- Règles générales en matière de courrier électronique à l'UCL et Nouvelle adresse (15 mars 07)
- Complément d'informations pour obtenir une adresse de courrier électronique 'uclouvain.be' (21 mai 07)
- Avenant à propos des boursiers CUD (13 juillet 2007)
- Avenant à propos des doctorands et des post-doctorands (15 octobre 2007)
- Durée de validité du courrier électronique après avoir quitté l’UCL (22 octobre 2007)
- Avenant pour les cas hors UCL (23 octobre 2007)
- Liste des entités de l'Unité technique d'exploitation (UTE) : les personnes employées par ces entités auront une adresse du même format que celle du personnel de l'UCL (5 novembre 2007)
- Liste des organismes subsidiants reconnus par l'UCL (12 novembre 2007)
Complément d'informations pour obtenir une adresse de courrier électronique 'uclouvain.be'. Examen de situations particulières.
- 21 mai 2007 -
1. Entités juridiques distinctes de l'UCL mais agréées ou conventionnées par l'UCL , comme indiqué ci-après et approuvé par le GSI :
Peuvent être intégrées au domaine 'uclouvain.be' des entités juridiques distinctes de l'UCL, pour autant que :
i) l'UCL en tant qu'institution soit majoritaire dans les organes sociaux de ces entités,
ii) qu'à leur demande, un accord formel de l'autorité ait été marqué, notamment eu égard au fait que
iii) le but social de ces entités respecte les conditions d'usage de BELNET.
Pour l'adressage mail, les personnes employées par ces entités auront une adresse du même format que celle du personnel de l'UCL.
En corollaire, toute entité juridiquement distincte de l'UCL qui ne remplit pas les conditions supra doit être maintenue hors du domaine UCL, même si, pour respecter des conventions de service en cours, elles resteraient transitoirement hébergées sur des machines SGSI. |
2. Autres situations dans lesquelles les personnes concernées ont bien un "titre de séjour" estampillé UCL.(par. ex. les chercheurs sur First-entreprise); il s'agit de conventions signées par le recteur et citant nommément les chercheurs concernés par la recherche. Mais, n'étant pas rémunérés par l'UCL, ils ne sont pas dans SAP-HR; à traiter de manière individuelle.
3. Autres personnes qui ne disposent d'aucun titre de séjour, mais par opportunité, l'UCL souhaite leur donner cette facilité, les intégrer à la communauté universitaire. Ces situations, par définition, ne peuvent être listées a priori.
Lorsque ces situations se présentent, en saisir par l'intermédiaire du Directeur du SGSI, le chef de cabinet de l'Administrateur général ou/et le chef de cabinet du Recteur, pour vérification/décision.
Le secrétariat du SGSI gardera trace des cas de figures (et autorisations accordées) pour les asbl et situations particulières, citées plus haut.
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Avenant à propos des boursiers CUD
- 13 juillet 2007 -
Si le financement de la bourse mène à la réalisation d'un doctorat pour l'individu, alors une adresse de type "personnel" peut être octroyée à la personne. Si le financement ne conduit qu'à une formation complémentaire, alors le boursier garde uniquement une adresse "étudiants".
L'organisme de financement doit être connu des Autorités.
Avenant à propos des doctorands et des post-doctorands
- 15 octobre 2007 -
Cas UCL
Chercheurs en cours de doctorat à l'UCL et financés par une bourse octroyée par un organisme public
Ces personnes, qui disposent déjà d'une adresse "student.uclouvain", pourraient effectivement être reconnues comme membre du corps scientifique, à la condition que leur organisme subsidiant soit ajouté à la liste des organismes reconnus par l'UCL.
Chercheurs post-doctorands sur fonds propres
Il conviendra de les accueillir officiellement à l'UCL et demander par exemple l'octroi du titre de collaborateur scientifique. La demande doit être adressée au recteur, sous le couvert du doyen et du président de département.
Doctorands qui poursuivent leur doctorat au-delà de la durée de leur financement (mandat PS ou bourse de doctorat)
Ils peuvent conserver leur adresse mail 'uclouvain.be' jusqu'à la fin de l'année académique durant laquelle ils auront présenté leur thèse. Cette disposition est motivée par le souci de ne pas inutilement leur imposer de rupture dans leur identité 'professionnelle'.
Etudiants boursiers en attente
S'ils ne sont pas inscrits au moins au rôle à la date du 30 octobre, ils perdront leur adresse électronique 'student.uclouvain'. Ils n’obtiendront une adresse 'uclouvain.be' qu’après avoir obtenu leur bourse et être reconnu par le service du personnel.
Cas hors UCL
Chercheurs en cours de doctorat hors de l'UCL
Qu'ils soient financés ou non, ils ne sont ni étudiants, faute d'inscription au doctorat à l'UCL, ni membres du corps scientifique, faute d'un titre quelconque reconnu par le recteur. Ces personnes ne pourraient donc justifier en aucune hypothèse de l'usage d'une adresse à l'UCL.
La demande d'adresse à l'UCL pourrait être introduite s'il existe une convention d'accueil, une cotutelle ou s'il s'agit d'un stage accompli à l'UCL dans le cadre de ce doctorat.
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Durée de validité du courrier électronique après avoir quitté l’UCL
- 22 octobre 2007 -
De manière générale, lors d’un départ de l’UCL:
- Il convient de distinguer la date d’inactivité (de départ) de la personne de l’UCL de la désactivation de son adresse de courrier électronique (@uclouvain.be).
La période de grâce pour le courrier électronique serait de 6 mois pour tout le monde à l’exception des étudiants pour lesquels la validité de leur courrier électronique est lié à la validité de la carte à puce : 1 mois au delà de la fin de l’année académique.
- L’adresse email de la personne concernée peut être liée à une boîte aux lettres locale à l’UCL ou redirigée à l’extérieur.
Les exceptions reconnues à la règle générale concernent:
- Démissions et révocations: la personne perd instantanément tous ses accès, disparaît des annuaires de l’UCL et son adresse électronique est soit annulée instantanément, soit redirigée manuellement vers un chef de service ou un collègue pendant une période de grâce (6 mois).
- Décès en tant que membre de l’UCL: les accès sont supprimés, le nom de la personne disparaît des annuaires de l’UCL. L'adresse électronique est soit annulée, soit redirigée manuellement vers un chef de service ou un collègue pendant une période de grâce (6 mois).
Outre les exceptions précisées ci-avant, les dates d’inactivité concernent aussi:
- le personnel académique admis à l’éméritat, et ce, jusqu’à l’âge de 70 ans révolu
- le personnel scientifique définitif ou temporaire admis à la pension
- le personnel administratif, technique et ouvrier admis à la retraite
Dans l’éventualité où une personne de ces catégories souhaite continuer une activité officielle au sein de l’UCL, elle devra être accueillie officiellement à l'UCL et demander par exemple l'octroi du titre de collaborateur scientifique, bénévole, … A ce titre, elle pourra continuer à bénéficier de services de l’UCL comme le courrier électronique. La période de grâce en fin d’extension de l’activité pourrait être nulle.
Un bureau de gestion des identités sera créé. Il aura pour rôle de prendre les décisions dans les cas particuliers de gestion des identités.
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Avenant pour les cas hors UCL
- 23 octobre 2007 -
Si une personne travaille dans une équipe UCL et dans les locaux UCL mais financée par une institution extérieure (p.ex. autre université ou organisme reconnu), elle bénéficiera d'une adresse de courrier électronique 'uclouvain.be'. En effet, elle sera sous contrat de travail avec convention signée avec l'UCL.
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Liste des entités de l'Unité technique d'exploitation (UTE) : les personnes employées par ces entités auront une adresse du même format que celle du personnel de l'UCL - 5 novembre 2007 -
- asbl Restaurants universitaires de Louvain-la-Neuve et de Woluwé
- asbl Inesu
- asbl ICP
- asbl UCL Hainaut
- asbl Certech
- asbl Louvain Développement
- asbl Le Relais
- asbl Université des Aînés
- asbl Univers Santé
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Liste des organismes subsidiants reconnus par l'UCL - 12 novembre 2007 -
- le Fonds National de la Recherche Scientifique
- le Fonds de la Recherche scientifique Fondamentale Collective
- le Fonds de la Recherche Scientifique Médicale
- l'Institut Interuniversitaire des Sciences Nucléaires
- le Fonds de la Recherche dans l'Industrie et l'Agriculture (FRIA, ex-IRSIA)
- les Fonds de recherches scientifiques d'initiative ministérielle
- tout autre organisme, national ou étranger, reconnu par le Conseil académique et ayant conclu des conventions en exécution desquelles des chercheurs ont été autorisés par le recteur à travailler à l'Université.
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