Accueil des chercheurs visiteurs

Dispositions générales

Les "visiteur·euses" sont des chercheur·euses ou des enseignant·es qui, tout en restant attaché·es à leur institution d'origine (université, centre de recherche, administration ou entreprise), effectuent sous le couvert d'une mise en disponibilité totale ou partielle de leur institution ou dans le cadre d'un accord de coopération, de courts séjours de recherche dans une unité ou un laboratoire de l'UCLouvain.

Le·la chercheur·euse visiteur·euse post-doc est affilié·e à l'institut du·de la professeur·e invitant. Si son séjour dépasse 9 mois, il est possible de demander le statut de collaborateur scientifique (ce qui ne dispense pas du permis de travail, voir point 2).

Ces visiteurs·euses bénéficient d'un financement propre, l'Université pouvant tout au plus intervenir en remboursement de frais selon les dispositions arrêtées par le Conseil d'administration n° 524 du 24 juin 2009 (voir §3 Indemnités).

Demande d'accueil

La procédure à suivre pour l'accueil des visiteurs·euses diffère en fonction de la durée du séjour et de la nationalité du·de la visiteur·euse. 

Séjour jusqu'à 14 jours 

Une lettre d'accueil (exemple de modèle de lettre) est envoyée au·à la visiteur·euse par la faculté/l'institut signée par un membre du personnel - académique, scientifique ou administratif - mandaté, avec une copie pour nathalie.janssens@uclouvain.be (ADFI). Parallèlement, un mail sera transmis au Service Risques et patrimoine financier (GERI) via serviceassurances@uclouvain.be en mentionnant explicitement la qualité de visiteur·euse, avec une copie pour les RH via visiteurs@uclouvain.be

Séjour de 15 jours à 3 mois

Le·la responsable est invité·e à compléter le formulaire d'accueil et à l'envoyer aux RH via cette demande d’accueil de visiteur , accompagné d'un CV administratif du·de la visiteur·euse. Les RH envoient la lettre d'accueil signée par la Rectrice au·à la visiteur·euse, avec une copie au·à la responsable et une copie à ADFI, si le séjour dépasse 30 jours.

Séjour de plus de 3 mois 

• Visiteur·euses ressortissant·es belges
  Le·la responsable envoie aux RH le formulaire d'accueil (English version) accompagné du CV administratif du·de la visiteur·euse via cette demande d’accueil de visiteur. Les RH  envoient la lettre d'accueil signée par la Rectrice au·à la visiteur·euse avec une copie pour le·la responsable et une copie à ADFI.

• Visiteur·euses ressortissant·es d’un Etat membre de l'EEE
  Le·la responsable envoie aux RH le formulaire d'accueil (English version) accompagné du CV administratif du·de la visiteur·euse et d’une copie de passeport via cette demande d’accueil de visiteur. Les RH envoient la lettre d'accueil signée par la Rectrice au·à la visiteur·euse avec une copie pour le·la responsable et une copie à ADFI. La déclaration Limosa est à effectuer par l'institution d'origine; l'accusé de réception est à envoyer aux RH via visiteurs@uclouvain.be

• Visiteur·euses ressortissant·es d’un Etat membre autre que l’EEE
  Le·la responsable envoie aux RH le formulaire d'accueil (English version) accompagné du CV administratif du·de la visiteur·euse et d’une copie de passeport via cette demande d’accueil de visiteur. Les RH envoient la lettre d'accueil signée par la Rectrice au·à la visiteur·euse avec une copie pour le·la responsable et une copie à ADFI. La déclaration Limosa est à effectuer par l'institution d'origine; l'accusé de réception est à envoyer aux RH via visiteurs@uclouvain.be
  Les visiteur·euses ressortissant·es d’un Etat membre autre que l'EEE sont soumis à l'obligation de posséder un permis unique pour l'obtention du visa; un délai minimum de cinq mois est à prévoir pour régler toutes les formalités administratives.

Indemnités

L’octroi des per diem et des frais de logement diffère selon la durée du séjour. La distinction de la durée se fera par référence à la notion de « mission de courte durée » admise par l’administration fiscale, à savoir 30 jours.

Séjours de courte durée (maximum 30 jours) :    

• Per diem de 50€ max./jour : couvre les frais de séjour, déplacements, repas, communications téléphoniques, pourboires, ...

• Frais de logement de 70€ max./jour.            

• Frais de voyage :

  • depuis un pays limitrophe : remboursement plafonné au tarif du train en classe économique;

  • depuis un pays non limitrophe :

    • remboursement plafonné au tarif réel du train en classe économique ;

    • remboursement plafonné au tarif réel en avion en classe économique.

L'intervention dans les frais de voyage s'opère sur base de justificatifs envoyés par le professeur invitant à l'Administration financière (ADFI).

Séjours de longue durée (plus de 30 jours) :

L’intervention dans les frais s’opère uniquement sur base de justificatifs envoyés par le professeur invitant à l’Administration financière (ADFI).

Le Louvain Global College of Law peut décider de participer aux frais.

Séjour de plus d'un mois