Vers une gestion cohérente et intégrée (par A.-M. Kumps)

L’administration n’est pas une fin en soi. Qu’elle soit centrale, facultaire ou locale, elle trouve son fondement dans le support qu’elle apporte aux missions de l’université. Si elle doit permettre aux deux missions essentielles de l’université, l’enseignement et la recherche, de se développer harmonieusement, elle doit également se préoccuper de la mise en œuvre de l’allocation des ressources, comme elle se doit d’assurer les services à fournir à la communauté universitaire.

Ainsi conçue, on retrouve bien l’organisation matricielle souvent prônée, les ressources et services étant transversaux par rapport aux missions.

Afin de répondre au mieux à leurs objectifs, les différentes composantes de l’administration doivent se centrer sur leurs fonctions et les besoins des utilisateurs grâce à une gestion cohérente et intégrée des domaines couverts. La création de la nouvelle administration du patrimoine immobilier et des infrastructures en constitue un bon exemple. Elle recouvrira toutes les facettes de la gestion du patrimoine immobilier aujourd’hui répartie entre trois administrations.

Il est clair qu’une réorganisation des structures ne génère pas, par elle-même, des économies ou des gains d’efficacité. C’est la façon dont les entités effectuent le travail qui leur est confié et collaborent entre elles qui peut conduire à de tels résultats. Il reste néanmoins que les structures, par l’identification précise des rôles, l’articulation des compétences et le rapprochement des fonctions complémentaires qu’elles permettent, peuvent faciliter la réalisation d’effets de synergie.

Par ailleurs, il est bon de le répéter, l’administration est unique et il convient d’en avoir une vue globale, l’objectif n’étant pas de déplacer la charge administrative d’un point à un autre, mais de mieux la répartir et de la diminuer. Dans cette perspective, il faut viser à un continuum administratif, en d’autres termes, articuler un service de proximité à des services généraux dotés d’une expertise à disposition de l’ensemble de l’institution. L’efficacité de l’action administrative passe également par une transversalité accrue favorisant la coopération entre les différentes entités et la participation à des projets communs.

Fonctionnement transparent, langage commun, procédures clairement identifiées, circulation rapide de l’information, articulation des priorités autour de projets communs évalués de manière globale sur base d’indicateurs concertés, tels sont quelques uns des maîtres-mots qui devront guider la réflexion sur l’administration.

Pr Anne-Marie Kumps, administrateur général