La constitution d’un jury de thèse et la défense privée
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Lorsque le CA estime que le travail de confirmation et de recherche du·de la doctorant·e est achevé, que les 40 crédits minimum de formation doctorale (hors épreuve de confirmation, défense privée et soutenance publique) sont acquis (ou en phase de finalisation), il rencontre une dernière fois le·la doctorant·e pour :
-> L’autoriser à rédiger sa thèse ;
Une proposition de composition de jury de thèse, validée par le CA, est fournie à la gestionnaire des doctorats AU MOINS 12 semaines avant la date de la défense privée. Dans cette proposition, le·la président·e de l’institut désigne le ou la président·e du jury parmi la liste du Collège des président·es de jury approuvée par le Bureau SST. Le ou la président·e de la CDD identifie le secrétaire du jury. Pour rappel, le jury est composé d’au moins cinq membres porteur·euses du titre de docteur·e ou jouissant d’une reconnaissance d’une haute compétence scientifique dans le domaine. Il doit comprendre les promoteur·rice·s du travail de recherche et au moins deux membres extérieur·es à l’UCLouvain choisi·es en fonction de leur compétence particulière dans le sujet de la thèse soutenue. La gestionnaire des doctorats soumet la proposition de composition de jury pour validation à la CDD (via la signature de son·sa Président·e) avant envoi au·à la Recteur·rice pour ultime approbation.
Au plus tard un mois avant la date retenue, le·la candidat·e fait parvenir le texte provisoire de sa thèse aux membres du jury et informe la gestionnaire des doctorats de la date, de l’heure et du lieu retenus pour cette défense.
Le jury est présent au complet lors de la défense privée (physiquement ou par le biais d'une vidéoconférence par exemple). En cas de force majeure, un·e membre absent·e fait parvenir au·à la président·e du jury, avant la séance, un rapport écrit avec son avis motivé sur la valeur de la thèse et l’inventaire des questions qu’il souhaite poser au·à la candidat·e.
Le·la doctorant·e peut présenter un bref résumé de son projet de recherche. La thèse est ensuite discutée.
A la fin de la discussion, le·la candidat·e se retire et le jury délibère. Le résultat de la délibération, rédigé dans un procès-verbal et signé par les membres du jury, est communiqué immédiatement au·à la candidat·e et transmis à la CDD via la gestionnaire des doctorats.
Si la thèse est jugée recevable, le jury fixe avec le·la candidat·e la date et l’heure de la soutenance publique, qui aura lieu au moins un mois après la défense privée, et il communique cette information à la gestionnaire des doctorats.
Si la thèse est jugée recevable moyennant des modifications à apporter au texte, le ou les promoteur·rice·s sont chargés de vérifier et d’approuver ces modifications avant la date de la soutenance publique. La mise en œuvre de ces modifications ne peut excéder trois mois de travail à temps plein.
-> Dans le cas contraire, une nouvelle défense privée doit être organisée.
En cas de non-recevabilité, le jury fixe un délai avant une nouvelle défense privée.