Règlement Fonds d'appui à l'internationalisation

1. Objectif général
2. Objectifs particuliers
3. Procédure
4. Durée et budget
5. Critères de recevabilité
6. Critères de sélection
7. Rapport d'activités

 1. Objectif général

Avec le 'Fonds d'appui à l'internationalisation', l'UCL souhaite se donner la capacité d'entreprendre ou de développer, de sa propre initiative, des relations de coopération avec des partenaires internationaux. Le but recherché par l'UCL est de hausser le niveau qualitatif de son enseignement, de sa recherche et du service rendu à la société, en vue de se rendre plus performante, mais aussi plus visible et plus attractive au niveau international.

2. Objectifs particuliers

• Développer les partenariats internationaux de l'UCL et ce, en fonction de l'intérêt qu'ils présentent du point de vue de l'amélioration du niveau de la formation, de la recherche et du service à la société à l'UCL.
• Favoriser la création de réseaux de collaborations permettant de promouvoir ou d'accélérer des actions de recherche, d'enseignement et de service à la société au plan international.
• Stimuler une plus grande circulation des personnes pour permettre à des membres de l'Université de fréquenter les lieux et les personnes les plus réputés et d'inviter ces dernières à l'UCL dans le cadre de relations de réciprocité.
• Apporter une plus-value institutionnelle à des contacts académiques individuels, en inscrivant ceux-ci dans un partenariat privilégié avec une institution étrangère de qualité. 

3. Procédure

Chaque semestre de l'année académique, un appel à projets est lancé par le Conseil des Relations Internationales (CRI) de l'UCL; cet appel fixe la date limite d'introduction des demandes et précise éventuellement certaines priorités fixées par les Autorités de l'UCL et/ou par le CRI.

Les demandes sont introduites à l'Administration des relations internationales par le promoteur du projet, sur le formulaire téléchargeable via internet. Il y sera fait mention :

• du nombre -et si possible du nom- des personnes ayant à se déplacer
• de la durée des séjours et des destinations
• de la programmation précise des activités
• du budget demandé, ventilé par année civile ou par année académique
• de précisions sur la contribution financière du/des partenaire(s).

L'ADRI transmet les propositions jugées recevables à la Commission "Mobilité et internationalisation" (CMI) qui effectue une sélection et soumet celle-ci pour approbation au Conseil des relation internationales. Le CRI communique les résultats de la sélection aux promoteurs des projets et, pour information, au Conseil académique.

La décision d'octroi du financement aussitôt prise, l'Administration des Finances (ADFI) de l'UCL procède à l'ouverture d'un compte interne ad hoc, alimenté annuellement à concurrence du budget accordé et en fonction du bon déroulement du calendrier des activités.  Son titulaire en est le promoteur principal du projet ou son délégué.

4. Durée et budget

Le financement peut être accordé pour une période de 1 à 3 ans maximum. Le montant maximum octroyé est de 5 000 € par an.

Les dépenses prises en compte sont celles liées à la mobilité des personnes:

• frais de voyage: dans un rayon de 400 km, train 1re classe; au-delà, avion au tarif le plus économique ;
• frais de séjour (logement et repas): per diem, 100 €/jour avec un maximum de 500 € pour 7 jours, 800 € pour deux semaines, 1 000 € pour trois semaines, 1 200 € pour un mois;
• frais administratifs et autres frais liés au projet : à concurrence de 10 % maximum du budget.

5. Critères de recevabilité

Pour être recevable, tout projet devra :

• être introduit sur le formulaire ad hoc;
• faire l'objet d'une décision collective d'une entité de l'Université (faculté, centre de recherche, institut); cette entité est représentée par un promoteur;
• recevoir l'avis favorable du Doyen ou du Président de l'Institut;
• être accompagné d'une lettre émanant du responsable de l'institution partenaire expliquant son intérêt pour la collaboration envisagée;
• proposer un budget et une durée qui respectent le présent règlement;
• ne pas être finançable par un autre budget de l'UCL ou par un organisme extérieur (RW, CGRI, UE, …).

6. Critères de sélection

Outre le budget qu'il décide d'y consacrer annuellement, le Conseil des relations internationales (CRI) tiendra compte des éléments suivants lors de la sélection:

• Caractère collectif: la demande est l'émanation d'une entité de l'UCL et doit avoir des retombées collectives avérées;
• Innovation : le financement doit permettre prioritairement, à l'entité qui en fait la demande, de créer ou de renforcer une collaboration innovante en matière d'enseignement et/ou de recherche et/ou de service à la société;
• Réciprocité: il est attendu des demandeurs qu'ils obtiennent une certaine réciprocité de la part du partenaire étranger, permettant ainsi à l'UCL de retirer un renforcement mutuel de cette collaboration;
• Durabilité: les projets sont conçus pour renforcer des relations durables; les équipes qui les introduisent doivent donc être composées majoritairement de personnes attachées de manière permanente à l'institution, tant en ce qui concerne l'UCL que l'université partenaire;
• Qualité et/ou complémentarité: le partenaire sera choisi en fonction de sa qualité et/ou de sa complémentarité par rapport à l'UCL et pas nécessairement en fonction de sa situation géographique; 
• Source de financement: outre la priorité accordée à des projets qui, pour des raisons diverses, sont difficilement finançables par un autre bailleur de fonds, une attention particulière sera donnée aux projets qui bénéficient d'un cofinancement de l'institution partenaire.

7. Rapport d'activités

Le rapport d'activités est produit à l'échéance de la période couverte par le financement et avant toute demande de renouvellement éventuelle. Ce rapport comprend, outre la justification des dépenses, année par année, une évaluation de la coopération: les échanges qui ont eu lieu, les retombées pour l'entité qui en fait la demande en matière de formation et de recherche, les publications, le développement futur du partenariat (y compris les sources de financement escomptées).

Le rapport est transmis à la Commission "Mobilité et internationalisation" (CMI) qui vérifie si les objectifs annoncés ont été atteints. Cette évaluation sera prise en compte dans les décisions ultérieures au sujet de projets émanant d'une entité.

Version du 6 mars 2006, remaniée le 19 octobre 2011