Admission procedure for exchange students


Principles

The status of exchange student is strictly reserved for persons studying at UCL in the framework of bilateral agreements and admitted upon the basis of an ECTS Learning agreement.

The registration of exchange students is free, covers one academic year, and is not renewable.

At the end of the period of study at UCL, no official diploma or certificate whatsoever will be delivered to them, but an ECTS Transcript of records will be issued for the exclusive purpose of transfer to the home university of credits obtained at UCL.

Procedures

Admission and registration of exchange students is organised through the faculty or the department. An exchange student will receive a registration form once the UCL department has been informed of his/her selection by the home institution. The form should be sent back before May 31 (1st semester) or November 30 (2nd semester) to the UCL departmental co-ordinator, together with the following documents:

  • a photocopy of a valid passport or identity card;
  • an exchange student certificate issued by the sending university;
  • an ECTS Learning agreement duly signed by the academic coordinator of the sending university;
  • a transcript of records of all preceding years in higher education;
  • three colour photos.

The departmental co-ordinator will forward the registration form to the enrolment office who will send the student an acceptance document, "Autorisation d'inscription", to be used for possible visa application procedures.

Upon arrival, students should go to the enrolment office in Louvain-la-Neuve or Brussels in order to register at the university. They should be in possession of the following documents:

  • a valid passport or identity card (non-European Union citizens should be in possession of a visa);
  • the UCL acceptance document "Autorisation d'inscription";
  • a proof of health insurance (European health card or a private insurance certificate).
     
composant_base admission étudiants d'échange

Statut de l'étudiant d'échange

Le statut d'étudiant d'échange est réservé de manière exclusive aux personnes qui étudient à l'UCL dans le cadre des accords de mobilité (Erasmus e.a.) et qui ont été admis par la faculté d'accueil sur base d'une proposition de Contrat d'études ECTS en bonne et due forme. Les étudiants d'échange sont exemptés du paiement des droits d'inscription. Leur inscription est valable pour une année académique au maximum et n'est pas renouvelable.
A l'issue de leur séjour d'études à l'UCL, aucun diplôme ou certificat ne leur sera délivré, mais un relevé de notes ECTS sera établi en vue du transfert à l'université d'origine des crédits obtenus à l'UCL.

Procédures

L'admission des étudiants d'échange se fait via la faculté. Une fois informée de la sélection d'un étudiant d'échange, la faculté lui enverra une fiche d'inscription. Cette fiche devra être renvoyée au plus tard pour le 31 mai (1er quadrimestre) ou le 30 novembre (2ème quadrimestre) au coordonnateur facultaire à l'UCL, accompagnée des documents suivants:

  • une photocopie de la carte d'identité ou du passeport;
  • une attestation de l'université d'origine certifiant que le séjour de l'étudiant se réalise dans le cadre d'une convention d'échange (Erasmus ou autre);
  • un contrat d'études ECTS, signé par le coordonnateur académique de l'université d'origine;
  • un relevé de notes des années d'études universitaires précédentes;
  • trois photos couleur.

Le coordonnateur facultaire fera suivre le dossier à l'administration centrale de l'université qui enverra à l'étudiant une "Autorisation d'inscription", avec laquelle il pourra, le cas échéant, faire les démarches en vue de l'obtention d'un visa.

Dès son arrivée à Louvain-la-Neuve ou à Bruxelles (Faculté de médecine), l'étudiant devra se présenter au Secrétariat des étudiants en vue de s'inscrire à l'UCL, muni des documents suivants:

  • la carte d'identité ou le passeport (les étudiants ressortissants de pays ne faisant pas partie de l'Union européenne doivent être en possession d'un visa);
  • la lettre d'autorisation d'inscription à l'UCL;
  • une attestation d'assurance soins de santé (carte européenne d'assurance maladie ou preuve d'une assurance privée).
     
| 21/02/2011 |