Organiser son échange

  étudiants UCLouvain de Bachelier en bloc 3 et commençant un Master 120 en PSAD l'année académique suivante

  étudiants UCLouvain en bloc 1 dans un Master 120 PSAD

  étudiants UCLouvain en bloc 1 dans un Master 120 PSAD avec des cours de modules complémentaires / cours résiduels de Bachelier dont l'année N+1 contiendra l'équivalent de 30 ECTS de cours échangeable en un séjour de mobilité !

  étudiants hors UCLouvain en dernière année de Bachelier et commençant un Master 120 en PSAD l'année académique suivante

Vous trouverez ci-dessous par programme les semestres où vous pouvez ou non partir en échange

Le programme suivi à l’étranger, de minimum 24 ECTS et de maximum 30 ECTS (exception pour les SPED/DV où il est nécessaire de faire 31 ECTS), est reconnu et intégré dans votre PAE. Il est donc essentiel de penser son PAE dans sa globalité.

Penser son programme sur 2 ans

Il est important d'équilibrer la charge de cours sur les 4 quadrimestres en plaçant l'échange au meilleur moment. Pour cela, il faut vérifier particulièrement tous les cours obligatoires du tronc commun et de la finalité.

L'idéal est de suivre les cours obligatoires à l'UCLouvain. Il est toujours difficile de trouver des équivalences exactes en mobilité. Il faut dès fois prendre 2 cours en échange pour couvrir la matière du cours de l'UCLouvain.

Bien coordonner les activités échange et stage

Si vous devez choisir entre un stage ou un échange, posez-vous les bonnes questions en fonction de votre projet professionnel.

Est-ce une expérience à l'étranger ou dans le monde du travail qui sera l'atout le plus important dans votre CV ?

  Un stage ne peut pas être repris dans une mobilité de cours. Le stage, même si fait sur le lieu de l'échange, relève de l'unité d'enseignement de stage de votre PAE et ne peut donc pas être comptabilisé dans les crédits pris en échange !

Exemple de planification sur 2 ans
 

Selon votre programme, vous devez faire attention à certaines spécificités :

  ADPU :

Les étudiants devront remplacer le séminaire obligatoire du tronc commun LADPU2680 par un séminaire dans le même domaine.

  ANTR :

Chaque dossier demande une analyse au cas par cas !

  SOC :

Les étudiants peuvent associer un stage (LSOC2910) à leur mobilité "cours" (échange de cours), selon les conditions suivantes :

  le stage doit être repris dans le PAE, mais pas dans le contrat d'études signé avec l'université d'accueil, réservé exclusivement pour l'échange de cours

  Le stage doit se faire dans le pays de la mobilité "cours" :

  soit l’été juste avant
  soit juste après
  soit pendant

  Pendant la mobilité "cours", les étudiants devront suivre le cours LSOC2211 à distance, en comodal (1 séance de 2h par mois). Plus d'info sur la page de votre programme

  Ce programme étant en cours de réforme, certaines spécificités risquent d'être modifiées et pourraient avoir un impact sur votre échange 2026-27.

  SPOL :

En fonction du quadrimestre où l'échange se fait, les étudiants devront remplacer les cours, séminaires et projets obligatoires suivants par des cours équivalents et avec accord préalable du responsable académique :

   Départ au Q3 (vivement recommandé)  :

  LEUSL2010, cours obligatoire du tronc commun (correspondance parfaite et combinaison de plusieurs cours si besoin)

  LSPOL2404, cours obligatoire de la finalité (correspondance parfaite et combinaison de plusieurs cours si besoin)

  LSPOL2405 ou 2406, 1 des projets obligatoires de la finalité (remplacement par un projet dans le même domaine)

  Départ au Q4 (possible, mais non recommandé) :

  LSPOL2902, séminaire obligatoire du tronc commun (remplacement par un séminaire dans le même domaine)

  LSPOL2403, séminaire obligatoire de la finalité (remplacement par un séminaire dans le même domaine)

  SPRI :

  Les étudiants partant au Q2 (Master 1) devront trouver des équivalences parfaites pour les cours obligatoires du tronc commun.

  Les étudiants partant en échange en Master 2, moment où il y a pas mal de séminaires obligatoires de finalité à suivre, doivent trouver des cours de remplacement dans le domaine des Relations Internationales.

De plus :

  Les étudiants partant au Q3 devront absolument prendre 1 des 4 séminaires obligatoires de finalité et non un stage.

  Les étudiants partant au Q4 devront trouver des équivalences parfaites pour le cours obligatoire de la finalité, LSPRI2310.

  SPED (Démographie) :

Les étudiants devront trouver des équivalences parfaites (ou combinaison de plusieurs cours si nécessaire) aux cours obligatoires ci-dessous :

  LSPED2015, sauf si déjà fait en Master 1

  LDEMO2230, uniquement si vous n'envisagez pas de faire un stage au Q2 de votre Master 2

  LSPED2030

  LDEMO2150

  LDEMO2403

  Ce programme étant en cours de réforme, certaines spécificités risquent d'être modifiées et pourraient avoir un impact sur votre échange 2026-27.

  SPED (Développement) :

Les étudiants pourront faire jusqu'à 31 ECTS au lieu des 30 ECTS maximum. Ils ont l'opportunité de suivre un cours de langue qui sera compté dans leur programme (PAE) lors de leur échange, mais pour un maximum de 5 ECTS.

  Ce programme étant en cours de réforme, certaines spécificités risquent d'être modifiées et pourraient avoir un impact sur votre échange 2026-27.

Selon la destination choisie, il existe différents types d'accords qui encadrent les séjours de mobilité. Ce sont ces accords qui vous permettent de faire un échange et de recevoir une bourse pour celui-ci.

  Erasmus-Belgica pour les échanges en Belgique

  Erasmus+ pour les échanges en Europe

  Swiss-European Mobility Programme pour les échanges en Suisse

  Mercator pour les échanges hors Europe (Asie, Amérique du Nord, Amérique Latine)

Visitez notre page Destinations pour vous faire une idée des différentes destinations possibles lors d'un échange en Master PSAD !

  Qu'est-ce qu'une bourse de mobilité ?

  La bourse de mobilité est une subvention pour les frais de mobilité additionnels (voyage, préparation linguistique, surcoût des frais de séjour).

  Elle ne permet donc pas de couvrir l'intégralité des frais afférents au séjour.

  Le montant est calculé sur base d'un taux mensuels qui dépend de la destination d'accueil.

  Pour les étudiants ayant bénéficié d’une allocation d’études et/ou d’une réduction de minerval durant l’année académique précédent l'échange, l’octroi d'un taux majoré est automatique. 

  Les critères d’éligibilité, montants et procédure de demande se trouvent sur la page de l'Administration des Relation Internationales, l'ADRI (après identification) : Informations sur les bourses

  Attention au cumul de bourses de mobilité

  Le programme Erasmus+ finance jusqu'à 12 mois de mobilité par cycle d'études (cours et stage confondus).

  La mobilité hors Europe (cours ou stage) n’est financée qu’une seule fois au cours de vos études.

  Erasmus Belgica (cours ou stage) ne peut être utilisé qu’une seule fois au cours de vos études.

  Quand vais-je recevoir les montants ?

  Au moment du départ : réception de 70% du montant total, sur base du calcul initial de la bourse

  Au retour : réception du solde (après avoir rempli le rapport de séjour EU-Survey), sur base du calcul définitif tenant en compte la durée effective du séjour

  Quelles sont les obligations administratives en lien avec la bourse ?

  Payer inscription UCLouvain pour l'année académique où se fait l'échange

  Remplir et signer votre contrat de bourse (envoyé par email à erasmus@uclouvain.be)

  Remplir les dates de séjour provisoire (arrivée et départ) encodées dans OSIS-Mobi

  Confirmer le moyen de transport pour le départ et le retour dans OSIS-Mobi

  Téléverser le contrat d'études (Learning Agreement) signé par les 3 parties (vous, l'université d'accueil et l'UCLouvain) dans OSIS-Mobi, idéalement 1 mois avant le départ

  Téléverser l'attestation de séjour signée (à l'arrivée et au départ) dans OSIS-Mobi

  Fournir les justificatifs de transport éco-responsable (si d'application)

  Remplir les dates de séjour effectives (arrivée et départ) encodées dans OSIS-Mobi

  Compléter le rapport de séjour EU-Survey (à faire en ligne)

… sous peine de remboursement de la bourse de mobilité

  Aucun autre justificatif ne vous sera demandé puisque vous recevez un montant forfaitaire

Pour tous renseignements concernant le statut de votre dossier bourse, vous pouvez contactez l'Administration de Relations International (ADRI) par email à l'adresse international@uclouvain.be

  Niveau de langue requis par PSAD pour faire un échange

Pour pouvoir partir en échange, vous devez :

  avoir au minimum un niveau B2 en anglais (même si votre destination est francophone).
Une attestation de niveau vous sera demandé au moment de votre candidature.

  parler un minimum la langue du pays de destination.
Vous devrez faire une auto-évaluation de votre niveau lors de votre candidature.

  parler la langue d’enseignement (si différente du français et de l'anglais).
Une attestation de niveau vous sera alors demandé au moment de votre candidature.

  Un test gratuit en ligne est suffisant.

  Niveau de langue requis par l'université d'accueil

L’information concernant le niveau de langue et/ou les tests spécifiques requis par l’université d’accueil se trouve dans la Factsheet (disponible à la page Destinations via l'icône  ) ou directement sur le site de l'université. Cette information est également communiquée par l’université d’accueil à l’étape de la demande d’admission, après votre nomination.

  Vous ne trouvez aucune information : cela signifie que votre niveau de langue n'est pas vérifié et qu'aucun test n’est demandé.

  Vous avez un doute : vous pouvez contacter le coordinateur·trice « incoming » de l’université d’accueil pour en savoir plus.

  Ces tests, parfois payants, sont aux frais de l'étudiant.

Vous pouvez tester votre niveau de langue de différentes façons :

  En passant des tests génériques en ligne :
 

  EF SET (gratuit, anglais uniquement)
 

  EU Academy Pour toutes les langues européennes (gratuit, toutes les langues européennes). Le lien vous donne l'accès direct à tous les tests possibles en ligne, il suffit de faire une recherche telle que celle-ci "Spanish placement test" pour accéder au test recherché et puis en cliquant sur le logo de la Commission Européenne.
 

  En passant des tests spécifiques via l’Institut des langues vivantes (ILV) organise également différents examens internationaux de langues si requis par votre université d'accueil: IELTS / DELE / CEMS / TestDaF.... Plus d'infos
 

  En passant le test IELTS en dehors de l'UCLouvain :

   en présentiel via le British Council Plus d'infos.
Vous pouvez également vous inscrire directement au test sur ordinateur organisé spécialement pour les étudiants de l'UCLouvain (Dates 8/11 et 6/12 & Lieu = Rue de la Loi, 28 à 1040 Bruxelles) via ce LIEN. Attention, les places sont limitées (coût 290€). Fiche informative.

  en ligne

Vous pouvez améliorer votre niveau de langue pour vous préparer au mieux pour votre échange via les différents biais ci-dessous, mais ceux-ci seront repris "hors-programme" dans votre PAE (même pour les étudiants SPRI) :

  ILV, Institut des Langues Vivantes (cours pour les étudiant UCLouvain)

  Pour les départs souhaité au Q1 en année N+1 (candidature en année N) :

Vous pouvez vous inscrire pour un cours au Q2 de l'année N (pas applicable pour anglais, néerlandais et espagnol), mais votre inscription se fera en 2 phases. Vous devrez d'abord vous inscrire comme "élève libre" car vous n'êtes pas encore sélectionné. Vous devrez donc payer l'inscription et vous serez rembourser au moment de votre présélection.

  Pour les départs souhaité au Q2 en année N+1 (candidature en année N) :

Vous pouvez vous inscrire pour un cours au Q1 de l'année N+1 sans souci puisque vous serez déjà sélectionné. Par contre, vous serez obligé de vous inscrire en tant qu' "élève libre" si vous souhaitez suivre un cours au Q1 de l'année N.

  Trouvez toutes les informations sur les différents cas et démarches sur le site de l'ILV.

  Table de conversation ILV (informez-vous selon la langue)

  Table de conversation ESPO (dès la S4, de 12h45 à 14h, gratuit & sans inscription)

  EU Academy (en autonomie, pour tous avec accès gratuit limité après présélection)

Après avoir décidé quand partir (quadrimestre et bloc), vous devez choisir entre 3 choix d'universités d'accueil (à encoder par ordre de préférence) dans le formulaire de candidature. Commencez donc à par faire le choix avant de remplir le formulaire. 

Préparez également les documents ci-dessous avant de vous lancer :
 

  Lettre de motivation, adressée au Comité de sélection (e.a. raison du choix de l'université de préférence, votre premier choix)
 

  Attestation(s) de langue (attestation obligatoire pour l’anglais et la langue du pays de destination si les cours sont donnés dans cette langue)
 

  Relevés de notes pour les années d'études antérieures (uniquement pour les étudiants hors UCLouvain encore en Bachelier)

Même si les cours ne sont pas donné dans la langue locale, pensez à avoir un minimum de connaissance de la langue locale pour votre facilité sur place.

La présélection des candidats est faite, suivant le calendrier de sélection, par le Comité de mobilité sur base :

  du dossier de candidature (qui doit être complet);

  des résultats obtenus en Bachelier / Master;

  de la motivation;

  des connaissances linguistiques du candidat (langue des cours suivis et langue du pays de destination);

  des places disponibles dans les universités d'accueil.

Pour être présélectionné, vous devez répondre aux critères ci-dessous :

  avoir présenté tous les examens de janvier (les absences non justifiées aux examens sont considérées comme "non présenté")

  1 examen raté est toléré (même si cours résiduels de Bac et MC)

  Pour les étudiants souhaitant partir au Q1 et ayant choisi une destination hors Europe, aucun examen raté en janvier ne sera toléré. Dans ce cas, nous tiendront en compte la destination suivante en Europe dans votre liste de choix  

  avoir une moyenne de minimum 12/20

  Pour les étudiants de Bachelier, 3ème bloc annuel, le calcul se fait sur base des résultats des 2 premiers blocs et de la moyenne de la session de janvier.

  Pour les étudiants de Master, le calcul se fait sur base de la moyenne de la session de janvier, en incluant les cours résiduels de Bac et Module Complémentaire.

Les critères utilisés pour départager les candidats, en cas d'offre de place inférieure à la demande, se basent sur :

  la moyenne des résultats académiques depuis le début du cursus universitaire ;

  la connaissance des langues étrangères ;

  la motivation exprimée dans la lettre de candidature.

La sélection définitive des candidats est confirmée par email par votre gestionnaire mobilité après la session de juin, vers mi-juillet.

Pour la sélection définitive en juin, il faut :

  avoir présenté tous les examens (janvier et juin)

  avoir réussi tous les cours résiduels de Bachelier et/ou les cours du module complémentaire

  n'avoir pas plus d'un seul cours de Master en échec (1ière partie de mémoire inclus). Il faut donc avoir 55 ECTS crédité pour un PAE annuel de 60 ECTS.

Pour les destinations hors Europe au Q1, dont le premier quadrimestre démarre habituellement en août, la réussite complète du PAE en juin est indispensable.  En effet, les cours non validés en juin ne pourront être représentés à la session d'aout/septembre et devront être reportés à l'année suivante, ce qui n'est pas toujours réalisable.

Vous pouvez alors continuer les démarches déjà entamées depuis votre présélection  

Si vous n'êtes pas sélectionné suite aux délibérations de juin, vous pouvez introduire, dans un délai de 2 jours ouvrables suivant la délibération, un recours motivé par écrit à l'attention du Président de Jury peut être envoyé par email à votre gestionnaire de mobilité.

Votre procédure se termine donc malheureusement là. Si vous aviez introduit une demande d’échange pour partir en première année de Master et, si tel est votre souhait, vous pouvez candidater à nouveau pour l'année académique suivante.

Les calendriers académiques peuvent varier d'une université à l'autre. Voici quelques exemples types :

  Les pays scandinaves, l’Amérique latine et le Canada commencent le Q1 à la mi-août et le Q2 en janvier. Une seconde session en N-1 annule votre départ au Q1 de N. Et, une attention particulière aux horaires de votre session de janvier est à prévoir pour un départ au Q2.

  L’Allemagne et les pays de l’Est et d’Asie commencent leur année plus tard (vers octobre) et terminent donc le Q1 plus tard. Attention donc à la reprise des cours et stage au Q2 en Belgique.

  Les délibérations à la KULeuven se font mi-juillet et dès lors votre délibération est d'office reportée à la session de septembre.

  Pour certaines destinations, obligation de suivre une semaine préparatoire avant le début des cours officiels.

Vous devez vous-même trouver votre logement ! Inquiétez-vous dès maintenant de trouver un logement. Vous devriez avoir reçu des informations à ce sujet de l'université d'accueil au moment de la prise de contact pour votre dossier d'admission.

De nombreuses universités proposent leurs propres logements universitaires, mais ce n’est pas le cas dans certains pays comme l’Espagne. Il est également difficiles de trouver un logement à Paris.

Peut-on sous-louer son Kot UCLouvain pendant son échange ?

  La sous-location de votre logement est autorisée mais nécessite l'accord du Service des logements.

  Le locataire reste seul détenteur du contrat. Il s'agira donc d'un accord entre le locataire principal et le sous-locataire. Vous devrez gérer les propositions de sous-location vous-même et communiquer les coordonnées du sous-locataire avec l’accord du détenteur du contrat au Service des logements UCLouvain.

  Contactez directement le Service des logements pour plus de renseignements.

Vous n'avez pas de minerval à payer dans l’université d’accueil quel que soit le programme d’échange, mais certaines universités demandent des frais supplémentaires de dossiers lors de votre inscription. Cette information se trouve en général dans la Factsheet de l'université d'accueil disponible sur la page Destinations.

Attention, certaines universités proposent également des cours de langue payants (obligatoires ou non). Vous pouvez trouver cette information dans la Factsheet de l'université d'accueil disponible sur la page des destinations.

N'oubliez pas de bien vous renseigner en ce qui concerne la couverture de votre assurance.

  En Europe : il faut au minimum la carte européenne d’assurance maladie. Vous pouvez, en général, la demander à votre mutuelle.

  Hors Europe : Une assurance complémentaire personnelle est souvent obligatoire.

  Cas particulier du Québec : Un accord existe entre la Belgique et le Québec pour vous éviter de payer l’assurance obligatoire réclamée par les universités québécoises aux étudiants d’échange. Renseignez-vous auprès de votre mutuelle (formulaire BE-QUE128)

Vous serez conviez par email par votre gestionnaire mobilité à une séance d'informations pratiques après votre présélection. Retrouvez la date exacte sur la page Calendrier des échanges.

Assurez-vous d'y être présent; c'est essentiel pour le bon déroulement de la suite de votre dossier d'échange.

L'encodage de votre candidature dans OSIS-Mobi se fait en 2 étapes.

Aidez-vous du Manuel de l’étudiant

  Créer votre candidature pour une mobilité "séjour avec cours"

  Téléverser uniquement les documents fournis lors de votre candidature en décembre.

  Bien remplir tous les champs avant de « Soumettre ».

  Lors de la soumission, le statut de votre demande de bourse est mis à « Non » par défaut  !

  Validation de votre candidature par PSAD

  PSAD changera le statut de votre candidature à « Présélectionné ».

  PSAD introduira votre demande de bourse ; le statut de celle-ci changera alors à « Oui ».

Après les présélection en février, votre gestionnaire mobilité vous nommera à l'université d'accueil. Vous recevrez un email de confirmation dès que c'est fait.

Les nominations se font au fil de l'eau et dépendent des échéances reçues de nos partenaires. Il faut des fois attendre juin pour être nommé. Par exemple, les nominations les plus urgentes et donc faites en priorité sont celles pour un échange au Canada au Q1.
 

Dès que votre gestionnaire de mobilité vous a nommé, vous avez la main sur la suite des évènements. L'université d'accueil prendra directement contact avec vous. Soyez donc très attentifs à vos emails afin de respecter les délais d'inscription annoncés par l'université d'accueil ainsi que toutes les exigences requises pour votre dossier chez eux.

Les délais de prises de contact varient entre mars et mai pour un départ au Q1 et  entre juin et septembre pour un départ au Q2.
 

Après votre présélection, vous devez proposer un programme de cours à suivre en échange. Vous allez alors devoir créer votre contrat d'études/convention d'études aussi appelé Learning Agreement (LA).

  Encoder vos choix dans OSIS-Mobi (Manuel de l'étudiant), accessible via le widget "Ma mobilité" sur votre bureau virtuel.
 

  Vous devez suivre minimum 24 ECTS et maximum 30 ECTS durant votre échange, en respectant votre cycle et votre orientation. Il y a une exception pour les SPED/DV où il est nécessaire de faire 31 ECTS.
 

  Attention à la cohérence avec le programme de l’UCLouvain mais les équivalences de cours ne sont pas à trouver à tout prix (sauf pour les cours obligatoires). L’échange est l’occasion d’un enrichissement.
 

  La reconnaissance des cours se fera après validation de votre proposition de cours par le responsable académique de votre programme à l'UCLouvain. Tout le process se fait à partir de l'application OSIS-Mobi et en collaboration avec votre gestionnaire de mobilité, que ce soit les cours choisis avant votre départ ou la modification de ceux-ci lors de votre arrivée sur place.

Comment encoder vos choix de cours dans OSIS-Mobi ?

  Encoder les cours 1 à 1

  Entre 24 et 30 ECTS de cours en lien avec votre programme.
Attention, pour les destinations hors Europe, il faut souvent faire une conversion des crédits locaux en ECTS. Les tables de conversion par destination sont disponibles dans la fiche de l'université d'accueil sur la page Destinations ou sur demande à votre gestionnaire mobilité.

  Idéalement, choisir des cours à option en lien avec votre domaine d’études.

  Si 1 cours obligatoire du TC ou FS est à remplacer : trouver la meilleure équivalence. Celle-ci peut se faire par la combinaison de plusieurs cours.

  Pour chaque cours, justifier votre choix et, si celui-ci remplace un cours obligatoire, stipuler quel cours UCLouvain le cours choisi remplace.

  Lors de l’ajout des cours, une liste donne accès aux cours pré-encodés dans l’application. La recherche de cours se fait par titre ou par code cours (code chez le partenaire). Vous devez absolument sélectionner le cours dont le titre correspond exactement à celui que vous allez prendre, car ce titre se retrouvera ensuite dans votre PAE. Si aucun cours n’apparaît, vous pouvez alors créer le cours. Faites attention à ne pas créer de doublon et à ne pas encoder d’informations erronées.

  Signer votre convention d’études, sans oublier de la « Soumettre ».

  PSAD fait valider par votre responsable académique, signe le LA et vous le renvoie via OSIS-Mobi.

  Transmettre vous-même le LA pour signature à votre coordinateur de mobilité à l’université d’accueil.

  Une fois le contrat d'études signé par les 3 parties (vous-même, l’UCLouvain et l’université d’accueil), vous devez téléverser à nouveau le contrat d'études dans OSIS-Mobi. Ceci doit être fait idéalement 1 mois avant votre départ, mais il arrive souvent que les université d'accueil ne signent pas le contrat d'études dans les temps...donc, pas de panique  

  PSAD clôture la validation de vos choix de cours en passant votre contrat d'études au statut « Convention » dans OSIS-Mobi.

Pour rappel, la demande de bourse est introduite par la faculté au moment de la présélection (via OSIS-Mobi).

Vous serez contacté directement par l'Administration des Relations Internationales de l'UCLouvain, ADRI, qui gère votre dossier de bourse après la sélection définitive :

  à partir de mi-juillet pour les étudiants partant au Q1.

  à partir de septembre pour les étudiants partant au Q2.

N'hésitez pas à consulter le site de l'ADRI, pour en savoir plus sur les bourses disponibles, les conditions pour celles-ci et la procédure à suivre.

L'octroi de la bourse interviendra 1 mois avant la date prévue de départ si les conditions reprise ci-desssous sont remplies. Si ce n'est pas le cas, l'octroi se fera la semaine qui suit la mise en ordre complète de votre dossier.

Les conditions requises sont :

  Payer inscription UCLouvain pour l'année académique où se fait l'échange.

  Remplir et signer le contrat de bourse avec l'ADRI (envoyé par email à erasmus@uclouvain.be).

  Les dates de départ et de retour provisoire sont bien encodées dans OSIS-Mobi.

  Votre statut de candidature dans OSIS-Mobi est à "Sélectionné". Votre gestionnaire mobilité passera votre candidature à ce statut suite à votre sélection définitive, annoncée mi-juillet.

  Confirmer le moyen de transport pour le départ et le retour dans OSIS-Mobi.

  Votre statut de convention d'études dans OSIS-Mobi est à "Convention". Votre gestionnaire mobilité passera votre convention d'études à ce statut dès que celle-ci est signée par les 3 parties est téléversée dans OSIS-Mobi.

Pour tous renseignements concernant le statut de votre dossier bourse, vous pouvez contactez l'Administration de Relations International (ADRI) par email à l'adresse international@uclouvain.be

Si ce n'est pas déjà fait, confirmer la réservation de votre logement.

Si vous n'avez toujours pas de logement, il est temps d'intensifier vos recherches pour vous éviter des stress inutiles avant votre départ.

N'hésitez pas à prendre contact avec votre université d'accueil si nécessaire.

Vous pouvez améliorer votre niveau de langue (si ce n'est déjà fait au moment de votre candidature) pour vous préparer au mieux pour votre échange  via les différents biais ci-dessous :

  ILV (cours & tables de conversations, étudiant UCLouvain).
L'Institut des Langues Vivantes (ILV) propose aux étudiants présélectionnés à un échange des cours de langue en vue de leur départ (hors PAE, gratuit après présélection). Vérifiez comment vous inscrire directement auprès de l'ILV.

  EU Academy (en autonomie, pour tous avec accès gratuit après présélection). Plus d'info sur Erasmus+ Online Linguistic Support

  Encoder votre date d’arrivée effective et votre date de retour présumée dans OSIS-Mobi.

  Faire signer l'attestation de séjour

  L’attestation de séjour est téléchargeable sur OSIS-Mobi dans le cadre « Mobilité » de l’onglet « Documents ». Vous devez cliquer sur « Attestation de séjour » pour ouvrir une fenêtre où vous pourrez « télécharger le modèle de document pour les certificats de séjour ».

  Pour pouvoir télécharger l’attestation de séjour, il faut impérativement que la date reprise comme date de  « début de la période » dans l’onglet « Mobilité, Séjour, Langues » sous l’encadré « À propos du séjour » soit déjà passée. Tant que celle-ci n’est pas passée, vous ne pourrez pas accéder au téléchargement de l’attestation de séjour. Il faudra peut-être modifier la date de « début de période » si elle ne correspond pas à la réalité. 

  Vous pouvez utiliser éventuellement le modèle de l’université d’accueil plutôt que celui de l’UCLouvain.

  Dans le cas où vous recevez deux documents distincts, une attestation d’arrivée et une attestation de départ, il faudra les scanner ensemble car 1 seul scan ne peut être téléverser sur OSIS-Mobi. Voici un site où ceci peut être fait gratuitement.

  Vérifier votre programme de cours. Tout changement dans le programme doit faire l’objet d’un avenant au contrat d’études. Pour ce faire, vous devez sélectionner l’action « Créer un avenant » pour encoder une nouvelle proposition de cours via le bouton « action » en haut à droite de OSIS-Mobi.

  Garder à l’esprit les échéances PSAD/UCLouvain (par exemple: liées aux inscriptions de cours dans votre PAE et au mémoire). N'oubliez pas de consulter régulièrement votre adresse email UCLouvain.

  Suivez bien les cours.

  Avertissez votre gestionnaire mobilité de tout problème ou changement.

  N’oubliez pas de vous inscrire à vos examens : tant au sein de votre université d'accueil qu'à l'UCLouvain, si vous présentez votre mémoire par exemple.

  Vous êtes nos ambassadeurs · drices  

Envoyez-nous de vos nouvelles, des vidéos pour partager votre expérience, des “cartes postales ”, photos, selfies.

Renseignez-vous auprès de votre université d'accueil sur la procédure à suivre pour obtenir un relevé de notes officiel (avec en-tête de l'université d'accueil) et téléversez-le au plus vite dans OSIS-Mobi.

Il est plus simple de se renseigner avant de revenir en Belgique, mais le relevé de notes ne doit pas absolument être téléversé dans OSIS-Mobi avant votre retour. Cela peut évidemment se faire par la suite.

N'oubliez pas de téléverser votre relevé de notes officiel (avec en-tête de l'université d'accueil) dans OSIS-Mobi. Faites le suivi de ceci si nécessaire !

Votre délibération restera ouverte en l'absence de vos notes d'échange.

  La conversion des notes sera effectuée et les notes converties seront encodées dans votre PAE dès réception du relevé de notes officiel de l'université d'accueil dans la plateforme OSIS-Mobi.

  La conversion des notes est basée sur l'échelle de notation ECTS et se fait grâce à une grille de conversion établie pour chaque destination. Les tables de conversion par destination sont disponibles dans la fiche de l'université d'accueil sur la page Destinations ou sur demande à votre gestionnaire mobilité.

  Les notes au statut "V" (validé) et donc sans note en échange recevront d'office une note sur 20 à l'UCLouvain. Le calcul de cette note se base sur la moyenne des points obtenus pendant l'échange ou durant l'année académique.

L'échelle de notation ECTS est un tableau de notation, revu annuellement, unique basé sur l'ensemble des notes réussies obtenues dans tous les programmes au cours des cinq dernières années académiques.

Pour mettre en ordre votre dossier de bourse :

  Faire votre test de langue après séjour.

  Encoder votre date de retour effective dans OSIS-Mobi.

  Téléverser votre attestation de séjour (avec la date de retour) signée dans OSIS-Mobi.

  Fournir justificatif de transport éco-responsable (si d'application).

  Remplir le "Rapport d'évaluation EU-Survey" reçu de l'ADRI.

Pour tous renseignements concernant le statut de votre dossier bourse, vous pouvez contactez l'Administration de Relations International (ADRI) par email à l'adresse international@uclouvain.be

En cas d’échec en échange, vous devez prendre contact avec l'université d'accueil pour voir ce qu'il est possible de faire. La représentation de cet examen est à vos frais sur base des règles de l’université d’accueil.

Votre gestionnaire de mobilité n'organise pas d'examen à distance. Merci de vous organiser directement avec l'université d'accueil.

  N'oubliez pas

  de tenir votre gestionnaire de mobilité au courant

  Téléverser le nouveau relevé de notes officiel (avec en-tête de l'université d'accueil) dans OSIS-Mobi et de prévenir votre gestionnaire de mobilité quand c'est fait.

Si vous repassez un examen dont la note initiale était supérieure ou égale à 10/20, la nouvelle note ne sera pas encodée même si celle-ci est plus élevée. À partir de 10/20, le cours est considéré réussi et une seconde session n'est pas possible, comme pour tous cours de l'UCLouvain.