Étapes administratives

L’École des Sciences politiques et sociales (PSAD) accueillent les étudiant.e.s qui arrivent dans le cadre d'un contrat bilatéral.

L'institution partenaire nous informe de la sélection d'un étudiant d'échange pour un échange en PSAD via la plateforme Mobility-Online. Un email d'accès est envoyé chaque année au coordinateur de l'université d'origine. Nous envoyons les accès si besoin.

Votre gestionnaire mobilité PSAD valide alors cette nomination via la plateforme Mobility-Online.

Échéances

Les nominations doivent être envoyées au plus tard le :

Niveau de langue requis

• pour les Masters, niveau B2 en français et anglais.
• pour les Bacheliers, niveau B2 en français.

Dès que votre gestionnaire mobilité de l'UCLouvain confirme votre nomination, vous recevrez un email automatique, directement de la plateforme Mobility-Online, avec des codes d'accès à la plateforme Mobility-Online et les instructions pour préparer votre dossier d'admission à l'UCLouvain.

En plus de compléter votre candidature en-ligne, vous devrez télécharger les documents suivants :

  copie (Recto/Verso) de votre passport/ID (la date de validité doit couvrir la période d'échange)

  relevé de notes / transcript of records

  le formulaire de règlement de l’université et protection de la vie privée / Acceptance of UCLouvain regulations

Attention, vérifiez régulièrement vos e-mails tout au long de cette procédure au cas des informations seraient manquantes. Votre dossier d'admission pourrait être bloqué ! Celui-ci doit être finalisé au plus tard pour le :

  Les 2 démarches à faire dans votre pays

  Faites votre DEMANDE DE VISA, si nécessaire ;

Vous n’avez pas besoin de visa si vous êtes ressortissant·e d’un des 28 pays de l’Union européenne, d’Islande, du Liechtenstein, de Monaco, de Norvège ou de Suisse.

Si vous devez demander un visa, vous joindrez au dossier que vous remettrez à l’ambassade ou au consulat de Belgique local la lettre d’autorisation d’inscription qui vous sera envoyée par le Service des inscriptions de l’UCLouvain ou que vous aurez téléchargée sur votre bureau virtuel. Dans un cas comme dans l’autre, vous devrez vous enregistrer dans votre commune de résidence en Belgique dans les huit jours qui suivent votre arrivée.

Par exemple, les étudiants qui ne sont pas citoyens de l'Union européenne et qui possèdent un visa européen non belge pour étudier dans leur université d'origine peuvent voyager dans l'espace Schengen, mais pas résider ou étudier dans un autre pays que le pays de l'université d'origine. Ils devront se rendre à la commune de Louvain-La-Neuve à leur arrivée en Belgique. Cela leur permet de « prolonger » le visa qu'ils ont obtenu dans le premier pays de leur mobilité.

  Assurez-vous d'être couvert d'un point de vue ASSURANCE-MALADIE.

En Belgique, tous les étudiants doivent être couverts par une assurance santé.

Si vous êtes ressortissant·e de l’Union européenne (ou d’Islande, du Liechtenstein, de Norvège ou de Suisse), pensez à demander votre carte européenne d’assurance maladie. Cette carte est gratuite et vous permettra de bénéficier du même accès aux soins de santé que les Belges.

Si vous n’êtes pas ressortissant de l’Union européenne, affiliez-vous dès votre arrivée à une mutuelle (de 100 € à 120 €/an). Elle assurera le remboursement (partiel ou total selon le type de prestations) de vos soins médicaux et de l’achat de certains médicaments.

  Réserver un logement UCLouvain ou trouver un logement privé

Vous devez faire une demande de logement en ligne au plus vite via le formulaire disponible sur la page spécifique au campus de l'UCLouvain. Il y a très peu de place et il faut que votre dossier d'admission soit en ordre pour pouvoir faire une demande de logement. Nous vous conseillons donc de vous y prendre au plus vite.

Si vous n'avez pas de place, d'autres options sont possibles, référez-vous à l'information sur les alternatives de logements disponibles sur la page du service des logements à Louvain-la-Neuve.

   Faire votre choix initial de cours (préparer votre contrat d'études)

Le contrat d'études détaille la liste des cours que l'étudiant souhaite suivre pendant son séjour à l'UCLouvain. 

Les cours choisis doivent être validé par votre université d'origine et accepté par votre gestionnaire mobilité de l'UCLouvain. Vous recevrez ensuite le document signé pour confirmation.

Les contrat d'étude initial (Learning Agreement) doit être signé par les 3 parties (votre université d'origine, l'UCLouvain et vous-même) idéalement 1 mois avant votre départ et au minimum avant votre arrivée en Belgique.

  Accéder à votre bureau virtuel pour vous assurer que tout fonctionne bien avant votre arrivée en Belgique

  Activation du compte global

Comme chaque étudiant·e, vous disposez d'un compte utilisateur global UCLouvain. La toute première étape en tant qu'étudiant UCLouvain est d’activer ce compte global pour accéder aux services électroniques en ligne.

  Connexion à l'adresse email UCLouvain

Tous les messages envoyés par la faculté, les enseignant·es, les services administratifs arriveront désormais sur l'adresse mail UCLouvain. Il est donc impératif d’aller consulter celle-ci. l'adresse email est automatiquement créée dans les 24 heures qui suivent l’activation du compte global.

  Personnalisation du bureau virtuel "MyUCLouvain"

Sur le site de l'UCLouvain, il faut cliquer sur MyUCLouvain. Vous aurez accès à toute l'actualité de l’Université ainsi que le Widget « Mes études » pour visualiser les cours auxquels tu seras inscrit par votre gestionnaire mobilité PSAD. Il est possible de le personnaliser pour y ajouter d’autres Widgets utiles (mail, horaire, actualités, catalogue des bibliothèques, etc.).

  Aller à la séance d'information pour les étudiants internationaux de l'UCLouvain (prochaine date disponible sur page d'accueil IN, inscription obligatoire via ce formulaire).

  Aller à la séance d'information ESPO où vous rencontrerez votre gestionnaire mobilité PSAD (prochaine date disponible sur page d'accueil IN, inscription obligatoire via ce formulaire). Vous y recevrez vos cartes d'étudiant et d'accès UCLouvain.

  Faire signer votre attestation d'arrivée/de séjour (1ière partie).

  Récupérer les clés de votre logement UCLouvain ou privé, selon votre cas.

  Aller à la commune si besoin. Toutes les informations nécessaires concernant l'arrivée des étudiants étrangers en Belgique se trouvent sur le site de la commune d'Ottignies Louvain-la-Neuve.

  Activer le wifi de l'UCLouvain au réseau Wifi eduroam disponible partour sur le campus (Login = adresse email UCLouvain & mot de passe = identifiant global UCLouvain)

  Vérifier vos horaires de cours grâce à l'agenda en ligne MonHoraire (également disponible sur ton bureau virtuel, TUTO) afin de pouvoir éventuellement changer vos cours pour éviter les conflits horaire. Et, si besoin, remplir un avenant (Annex) et le faire signer par les 3 parties (votre université d'origine, l'UCLouvain et vous-même). Les échéances pour mettre en ordre votre annexe sont :

  le 30 septembre pour le Q1
  le 25 février pour le Q2

  Vérifier vos inscriptions aux cours via votre bureau virtuel. Si vous voyez une erreur, il faut contacter au plus vote votre gestionnaire mobilité afin de mettre à jour votre dossier.

  Télécharge l'app mobile UCLouvain

L'application mobile te permettra de consulter rapidement ton horaire de cours, le plan de ton campus, le planning des activités du service des sports… L'application est disponible sur Google Play et sur l'App Store, à partir du 8 septembre.

  Vérifier régulièrement vos emails UCLouvain car vous serez toujours contacter par cette adresse email et non votre adresse email personnelle.

  Vous inscrire vous-même sur MOODLE, notre plateforme d'enseignement utilisée par les professeurs comme outil de communication durant le quadrimestre.

  connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe UCLouvain et recherchez le code du cours que vous voulez suivre

  les professeurs informeront les étudiants s'ils utilisent cet outil lors de leur premier cours. À ce moment-là, ils vous donneront également la « clé d'inscription », s'ils en utilisent une.

  Aller au cours !

  Vous serez inscrit aux examens automatiquement par votre gestionnaire mobilité. Vous devrez vérifier que l’inscription aux examens est correct via votre bureau virtuel. Si vous ne souhaitez pas passer l'examen, il faut en avertir votre gestionnaire mobilité afin de mettre à jour vos inscription aux examens.

  Faire signer votre attestation de départ/de séjour (2ième partie).

  Vérifier avec votre gestionnaire de mobilité que tout est bien en ordre dans votre dossier UCLouvain.

  Rendre les clés de votre logement UCLouvain ou privé.

  Vous recevrez votre relevé de notes par email automatique sur votre adresse email UCLouvain. Si celui-ci doit être envoyé par email à votre université d'origine, merci de le faire savoir par email à votre gestionnaire mobilité (aucune version papier n'est envoyée). Ce document est exclusivement destiné à la reconnaissance académique des cours suivis à l'UCLouvain. 

  Si vous avez raté un examen en 1ière session (janvier / juin), il est possible de le repasser, mais nous n'organisons pas d'examen à distance. 

Comment procéder pour repasser un examen en 2ième session (septembre)?

  Vous devez vous y inscrire vous-même ;

  Et, vous devez vous organiser pour pouvoir le passer en Belgique.