Procédures pour les activités hors cours - Catégorie C

Pour rappel, la catégorie C concerne uniquement  les activités organisées par une personne tiers à l'Université ou un membre de l'UCL agissant en dehors de ses fonctions à l'Université.

 Les demandes sont introduites auprès de la cellule de réservation concernée, avec un préavis d'au moins six semaines.

 Voir formulaires de réservation en ligne* pour Louvain-la-Neuve et pour Bruxelles Woluwe, ou :

pour Louvain-la-Neuve :
 E-mail générique :   ou
 Tél. générique : 010/47 8787 - Tél. gestionnaires : 7 2032 ou 7 2088 ou 7 4600 - Fax : 010/473636

pour Bruxelles Woluwe :
 E-mail générique :
 Tél. gestionnaire : 02/764 4420 - Fax : 02/764 4419

* Dans chaque cas, le formulaire de demande doit être dûment complété, décrivant entre autre la nature de l'activité, la date, les heures, la localisation souhaitée et le matériel audiovisuel nécessaire (voir le formulaire sous rubrique pour Louvain-la-Neuve ou pour l'UCL-Bruxelles).

L'organisateur doit obligatoirement soumettre sa demande par écrit à l'approbation de principe de Monsieur Dominique Opfergelt, Administrateur général de l'UCL, et ce par l'intermédiaire de son attaché de cabinet, Monsieur Michel Van Windekens.

Il est rappelé que "L'UCL est soucieuse de pouvoir contribuer à un débat public ouvert en mettant ses auditoires à disposition des tiers, mais cette mise à disposition n'implique aucune position de l'UCL quant au contenu des débats, ni n'entend apporter aucune garantie universitaire ou scientifique à ceux-ci". Les organisateurs et les conférenciers ne peuvent associer indûment le nom de l'UCL aux propos tenus. Cette réserve s'applique également à tous travaux, publication ou activité dont ils sont les auteurs.

 Les autorisations sont accordées en tenant compte de la priorité donnée à l'enseignement et aux manifestations académiques.

Dans ce sens, les demandes sont soumises, par la cellule de réservation concernée, aux autorités compétentes accompagnées d'un avis signalant les répercussions prévues, notamment les déplacements d'activités prévues aux programmes des cours, qui doivent avoir lieu. En cas de difficultés, le problème est soumis à l'arbitrage de l'Administrateur général ou du Vice-Recteur aux affaires académiques.

  Une fois les autorisations accordées, la cellule de réservation concernée est chargé d'organiser la mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel.

 Pour les frais de mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel, il est prévu pour cette catégorie :

 des frais de location des locaux et du matériel audiovisuel (voir Tarifs sous rubrique).

L'UCL peut accorder une réduction de ces frais de location lorsqu'il est difficile ou injustifié d'inclure cette participation dans les montants réclamés aux participants de l'activité ou aux organismes qui la financent. La demande doit être faite dès l'entame de la procédure auprès de l'Administrateur général de l'UCL.

  Les renseignements utiles concernant les contraintes d'utilisation des locaux et du matériel audiovisuel, les demandes d'aide et l'assistance technique, le balisage temporaire, la réservation d'emplacements de parking, le service traiteur, ... sont précisés sous rubrique "Renseignements".