîner l'ajournement de l'étudiant.  Néanmoins, pour les étudiants inscrits à un programme de baccalauréat (et ensuite, de masters) si le nombre de crédits obtenus par un étudiant ajourné le justifie (min 48 crédits de cours), le jury peut prononcer la réussite de l'année d'études et l'autoriser à suivre les cours de l'année d'études suivante. Dans ce cas, le solde des crédits doit être intégralement obtenu au cours de l'année suivante. On parle alors "d'épreuve modifiée".
Cette inscription devrait pouvoir être prise dès le début de l'année académique. Cette possibilité ne sera pas prise en considération à la session de juin puisque l'étudiant a la possibilité de réussir complètement en septembre. Elle ne pourra pas non plus être appliquée en dernière année d'un cycle.

Délibérations

A la fin de la session en cours, le jury prend connaissance des résultats des examens et délibère les étudiants inscrits à l'épreuve.
La délibération porte sur la réussite ou l'échec d'une année d'études. Elle porte sur toutes les activités d'apprentissage du programme de l'étudiant depuis la dernière décision de réussite d'épreuve.

Le seuil de réussite d'un cours est fixé à 10/20 et celui d'une année est fixé à 12/20 de moyenne sur l'ensemble du programme.  Le plus souvent les décisions sont prises par consensus. Cependant, tous les cas sont délibérables et n'importe quel membre du jury peut demander un vote sur le cas d'un étudiant. Il n'y a donc pas, administrativement, de notes d'exclusion qui empêchent la délibération.
Le jury examine les résultats de chaque étudiant individuellement, en tenant compte de toutes les informations en sa possession.

Circonstances exceptionnelles

Le jury peut être amené à tenir compte dans une certaine mesure de circonstances exceptionnelles auxquelles est confronté un étudiant : maladie, accident, circonstances familiales, ... .
Il est dès lors important que ces circonstances exceptionnelles soient portées à la connaissance du jury avant la délibération. Ceci peut être fait en avertissant  le secrétaire du jury ou son président, ainsi que le secrétariat qui mettra la pièce au dossier.

Réussite en épreuve modifiée (EPM)

Un jury peut prononcer la réussite d'une année d'études dès que l'étudiant y a acquis 48 crédits ou plus. Dans ce cas, le solde des crédits doit être intégralement obtenu au cours de l'année suivante. On parle alors "d'épreuve modifiée".Cette possibilité ne sera pas prise en considération :

- À la session de juin puisque l'étudiant a

* soit la possibilité de réussir complètement en septembre,

* soit d’améliorer les notes des examens qu’il n’a pas encore présenté deux fois ;

- En dernière année du deuxième cycle ;

- En cas d’étalement, dans le cadre d’une partie d’épreuve 

En cas de réussite d’une épreuve non modifiée, tous les cours de l'année sont crédités. En cas d'échec d’une épreuve non modifiée ou de réussite avec épreuve modifiée, le jury octroie des crédits aux enseignements dont il juge les résultats suffisants.

Reports et crédits de note

Le jury n'octroie des crédits de note que lorsqu'il considère que le résultat de l'étudiant est suffisant. L'octroi des crédits n'est donc pas conditionné par l'obtention d'une certaine note. Les crédits sont octroyés de manière définitive. Un cours crédité ne peut plus être représenté.

Le report de note à l'année académique suivante est, quant à lui, limité à cinq ans et est conditionné par l'obtention d'une note d'au moins 12 sur 20. Il est donc obtenu automatiquement, sans intervention du jury. Ce report permet à l'étudiant de ne plus se présenter à l'évaluation de l'enseignement correspondant. L'étudiant peut néanmoins se réinscrire à cette évaluation s'il souhaite tenter d'améliorer sa note.  Dans ce cas, la note précédente n'est plus prise en compte.

Au sein d'une même année académique, l'étudiant peut reporter les notes obtenues à une session lorsqu'il s'inscrit à la session suivante même si elles sont inférieures à 12/20.

Transmission des résultats

A l'issue de chaque session, les étudiants pourront prendre connaissance de leurs résultats via internet à partir de leur bureau virtuel.  La date à laquelle les résultats deviendront disponibles sera, pour chaque session, affichée aux valves.