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Objectifs et Procédure –2026
Objectif du certificat :
Le certificat de recherche sectoriel permet à certain·e·s chercheur·se·s venant de l’extérieur de l’espace Schengen de séjourner plus de 3 mois à l’UCLouvain dans le cadre d’une activité de recherche. L’admission au certificat (SST3CE) permet une inscription comme étudiant·e [1]régulier·ère et facilite ainsi l’obtention d’un visa ainsi que diverses démarches administratives (mutuelle, commune, banque, bibliothèque, etc.). Elle dispense également de l’obligation de permis de travail.
Cette offre est spécifique au secteur et nécessite l’autorisation du Vice-recteur de secteur. À l’issue du certificat, le·la chercheur·se peut recevoir, sur demande, une attestation de participation délivrée par le secteur.
Le tarif est celui de l’inscription au rôle, soit 50€, ou gratuit dans certains cas, selon le type de financement du séjour.
Étapes et documents à fournir
Respect de la politique de partenariats responsables.
Les porteurs et porteuses de projets sont responsables du respect de la politique de partenariats responsables de l’université. Ils·elles doivent évaluer les risques éventuels que leur projet pourrait faire peser sur les droits humains, la liberté académique, l’éthique de la recherche, l’environnement, la sécurité et la santé.
À cet effet, merci de compléter le questionnaire d’auto-évaluation prévu par l’UCLouvain et de cocher, à la fin, la case permettant de recevoir une copie de vos réponses.
Formulaires à compléter et documents à fournir.
Tous les documents listés ci-dessous doivent être envoyés par email à Mme Ana Fernandez-Gacio, qui assurera la liaison avec l’ADRI pour la validation du dossier et, si nécessaire, pour l’émission d’une lettre d’exemption (totale ou partielle) de la procédure APS. Elle présentera ensuite la candidature au Vice-recteur de secteur.
a) Formulaire de candidature pour les candidats non-UE à un séjour de recherche
À compléter par le·la chercheur·se.b) Formulaire d’inscription au Certificat de recherche SST (SST3CE – 2026)
À compléter par le·la chercheur·se, signé par le promoteur académique et approuvé par le·la Président·e de l’Institut.
c) Bulletin d'inscription-Demande d’inscription spéciale
À compléter et signer par le·la chercheur·se.
d) Pièces complémentaires à fournir :
- Un CV récent du/de la chercheur·se
- Une copie du passeport
- Une description du projet de recherche
- Le certificat d’octroi de bourse (le cas échéant)
3. Suivi de la demande d’inscription au certificat de recherche en SIC
Une fois l’accord du Vice-recteur obtenu, Mme Fernandez-Gacio transmettra le dossier au Service des inscriptions (SIC). Le délai de traitement peut varier selon la période. En cas d’absence de réponse de SIC après 15 jours ouvrables, il est possible de recontacter Mme Fernandez-Gacio.
4. Information pour le candidat au certificat de recherche sectoriel
Une fois inscrit·e, le·la candidat·e recevra un email avec les instructions pour activer son compte global UCLouvain. Une fois activé, il·elle pourra accéder à son Bureau Virtuel via le bouton «My UCL » sur n’importe quelle page UCLouvain.
Dans le Bureau virtuel, le widget « Mes études » donne accès aux documents administratifs, notamment aux certificats ainsi qu’à la facture ou à la demande de paiement (environ 66 €, sauf exonération).
Une fois l’inscription traitée par le Service des inscriptions, l’étudiant·e pourra télécharger l’annexe 1 ainsi qu’une attestation d’inscription provisoire.
Après paiement de la facture de 50 €, les documents suivants seront disponibles au téléchargement :
- l’autorisation d’inscription, nécessaire à l’introduction de la demande de visa ;
- l’attestation d’inscription régulière.
Pour introduire une demande de visa, l’étudiant·e devra présenter l’annexe 1 et l’autorisation d’inscription à l’ambassade ou au consulat compétent.
Veuillez noter que l’inscription au Certificat de recherche sectoriel est liée à l’année académique de l’UCLouvain, qui s’étend de mi-septembre à mi-septembre.
Ainsi, si votre séjour de recherche se déroule sur deux années académiques (par exemple, s’il commence avant septembre et se poursuit après), il sera nécessaire de renouveler votre inscription au certificat au début de la nouvelle année académique, afin que vos documents administratifs restent à jour.
[1] Ils seront inscrits en tant qu’étudiants et recevront donc un email student.uclouvain.be.
Après inscription, si souhaité, le rattachement à l’institut devra se faire via une demande directement à ARH (personne de référence : Dominique Socquet).
Objective of the Certificate:
The Sectorial Research Certificate allows certain researchers from outside the Schengen Area to stay at UCLouvain for more than 3 months for research purposes. Admission to the certificate (SST3CE) grants regular student status, facilitating the visa application and various administrative procedures (health insurance, municipality, bank, library, etc.). It also exempts the researcher from a work permit.
This certificate is specific to a research sector and requires the authorization of the Sector Vice-Rector. Upon completion, the researcher can request a certificate of participation issued by the sector.
The registration fee is €50 or may be waived depending on the type of funding for the stay.
Steps and Required Documents
1. Compliance with the Responsible Partnerships Policy
Project promoters are responsible for ensuring compliance with UCLouvain’s responsible partnerships policy. They are expected to assess any potential risks their project may pose to human rights, academic freedom, research ethics, environmental protection, or public health and safety.
Please complete the self-assessment questionnaire developed by UCLouvain and tick the box at the end to receive a copy of your responses.
2. Forms to complete and documents to submit
All documents listed below should be sent via email to Ms. Ana Fernandez-Gacio. She will coordinate with ADRI for validation of the file and, if necessary, request a (partial or full) exemption letter from the APS procedure. She will then submit the application for approval by the Sector Vice-Rector.
a) Application form for non-EU researchers
To be completed by the researcher.
b) Registration form for the SST Research Certificate (SST3CE – 2026)
To be completed by the researcher, signed by the academic supervisor, and approved by the Institute President.
c) Special registration request
To be completed and signed by the researcher.
d) Additional documents:
- Recent CV
- Copy of passport
- Description of the research project
- Grant award certificate (if applicable)
3. Follow-up of the registration request
Once approved by the Sector Vice-Rector, Ms. Fernandez-Gacio will forward the application to the Registration Service (SIC). Processing times may vary depending on the period of the year. If no update from SIC is received within 15 working days, please feel free to follow up with Ms. Fernandez-Gacio.
4. Information for the applicant
Once registered, the applicant will receive an email with instructions to activate their UCLouvain global account. Once activated, they can access their Virtual Office via the “My UCL” button on any UCLouvain webpage.
Once the enrolment has been processed by the Admissions and Enrolment Office, the student will be able to download Annex 1 as well as a provisional enrolment certificate.
After payment of the €50 fee, the following documents will become available for download:
- the enrolment authorization letter, which is required for the visa application;
- the regular enrolment certificate.
To apply for a visa, the student must present both Annex 1 and the enrolment authorization letter to the relevant embassy or consulate.
Please note that registration for the Sectorial Research Certificate is tied to the UCLouvain academic year, which runs from mid-September to mid-September.
Therefore, if your research stay extends across two academic years (for instance, if it starts before September and continues afterward), you will need to renew your registration for the certificate at the beginning of the following academic year to ensure that your administrative documents remain up to date.