Mobilité internationale "OUT"

Mobilité doctorale et programme Erasmus

Le programme Erasmus+ KA131 2021-2028, offre de nouvelles opportunités aux doctorants de l'UCLouvain, en reliant le monde de l'enseignement supérieur et celui de la recherche et de l'innovation.

La mobilité doctorale Erasmus+ est axée sur l'éducation et la formation, tandis que les activités doctorales Horizon Europe’s MSCA sont axées sur la recherche et l'innovation.

En fonction de l'objectif principal de la mobilité et de leur statut, les doctorants peuvent postuler :

• en tant qu'étudiants : les doctorants de l'UCLouvain qui partent en mobilité dans le cadre de la formation doctorale peuvent participer à une mobilité d'études ou de stage de longue durée Erasmus+. En outre, ils ont désormais la possibilité d'entreprendre une mobilité de courte durée.
• en tant que membre du staff : les doctorants employés à l'UCLouvain sont éligibles à la mobilité d'enseignement.

-> Pour plus d'informations, consultez cette page.

Apply for an Erasmus+ PhD traineeship at SST

UCLouvain PhD students (SST) going on a mobility for a traineeship in EU manage their project interactively with the International Relations coordinator of the Sector of Science and Technology (Ms Ana Fernández Gacio) via the OSIS-Mobi app. The system allows:

1. To create and manage mobility registrations, as well as data relating to their stay;

2. To create and manage proposals for traineeship agreements.

PhD international mobility is offered exclusively at the level of Erasmus+ Participating Countries (member countries of the European Union + Norway, Serbia, North Macedonia, Iceland and Liechtenstein).

PhD students are allowed to carry Short-term (5 to 30 days) and long-term mobility (2 to 12 months) following the conditions listed in the web pages below. Note that there is no restriction on frequency, within the limit of a quota of 12 months of Erasmus+ funding per cycle of studies (short and long durations combined), unless special restrictions are set by the UCLouvain entity.

Please read here the eligibility criteria and Erasmus+ funding of short-and long term PhD mobility.

The process can be initiated by the student once:

1. he/she has the authorization of his/her UCLouvain PhD promotor 
2. he/she has informed the mobility administrator, Ms Ana Fernández Gacio, by email (ana.fernandez@uclouvain.be). Your promotor MUST be in copy of this mail.

The link to access the module for students is available via their Dashboard (myUCL), in the widget 'My studies' > 'My student file' > 'My mobility'. You can download here an user's manual to access to the module (OSIS Mobi) and to guide you step by step. Please take the time to carefully read the guide as most of the questions you may have will probably find an answer in the guide. 

Please note that the application process in the app (OSIS Mobi) takes place in two steps:

1. Application for a fellowship
   Ana Fernandez-Gacio is not informed at this stage. Therefore, please remember to send her an email once the application has been submitted so that she can process your request.

2. Completion of the training agreement
   This must be done in the app by following the instructions in the user's manual.
   Please remember to indicate Ana Fernandez-Gacio as the administrative contact person at UCLouvain so that she can process the training agreement once it has been completed by all parties.

All training activities undertaken during an Erasmus+ mobility must receive full academic recognition within the UCLouvain curriculum. This means that a certain number of credits (which may vary depending on the type and duration of the mobility) must be recognized and validated by the relevant Doctoral Committee (CDD).

It is your responsibility to have these credits validated — as specified in your mobility agreement — by your CDD at the end of your stay, by submitting the Certificate of Completion through the Doctorat application.

Mobilité internationale du personnel UCL

La mobilité du personnel est soutenue par le financement de trois types de missions:

(1) Missions de coordination et/ou de prospection

Ces missions doivent avoir pour objectif la négociation, la gestion et l'évaluation des partenariats de mobilité.

(2) Missions d'enseignement

Cette action est réservée au personnel enseignant UCL dans le but précis d'assurer un minimum de 8 heures de cours intégrées à un programme diplomant de l'université d'accueil. Le budget Erasmus peut également être sollicité pour financer la mobilité IN d'experts invités d'entreprises ou tout autre organisme.

(3) Missions de formation

Cette action permet aux membres du personnel UCL de suivre des formations dans des entreprises, des universités ou tout autre organisme.

En pratique:

• Les demandes peuvent être introduites à tout moment.
• L'octroi du financement est en principe automatique et immédiat pour les missions Erasmus qui respectent les critères d'éligibilité et dont la durée ne dépasse pas 5 jours d'activités (10 jours pour les mission de formation).
• Les autres missions font l'objet d'une sélection par le Conseil de l'action internationale. Les demandes reçues sont examinées une fois par semestre.

Trouver une formation pour le personnel administratif et technique en Europe

Le programme d'intégration et de promotion des cours de formation du personnel dans les universités à travers l'Europe (IMOTION) a été une initiative d'un an cofinancé dans le cadre du programme d'éducation et de formation tout au long de la vie (Mesures d'accompagnement Erasmus) de l'Union européenne qui a débuté en octobre 2013.

La plate-forme en ligne IMOTION staffmobility.eu créée dans le cadre du projet centralise les informations sur les activités de formation organisées pour le personnel administratif et technique universitaire organisé en Europe. Il vise à soutenir les établissements d'enseignement supérieur dans la promotion de leurs activités de formation du personnel et à aider le personnel administratif de l'université à trouver la formation appropriée ou l'observation professionnelle qu'ils recherchent.