Guide pour étudiants d'échanges - Informations pratiques

1. Bienvenue
2. Procédures d'admission
3. Inscription
4. Contact
5. Etudier à l'Institut d'études européennes
6. Informatique
7. Accès à la Bibliothèque

1. Bienvenue

Bienvenue à l'Institut d'études européennes de l'UCL!
Vous avez été sélectionné comme étudiant d'échanges pour passer un semestre ou une année académique dans notre institution. Nous ferons notre possible pour vous aider dans votre intégration sociale et votre séjour académique à Louvain-la-Neuve. Pour des informations générales sur l'Université catholique de Louvain, vous pouvez vous rediriger vers le site suivant: http://www.uclouvain.be/international.html

2. Procédures d'admission

L'Institut d'études européennes n'accepte que des étudiants qui arrivent dans le cadre d'une convention bilatérale préalablement signée au niveau départemental. Ces conventions sont essentielles pour assurer à chaque étudiant, partant ou arrivant, une assistance académique et administrative spécifique.

Une fois que l'institution partenaire nous informe de la sélection d'un étudiant d'échanges, la responsable des échanges de l'IEE lui envoie par courriel un formulaire de demande d'admission, le programme de cours avec les valeurs ECTS et un contrat d'études ECTS.

Ce formulaire, complété et signé, doit lui être renvoyé par courrier postal, avec les documents requis :

1. Une photocopie du passeport ou de la carte d'identité (les citoyens non-européens doivent posséder un visa);
2. Un certificat d'étudiant d'échange délivré par l'Université d'origine;
3. Trois photos couleurs;
4. Le relevé des notes de toutes les années universitaires.

De plus, le formulaire et les annexes doivent être accompagnés d'un contrat d'études ECTS détaillant la liste des cours que l'étudiant souhaite suivre pendant son séjour à l'UCL.

La date limite pour recevoir le formulaire de demande d'admission et le contrat d'études est le 31 mai pour le premier semestre ou l'année complète, et le 30 novembre pour le second semestre.

3. Inscription

Au secrétariat des étudiants de l'UCL : à leur arrivée, les étudiants doivent se présenter au secrétariat des étudiants dans les Halles universitaires (bâtiment principal de l'Université), Place de l'Université, 1 afin de s'y inscrire. Ils doivent présenter une attestation d'assurance médicale (formulaire E111 ou équivalent) et la lettre d'autorisation d'inscription.

A l'Institut d'études européennes : les étudiants doivent se présenter au secrétariat administratif situé au 2ème étage, bureau B-233, du bâtiment Doyens, place des Doyens 1. Ils se rendront ensuite au secrétariat des études (bureau B-235) pour s'inscrire aux cours mentionnés dans le contrat d'études. Des changements au contrat d'études ECTS sont permis moyennant l'accord des coordinateurs ECTS de l'institution d'accueil et d'origine. Le secrétariat des études gère l'inscription aux cours et aux examens et produit le relevé des notes ECTS.

4. Contact

La responsable des échanges est la secrétaire administrative, Beata Dunaj, 2ème étage (B-233) du bâtiment Doyens, place des Doyens 1. Les prises de rendez-vous se font par e-mail : #mailto:Beata Dunaj:beata.dunaj@uclouvain.be Tél: 00 32 (0)10 47 84 89. Le secrétariat des études, Nadine Gelinne, (B-235) est ouvert du lundi au vendredi de 10h00 à 12h30 et de 14h30 à 16h30 - fermé le jeudi. Tél : 00 32 (0)10 47 84 88.

5. Etudier à l'Institut d'études européennes.

D'après le système ECTS, une charge de travail normale pour une année académique est de 60 ECTS et pour un semestre de 30 ECTS. Bien que ce soit du ressort de l'université d'origine de déterminer le nombre exact de crédits à obtenir, l'IEE s'attend à ce que l'étudiant aie une charge de travail équivalente à celle qu'il aurait dû prendre dans son université d'origine.
La liste complète des cours et des programmes de l'IEE est sur notre site internet.
Suivant les exigences spécifiques de l'institution d'origine et moyennant une autorisation explicite du coordinateur ECTS et/ou du Secrétaire Académique de l'IEE, les étudiants peuvent être autorisés à suivre un nombre limité de cours appartenant à d'autres programmes de l'UCL.
Lors de l 'élaboration du programme d'études, veuillez prendre en compte le semestre au cours duquel le cours est donné.
L'étudiant doit présenter les examens des cours auxquels il est inscrit. Il pourra représenter les examens auxquels il n'a pas obtenu un résultat satisfaisant. Chaque examen ne peut être présenté que 2 fois par an.
Il est grandement conseillé aux étudiants de suivre les cours depuis le debut du semestre afin d'accroître leur chance de réussir leurs examens à l'UCL.
A la fin du séjour, un relevé des notes sera envoyé au coordinateur départemental de l'institution d'origine. Ce document est exclusivement destiné à la reconnaissance académique par l'institution d'origine des cours suivis à l'UCL.

6. Informatique

Suite à son inscription à l'UCL, l'étudiant recevra une carte d'étudiant et un login/mot de passe pour accéder à l'internet.
Des salles informatiques sont disponibles au bâtiment Doyens, au niveau -1. Les étudiants peuvent y accéder de 8H00 à 22H00.

7. Accès à la Bibliothèque

Les bibliothèques sont accessibles aux étudiants sur présentation de leur carte d'étudiant. L'Institut possède un Centre de documentation européenne (CDE) dépositaire d'ouvrages, revues sur les affaires européennes. Son personnel prodigue également de nombreux conseils dans la recherche documentaire.