Dépôt DIAL

L'étape de dépôt du mémoire/TFE dans la plateforme DIAL est OBLIGATOIRE

ATTENTION, il existe une NOUVELLE PLATEFORME à partir de MAI 2025 : 

• Guide du déposant A SUIVRE SCRUPULEUSEMENT
• NOUVEAU Lien pour le dépôt: https://dial-mem.test.bib.ucl.ac.be/home

BON A SAVOIR !

•   Le ou les fichiers que vous vous apprêtez à déposer en ligne constitue(nt) la version officielle de votre mémoire et seront communiqués comme tels au jury.
• Les exemplaires imprimés à remettre à votre jury (promoteur et lecteur) devront obligatoirement être imprimés à partir des fichiers déposés.
• La non-conformité de la version imprimée avec la version électronique peut amener le jury d'examen à décider d'une irrégularité du fait de l'étudiant et l'attribution d'une note "T" (0/20).
• Un étudiant ne peut déposer qu'un seul mémoire par session (Exception : un étudiant défendant 2 mémoires pour 2 programmes d'études distincts lors d'une même session dépose un premier mémoire et s'adresse au gestionnaire du deuxième programme pour réaliser le second dépôt.)
• Sachez que le titre du mémoire sera reproduit sur l'annexe de votre diplôme tel que vous l'aurez introduit ici.

SOYEZ donc particulièrement ATTENTIFS.VES à déposer les bonnes versions de vos fichiers et à l'exactitude des données que vous allez introduire.

Les étapes en bref

Les étudiants qui achèvent un diplôme de 2e cycle accèdent, après identification, à leur espace personnel « MyDIAL », qui leur permet de déposer un ou plusieurs mémoires à leur nom. 
Le dépôt peut être démarré, interrompu et repris ultérieurement à cet endroit. Une fois le dépôt finalisé, l’espace personnel permet de suivre le processus de « validation » réalisé par l’administration facultaire.

1.Identification et authentification

• Pour démarrer un dépôt, rendez-vous sur la plateforme DIAL.mem et identifiez-vous avec votre compte UCLouvain. 

• Cliquez sur le bouton « Se connecter » situé en haut à droite de de l’écran : 

• Cliquez ensuite sur le bouton « UCLouvain SSO ». 

• Une fois identifié·e et authentifié·e, votre nom apparaît en haut à droite de l’écran, à la place de « se connecter » et 2 nouveaux éléments apparaissent dans la barre de menu supérieure :

• - À gauche un bouton « MyDIAL »

  - Au milieu un bouton « + Déposer »

2. Démarrer un dépôt

• Cliquez sur le bouton « + Déposer »

Une fenêtre s’ouvre et vous invite à cliquer sur le bouton vert « démarrer » et à lire et accepter les conditions générales d’utilisation de la plateforme.

• Cliquez sur le bouton « J’accepte ».

Le formulaire de dépôt à proprement parler s’ouvre alors. 

Il contient 3 zones : 

1. La zone « Fichiers »
2. La zone « Informations sur le mémoire » 
3. La zone « Licence »

3. Charger le fichier du mémoire et ses annexes

La première zone du formulaire est celle dans laquelle on peut charger et gérer le fichier du mémoire et les annexes. 

Tant que le dépôt n’est pas finalisé, il est possible d’ajouter, de supprimer des fichiers et de modifier les informations qui y sont liées.

Rappel : le dépôt doit comporter au minimum 1 fichier PDF couvrant le texte du mémoire. Le nombre de fichiers pour les annexes n’est pas techniquement limité. 

Pour chaque fichier, on procède en 2 temps :

1. on charge le fichier dans le formulaire
2. on modifie les informations du fichier : on le renomme si nécessaire et on en restreint l’accès si on ne souhaite pas un accès libre

4. Décrire les fichiers

Depuis la zone fichier du formulaire, cliquez sur le bouton "Modifier" 

Nommer les fichiers

Le nom du ou des fichiers que vous déposez apparaîtra tel quel sur le site DIAL.mem. 

Il est donc important, par souci de clarté pour le public et de cohérence, de renommer vos fichiers en reprenant les informations suivantes, séparées par un underscore (tiret bas). Évitez les accents, les espaces et les symboles.

1. Nom-de-famille
2. NOMA
3. Année-de-défense
4. (Mention d’annexe) 
5. Extension de fichier

S’il y a plusieurs auteurs, juxtaposez-les en indiquant pour chacun leur nom de famille et leur NOMA.
S’il y a plusieurs annexes, numérotez-les (_Annexe1, _Annexe2, etc.)

Choisir un type d'accès

Vous avez le choix entre 4 modalités d’accès et vous pouvez définir des modalités variées pour le texte du mémoire et pour chacune des éventuelles annexes. Songez-y si vos annexes comportent des données confidentielles.

• Accès libre (type sélectionné par défaut par l’application au moment du chargement des fichiers) : tout le monde peut consulter le document, dès sa publication dans DIAL.mem (après qu’il a été validé par votre faculté et seulement après l’obtention de votre diplôme).
• Accès interdit : personne ne pourra consulter le document, mais il sera tout de même archivé dans le dépôt et la notice descriptive restera visible pour tout le monde.
• Accès restreint : seules les personnes connectées au réseau fermé de l’UCLouvain (et au réseau fermé des institutions partenaires, dans le cas d’un master interuniversitaire) pourront consulter le document.
• Accès avec embargo : l’accès sera d’abord interdit jusqu’à la date que vous choisissez. Au-delà de cette date, le document sera en accès libre. (Remarque : il n’existe pas de formule combinant une période d’embargo suivie d’un accès restreint.)

Définir le fichier principal

Si vous déposez plusieurs fichiers, vous pouvez préciser celui contient le texte du mémoire (par opposition aux annexes). Ainsi, ce fichier principal apparaîtra en premier dans la notice descriptive de votre mémoire (et sa page de couverture servira à créer l’icône-miniature du mémoire dans l’interface publique). 

5. Description du mémoire

La seconde zone du formulaire reprend les informations essentielles qui permettent d’identifier, rechercher et référencer votre mémoire. Ces champs doivent nécessairement être remplis, à l’exception des mots-clés qui sont optionnels.

• Protection de la vie privée et confidentialité
• Auteur(s)
• Promoteur(s) et promotrice(s)
• Titre
• Résumé (+langue)
• Langue rédaction du mémoire
• Mots-clés (optionnels)

6. Licence (obligatoire)