Courrier électronique : envois multiples et listes de diffusion

Si vous correspondez souvent avec un même groupe de personnes et que vous ne voulez pas introduire les mêmes adresses chaque fois via le clavier, vous pouvez créer un groupe ou une liste dans le carnet d'adresses de votre logiciel de courrier électronique et lui donner un nom. Cette liste se crée donc au niveau de votre poste de travail.

Mais il existe aussi les listes de diffusion créées par l'UCL et gérées au niveau des serveurs du service informatique. Elles permettent d'envoyer des messages à plusieurs destinataires sans connaître les adresses de courrier électronique de chacun, ni même parfois le nombre exact des destinataires qui composent la liste. Une telle liste possède elle-même une adresse de courrier électronique !

Ces listes de diffusion peuvent être utilisées pour envoyer un message court et plutôt sans annexe.
Dans certains cas, la liste de diffusion sera modérée. Cela signifie qu'un modérateur autorisera ou non la diffusion d’un message envoyé.

A l'UCL, certaines listes de diffusion officielles sont créées à partir de l'information présente dans le répertoire électronique de l'UCL. Ce sont les listes de diffusion "structurelles" de l'université concernant les organes de l'Université, les membres du personnel ou les étudiants. D'autres listes de diffusion, non officielles, appelées listes d'usage, peuvent être créées pour répondre à des besoins spécifiques (colloque, groupe de travail, etc.).

Toute personne exerçant un mandat officiel à l’UCL peut demander la création de listes de diffusion officielles. Les listes de diffusion à destination des étudiants sont créées à la demande des Directeurs administratifs de faculté (DAF) et les listes de diffusion d'usage sont créées à la demande de tout membre de la communauté universitaire. Les demandes peuvent être faites au Service Desk ou adressées via l'interface Sympa (après identification) au responsable des listes de diffusion de l’UCL.

Diverses listes de diffusion ont été mises au point par grande catégorie de personnel. Pour mieux comprendre les différences entre les listes du personnel, les listes des membres d'un corps et les listes de membres de la communauté universitaire : lire " Les listes de diffusion en détail..."
Les listes relatives à l'ensemble de l'UCL (-ucl) ne peuvent être utilisées qu'avec autorisation. Les autres listes sont d'usage libre pour autant que l'émetteur du message ait une adresse de courrier électronique @uclouvain.be et qu'il utilise, pour l'envoi du message, les serveurs SMTP de l'UCL (smtp.sgsi.ucl.ac.be).
Si vous constatez qu'une liste de diffusion officielle n'est pas correcte, contactez le service du personnel. Ces listes sont en effet créées sur base d'informations en provenance de leur service.

Les listes de diffusion des étudiants permettent de communiquer avec les membres d'un cours, d'un programme... La liste relative à un cours est constituée des étudiants inscrits et des titulaires du cours. Les listes relatives à un programme ou à une année d'étude comprennent les étudiants inscrits ainsi que le Directeur Administratif de Faculté (DAF). L'inscription aux listes de cours, programmes et années d'études est automatique en fonction des inscriptions. Pour mieux comprendre les différences entre les listes des étudiants : lire "Listes diffusion des étudiants ".
Les listes de "programmes " et les listes "facultaires" sont modérées par le DAF. Les listes relatives à l'ensemble des étudiants doivent recevoir l'aval du Vice-recteur aux affaires étudiantes.

Toutes les listes de diffusion peuvent être consultées sur les serveurs :
• Listes de diffusion officielles du personnel : https://listes-1.sipr.ucl.ac.be/institution
• Listes de diffusion officielles des étudiants : https://listes-3.sipr.ucl.ac.be/student
• Listes de diffusion d'usage : https://listes-2.sipr.ucl.ac.be/sympa

Pour plus de détails :
- Liste de diffusion dans le Catalogue des Services
- Les listes de diffusion en détail...
- Politique en matière de listes de diffusion