Procédure et calendrier pour la mobilité "cours"

Les différentes étapes nécessaires pour aboutir à un séjour d'échange sont :

1. Dossier de présélection

Si vous êtes décidé·e à partir en échange, vous devez compléter le questionnaire de (pré)sélection et l’envoyer par email à Madame Aloysia Stephenne pour le 6 février 2026 à 16h au plus tard (départ prévu en cours d’année académique 2026-2027).

La sélection se fera principalement sur base de vos résultats académiques, et à égalité, le classement prendra en compte :

• votre motivation,
• vos connaissances de la langue du pays d’accueil, ou, dans le cas de stages de recherche, de votre niveau en anglais.

2. Une fois pré-sélectionné.e.s

Affichage des résultats et réunions obligatoires

• Pré-sélection et attribution des destinations :
  • Échanges hors-UE : résultats affichés le 23 février 2026 à 17h
  • Échanges UE et pays associés : résultats affichés le 27 février 2026 à 17h
  • → Sur la page web des programmes d’échange de la Faculté des Sciences
     
• Réunion d'information OBLIGATOIRE pour les étudiant·e·s présélectionné·e·s :
  → Le 3 mars 2026 à 13h (lieu communiqué par email après confirmation de votre pré-sélection)

3. Démarches auprès des institutions d'accueil

3.1 Départs Hors-Europe:

Veuillez vérifier les dates et la procédure de soumission de candidatures de l’institution d’accueil (via son site web).

En règle générale, pour un départ vers une destination HORS-Europe pendant le premier quadrimestre, le dossier de candidature doit être prêt à l’envoi entre le mois de mars et avril. Si l’envoi doit être fait par la Faculté de sciences, contactez Mme Stephenne le plus rapidement possible et ce afin qu’elle vous communique les modalités et les échéances.

Si des relevés de notes ou d’autres documents sont nécessaires, adressez-vous à Mme Stephenne.

Le dossier de candidature doit inclure  une proposition de programme de cours acceptée par votre responsable académique à l'UCLouvain. Ce contrat d'études doit être créé via votre bureau virtuel étudiant ("Ma mobilité"). Comment faire? Lisez le guide de gestion de la convention d'études via le bureau virtuel.

3.2 Départs en Europe :

Veuillez vérifier les dates et la procédure de soumission de candidatures de l’institution d’accueil (via son site web).

En règle générale, pour un départ vers une destination Europe pendant le premier quadrimestre, le dossier de candidature doit être prêt à l’envoi entre le mois de avril et mai. Si l’envoi doit être fait par la Faculté de sciences, contactez Mme Stephenne le plus rapidement possible et ce afin qu’elle vous communique les modalités et les échéances.

Si des relevés de notes ou d’autres documents sont nécessaires, adressez-vous à Mme Stephenne

Le dossier de candidature doit inclure  une proposition de programme de cours acceptée par votre responsable académique à l'UCLouvain. Cette convention d'études doit être créé via votre bureau virtuel étudiant ("Ma mobilité"). Comment faire? Lisez le guide de gestion de la convention d'études via le bureau virtuel

4. Quand est-on certain de partir ?

Lorsque l'Institution étrangère aura signé pour acceptation le formulaire de candidature et que vous aurez réussi votre programme annuel en session de juin.
 Attention: la Faculté des sciences peut autoriser aux étudiants, réussissant en session de septembre, à partir.

Pour les départs pendant le premier quadrimestre,  tout étudiant présélectionnée en février, n'ayant pas réussi en juin son programme annuel, mais souhaitant maintenir son séjour d'échange devra introduire une lettre de motivation pour le maintien de la bourse. Cette lettre en version électronique sera adressée (par email) au responsable académique de l'école respective et à Mme Stephenne (voir échéance dans le calendrier).

La lettre de motivation doit mettre en évidence votre engagement à maintenir votre départ et les aménagements qui seront mis en place pour que le départ soit libre de toute contrainte "cours" ou "examen" à l'UCLouvain.

Pour le départs pendant le deuxième semestre, la tout étudiant présélectionnée en juin, n'ayant pas réussi en septembre son programme annuel, mais souhaitant maintenir son séjour d'échange  devra introduire une lettre de motivation pour le maintien de la bourse. Cette lettre en version électronique sera adressée (par email) au responsable académique de l'école respective et à Mme Stephenne (voir échéance dans le calendrier).

5. Dates de séjour et les coordonnées sur place.

Tout étudiant UCLouvain partant en mobilité est tenu d'enregistrer les dates de son séjour ainsi que le moyen de transport utilisé via OSIS-Mobi.

Ces informations nous permettront d'assurer un suivi adapté de votre séjour de mobilité, et notamment pour la gestion d'une éventuelle demande d'avenant au contrat d'études ECTS.

Par ailleurs, afin de pouvoir vous contacter rapidement en cas d'urgence, nous vous invitons à enregistrer vos coordonnées sur place.

Pour tout voyage dans le cadre d'un projet de mobilité, l’étudiantˑe est invitéˑe à :

• Suivre strictement les mesures sécuritaires en vigueur dans le pays d’accueil et respecter les mesures de sécurité souhaitées par le référent de l’institution partenaire.
• Prendre une assurance voyage adaptée aux circonstances sanitaires et sécuritaires mondiales ; à noter que l’assurance de l’université ne couvre que les accidents de travail, voir
  • https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adfi/etudiants-en-mobilite.html
  • https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adfi/voyages-a-l-etranger.html
• S'informer sur et respecter les codes culturels locaux (il est particulièrement important de connaitre les tenues vestimentaires tolérées ainsi que les gestes, attitudes, sujets de conversation qui sont interdits ou tabous).
• Respecter les recommandations et les restrictions locales (couvre-feux, mesures en vigueur dans l'établissement local, etc.) et plus généralement les recommandations du gouvernement belge sur les comportements à adopter ou à éviter sur place (conseils par destination sur le site www.diplomatie.belgium.be/fr) pour assurer sa propre sécurité
• S’inscrire sur le siteTravellersonline pour bénéficier des services diplomatiques locaux (pour les ressortissantˑes belges). Pour les ressortisant·es non belges, s'inscrire auprès de leur représentation diplomatique. Sur place, il est conseillé de confirmer son arrivée dans le pays.

Calendrier 2025/2026 pour les échanges internationaux en sciences (en 2026/2027)

Codes couleur employés dans ce tableau :

Echéance et démarche attendue de l’étudiant                                                                             

Etudiant concerné par la démarche

Sélection académique et critères pour l’attribution des bourses de mobilité

Veuillez noter que la sélection académique de votre candidature conditionne (et est associée) l’attribution de la bourse de mobilité Erasmus+.

Cas des départs vers des destinations hors-Union européenne

(y compris le Royaume-Uni et la Suisse)

Un quota limité s’applique aux bourses hors-UE. Pour cette raison, un classement spécifique sera établi et seul un pourcentage restreint de candidatures pourra être retenu.

Le classement académique s’effectuera selon les critères suivants :

🔷 Étudiants postulant à un échange hors UE en Master 2.

Les résultats académiques seront pris en compte selon les modalités suivantes :

• Moyenne pondérée de la 1re année de Master (M1 – session de janvier)
  → Cette moyenne sera ajustée en fonction du pourcentage de crédits du PAE présentés en janvier.

   Exemples :

• Si le PAE prévoit 30 ECTS à évaluer en janvier et que les 30 ECTS sont effectivement présentés → pondération 100 %
• Si seulement 20 ECTS sont présentés → pondération 67 %
   
• Moyenne générale du dernier bloc de Bachelier (1BA)
  → Pondération : 80 %

🔷 Étudiants postulant à un échange en Master 1.

Les résultats académiques seront pris en compte selon les modalités suivantes :

• Moyenne pondérée du 3e bloc de Bachelier (1BA – session de janvier)
  → Cette moyenne sera ajustée en fonction du pourcentage de crédits du PAE présentés en janvier.

• Moyenne générale du 2e bloc de Bachelier (année académique précédente)
  → Pondération : 100 %

  Les candidatures classées en ordre utile seront sélectionnées définitivement seulement s’il y a réussite de l’entièreté du programme de bac en juin ou septembre de l’année académique de la candidature.

🟠 Cas particuliers : Étudiants BAM

(étudiant·e·s inscrit·e·s en Master mais avec des cours de Bachelier à valider)

Les étudiant·e·s ayant encore des crédits de Bachelier non réussis ne sont pas éligibles pour un départ hors-UE, sauf s’ils/elles :

• réussissent l’ensemble de leurs crédits de Bachelier en janvier de l’année académique en cours (au moment de la candidature)
• Ce qui signifie qu’ils/elles doivent obtenir leur diplôme de Bachelier en janvier, juste avant de soumettre leur candidature

Conseil stratégique : augmentez vos chances de partir

Étant donné les contraintes et la forte sélection pour les départs hors-UE, nous vous recommandons vivement de :

• Formuler une destination hors-UE comme premier choix si tel est votre souhait
• Mais aussi d’indiquer au moins une destination dans l’Union européenne comme second (voire troisième) choix