Étape 1 : demande préalable auprès du Service des inscriptions
Avant toute demande de dérogation auprès de la Faculté, l’étudiante ou l’étudiant doit avoir introduit une demande d’inscription ou de réinscription auprès du Service des inscriptions de l’UCLouvain.
La demande de dérogation facultaire ne peut être introduite qu’après réception du courriel du Service des inscriptions informant l’étudiante ou l’étudiant de la non-finançabilité de l’inscription ou de la réinscription demandée.
Étape 2 : Introduction de la demande en FIAL
La demande de dérogation doit être introduite auprès de la Faculté de philosophie, arts et lettres au moyen du formulaire en ligne. Celui-ci sera disponible à partir du 17 août 2026.
Le dossier soumis doit permettre d’apprécier le parcours académique de l’étudiante ou de l’étudiant, les circonstances ayant conduit à la non-finançabilité et les perspectives de poursuite du programme.
! Attention !
La demande de dérogation doit être introduite auprès de la Faculté de philosophie, arts et lettres dans les 15 jours calendrier suivant la notification envoyée par le Service des inscriptions de l’UCLouvain.
Les étudiantes et étudiants qui reçoivent la notification avant le 17 août sont priés d'introduire leur demande pour le 31 août en vue de la 1re réunion de la Commission des réinscriptions facultaire, qui se tiendra durant la semaine de rentrée académique.
Pour les étudiantes et étudiants qui reçoivent leur avis de non-finançabilité durant le mois d’octobre, la demande doit être introduite le plus rapidement possible et, au plus tard, avant le 20 octobre pour permettre le traitement administratif du dossier avant le 31 octobre.
Composition du dossier
Le dossier comprend les pièces suivantes.
1. Une lettre de motivation
La lettre de motivation expose les raisons pour lesquelles l’étudiante ou l’étudiant sollicite une dérogation afin de poursuivre les études choisies.
Elle précise notamment :
- la motivation à poursuivre le programme concerné ;
- les éléments qui expliquent le parcours accompli depuis l’entrée dans l’enseignement supérieur ;
- les circonstances ayant conduit à la situation de non-finançabilité ;
- les difficultés éventuellement rencontrées au cours du parcours ;
- les éléments qui ont évolué dans la situation de l’étudiante ou de l’étudiant et qui permettent d’envisager la poursuite du parcours dans de meilleures conditions.
2. Les pièces justificatives éventuelles
L’étudiante ou l’étudiant peut joindre toute pièce permettant d’appuyer les éléments exposés dans la lettre de motivation. Il peut notamment s’agir de certificats médicaux, d’attestations relatives à une situation personnelle, familiale, sociale ou professionnelle, d’attestations d’employeur, de documents administratifs ou de tout autre justificatif utile.
3. Les relevés de notes
Les relevés de notes officiels complets doivent être joints pour tout parcours académique réalisé en dehors de l’UCLouvain. Le parcours réalisé à l’UCLouvain est examiné sur la base des données disponibles dans le dossier académique de l’étudiante ou de l’étudiant.
Étape 3 : Examen de la demande
La demande de dérogation est examinée par la Commission des réinscriptions de la Faculté de philosophie, arts et lettres.
La Commission analyse le dossier au regard du parcours académique, des éléments exposés dans la lettre de motivation, des pièces justificatives transmises et des perspectives de poursuite du programme.
Si un complément d’information est nécessaire, l’administration facultaire prend contact avec l’étudiante ou l’étudiant par courrier électronique avant la réunion de la Commission.
Après examen, la Commission remet un avis (favorable ou défavorable) au Service des inscriptions de l’UCLouvain.
Étape 4 : Communication de la décision
La communication de la décision relative à la demande de dérogation est officiellement communiquée à l’étudiante ou à l’étudiant par le Service des inscriptions de l’UCLouvain, par courrier électronique.
Étape 5 : En cas de décision favorable
En cas de réponse favorable à la demande de dérogation, l’étudiante ou l’étudiant doit finaliser les démarches liées à son inscription ou à sa réinscription en Faculté de philosophie, arts et lettres.
Il lui est recommandé de prendre rapidement contact avec la conseillère aux études de la Faculté afin de constituer ou d’adapter son programme annuel de l’étudiant·e, le PAE.
Votre demande de dérogation sera examinée par la Commission des réinscriptions de la Faculté qui remettra, au Service des inscriptions de l'UCLouvain, un avis concernant votre demande.
Le Service des inscriptions de l’UCLouvain vous informera par email de la décision prise par la Commission des réinscription de la Faculté.
