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Du bon usage...
Le saviez-vous ?
Cliquez sur le titre ...
Vos messages sont difficilement lisibles !
Surtout pour les myopes.
Les apparences sont souvent trompeuses et ce qui est affiché lisiblement sur votre écran peut se révéler catastrophique sur un autre.
Comme vous pouvez le constater, la taille des caractères du message est ridiculement petite par rapport aux caractères standard.
Il est peut-être préférable de régler les paramètres de votre programme de courrier électronique de manière à désactiver l'option qui pemet d'envoyer des messages en HTML surtout si vous postez sur une liste de diffusion.
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Il est conseillé de répondre en dessous du message !
Encore ce matin, je reçois un message me demandant de supprimer un compte d'utilisateur (login, mail, ...). Pressé, je me dis que je ferai cela plus tard.
Plus tard...
En lisant ce qui se trouve sous la demande, je me rends compte que la demande a un niveau d'urgence élevée !
Quelques remarques :
- si mon correspondant avait écrit sa demande sous le message, j'aurais bien été obligé de lire la totalilté du message et j'aurais perçu l'urgence à la première lecture;
- s'il avait spécifié l'urgence dans le Subject: du message, mon attention aurait également été attirée
Ne répondez pas en laissant chaque fois la totalité du message initial
N'hésitez pas à couper dans le message initial.
Si votre correspondant vous pose des questions, ne laissez que la partie intéressante et répondez sous celle-ci en saucissonnant le message si nécessaire.
Si votre réponse concerne d'autres personnes les signes [...] montreront que des phrases (sans importance pour eux ni pour la compéhension du message) ont été supprimées.
Les nouveaux correspondants pourront dès lors suivre le fil de la "conversation" dans le sens normal : les questions puis les réponses.
Vos annexes ne peuvent pas toujours être déchiffrées !
Même si l'utilisation de la norme MIME garantit que votre annexe sera bien "transportée" de votre machine au poste de votre destinataire, rien ne garantit que ce dernier pourra la lire.
En effet, votre correspondant doit posséder une application qui sache lire votre annexe; soit la même application (et toutes les versions d'une même application ne sont pas toujours compatibles), soit une application du même genre capable de convertir votre document (par exemple Microsoft Word et StarOffice). Si votre document ne doit pas être modifié, préférez une version PDF. S'il doit l'être, assurez-vous que votre destinataire puisse lire votre document avant de l'envoyer.
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Les messages codés en HTML sont plus lourds !
Vous trouverez ci-dessous le contenu réel d'un message utilisant le codage HTML.
Vous pourrez ainsi constater "de visu" qu'il est nettement plus volumineux qu'un message envoyé en Plain text
C'est non seulement plus long mais aussi pratiquement illisible pour un utilisateur derrière un poste de travail "basique". Nombre d'entre nous consultons encore notre boîte aux lettres électronique avec des moyens archaïques (connexion telnet) mais Ô combien plus rapide que des WebMail, SquirrelMail, et autres outils du même genre.
La tentation est forte, le logiciel le propose, d'envoyer le message sous les deux formes.
Malheureux ! Vous augmentez encore la taille de votre message.
Quand vous souviendrez-vous que le coût est aussi à charge du destinataire ?
Le message en image
Le message en long et en large
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Le champ Bcc: permet de cacher les adresses !
Pourquoi ces secrets ?
Il peut être utile d'envoyer un message à une liste importante de personnes voire à la liste complète de votre carnet d'adresse (en cas de changement d'adresse par exemple).
Tous vos correspondants ne se connaissent pas nécessairement et certains d'entre eux n'apprécieraient pas de voir leur adresse (parfois gardée précieusement) étalée au grand jour.
Vos destinataires apprécieront par contre grandement de ne pas devoir faire défiler de nombreuses pages d'adresses avant de pouvoir lire le contenu du message.
Il est malgré tout de bon aloi de spécifier dans le champ To: un commentaire précisant la liste des destinataires : (A la liste de tous mes amis)
L'heure de votre poste de travail est importante !
La plupart des logiciels de courrier électronique [MUA] classent les messages suivant la date et l'heure d'envoi. Ces données sont fournies par le poste émetteur, c-à-d votre poste de travail.
Si votre poste de travail ne possède pas l'heure exacte (plus ou moins), vos messages risquent de ne pas apparaître au bon endroit dans la liste des messages de vos correspondants.
Pensez aussi à vérifier le fuseau horaire...
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Le courrier électronique n'est pas gratuit !
et, contrairement au courier postal, le coût est partagé entre l'expéditeur et le destinataire (un peu comme votre GSM lorsque vous êtes à l'étranger).
Outre les frais de "communication", le courrier électronique occupe aussi de l'espace sur les disques, les bandes de backup et de plus en plus de temps machine pour le filtrage anti-spam et anti-virus.
Essayez donc de limiter la taille de vos messages.
Le champ Subject peut être utile !
Il n'est pas rare de devoir rechercher un message reçu il y a plusieurs jours ou même semaines.
On se souvient plus ou moins de son contenu, mais plus moyen de se rappeler qui l'avait envoyé ni la date exacte.
C'est alors que l'on se rend compte que le logiciel de courrier électronique est aussi capable de trier suivant le champ Subject:
C'est aussi alors que l'on se rend compte que la plupart des messages n'ont pas de sujet ou peu informatif (important, demande, rappel, ...)
Comme les lettres commerciales précisent leur "objet", choisissez judicieusement le sujet de votre message, cela aidera votre correspondant dans son classement, ses recherches ou ses filtres et n'oubliez pas que c'est la première chose que votre correspondant verra de votre message.
Les fioritures peuvent nuire
L'essentiel est dans le contenu du message.
Mais ce n'est pas une raison pour bâcler la présentation.
La forme et l'orthographe importent dans la clarté du message :
- Des paragraphes biens séparés par des lignes blanches aèrent le texte et favorisent sa lecture et sa compréhension.
- il est toujours possible de centrer les titres en utilisant l'espace
- le soulignement peut se faire grâce au tiret ou de la manière suivante : un __mot__ souligné
Certaines signatures sont plus longues que le message !
J'exagère, bien sûr, mais pas trop
La signature est un message court (quelques lignes) permettant de vous présenter
Les signatures tirant partie des effets typographiques (couleur, polices, ...) nécessitent un encodage HTML et donc triplent plus ou moins la longueur des messages. Pensez-y e pensez aussi aux personnes qui utilisent encore un "vieux" modem pour se connecter et lire leurs messages.
Des conseils de savoir-vivre en matière de courrier électronique existent !
Les différents sujets traités ici font référence à des points de la Netiquette [?].
Même si la plupart des conseils semblent "couler de source", il est parfois bon de se les remettre en tête.
N'hésitez pas à user et abuser de ces quelques pages, conseillez-les (gentiment ;-) à vos amis, vos correspondants.
Quelques lectures intéressantesÊ:
Chacun de ces articles fait référence à d'autres... Bonne lecture
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4/09/2012
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