Les outils disponibles pour le personnel administratif
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Pour garantir la sécurité de vos données et l'efficacité de vos tâches, il est essentiel de privilégier les outils mis à disposition et validés par l'UCLouvain. Voici les solutions recommandées pour vous accompagner au quotidien.
1. Copilot Chat : Votre assistant conversationnel sécurisé
Copilot est l'agent conversationnel de Microsoft. C'est l'outil principal recommandé pour une large gamme de tâches administratives.
- Protection des données : En vous connectant avec vos identifiants UCLouvain, vos conversations sont protégées et ne sont pas utilisées pour entraîner le modèle. C'est la solution à privilégier pour travailler sur des contenus internes.
- Usages courants :
- Rédiger une ébauche de courriel, de rapport ou de compte-rendu.
- Synthétiser un long document ou une chaîne d'e-mails.
- Traduire des textes.
- Chercher des idées (brainstorming) pour un projet ou un événement.
2. Piccolo BETA
Piccolo : Il s'agit d'une plateforme d'IA générative développée par l'UCLouvain pour un usage sécurisé et évolutif.
Piccolo est actuellement en BETA et limité à certains services administratifs. Les retours des beta-testeurs sont très importants pour la suite du développement.
Dans son développement en 2026, la création de Librairies UCLouvain se réalisera en 2026 afin de connecter l’interface Piccolo à des données de l’UCLouvain (données ouvertes du site web, données des catalogues de formation etc...).
De plus, un usage de modèles IA locaux (hébergés sur les serveurs de l’UCLouvain) permettra aussi aux membres du personnel de faire des transcriptions de fichiers audios sensibles ou de traiter des informations confidentielles dans un environnement contrôlés.
3. Word Online : Transcription audio automatique
Intégrée à la version en ligne de Microsoft Word, la fonction "Transcrire" vous permet de convertir automatiquement un fichier audio en texte.
- Comment ça marche ? L'outil télécharge votre enregistrement, le convertit en texte et sépare même les différents intervenants.
- Comment y accéder ? Ouvrez un document dans Word en ligne (via votre portail Office 365), puis dans l'onglet "Accueil", cliquez sur le menu déroulant de “Dicter” (flèche vers le bas à côté de l’icône “microphone”, à côté sélectionnez "Transcrire".