Questions fréquemment posées

Je remplis le formulaire adéquat.

1.      1. Pour toute question relative aux cours, aux mineures, aux examens, aux horaires de cours, à la délibération, à l'obtention d'un diplôme et de ses annexes,..., adressez-vous directement à votre faculté
2.      2. Pour toute question relative à votre demande d'inscription ou de ré-inscription, aux droits d'inscription ou à l'obtention de vos attestations d'inscription et cartes, adressez-vous directement au Service des inscriptions

Pour demander un logement, vous devez contacter le Service logement.

Toutes les informations nécessaires se trouvent à la page des rendez-vous d'information du futur étudiant.

Il en existe sur les sites de Louvain-la-Neuve, Bruxelles-Woluwe et Mons, toutes les infos se trouvent ici : restaurants universitaires

Je peux trouver le calendrier académique de l'année en cours et des années précédentes en suivant ce lien.

Je peux trouver tous les règlements en vigueur en suivant ce lien.

La rentrée académique est indiquée dans le calendrier académique. Elle a en général lieu aux alentours du 15 septembre.

Des séances d'accueil des nouveaux étudiants de BAC1 sont organisées lors de chaque nouvelle rentrée académique. Vous trouverez toutes les informations utiles une fois votre procédure d'inscription terminée, à la page suivante.

Si vous désirez plus de renseignements sur le programme des études, vous pouvez vous rendre sur le catalogue des formations ou contacter le CIO.

Pour toutes questions sur les procédures d'inscription dans les études du secteur médical, vous devez contacter le Service des inscriptions de Woluwe via le formulaire de contact suivant.

Pour toutes questions relatives aux programmes, cours, etc. Vous pouvez consulter le catalogue des formations ou contacter la faculté concernée par le programme de votre choix.

Toutes les informations sont disponibles à la page suivante.

Pour tout renseignement ou demande d’inscription aux cours préparatoires, vous devez contacter la faculté.

Vous devez prendre contact avec la faculté EPL (Ecole polytechnique de Louvain) pour cette demande.

En cas de crédits résiduels restant pour l'obtention du grade de bachelier :

•      - Si le grade de bachelier a été suivi hors UCLouvain :
  •           - une copie du dernier relevé de notes de ce grade de bachelier mentionnant les crédits inscrits et acquis.
  •           - une copie de l’attestation d'inscription à ce grade de bachelier pour la nouvelle année académique avec mention des crédits restant à acquérir.
•      - Si le grade de master a été suivi hors UCLouvain :
  •           - une copie du dernier relevé de notes de ce master, mentionnant les crédits inscrits et acquis.

En cas d'obtention du diplôme de bachelier :

•      - Si le grade de bachelier a été suivi hors UCLouvain :
  •           - une copie de l'attestation de réussite mentionnant l'obtention du diplôme avec mention des crédits inscrits, des crédits acquis, ainsi que du grade obtenu.

Si vous êtes en situation de "BAMA" avec un bachelier HORS UCLouvain, le service des inscriptions vous demandera, en début de 2e quadrimestre, de fournir une attestation d'inscription régulière datée du mois de décembre au minimum.

La demande d’inscription en ligne est entièrement gratuite. 

À noter que pour certains profils de nationalité hors Union européenne non assimilé·es à un·e étudiant·e belge (hormis les masters de spécialisation, les doctorats, les codiplomations internationales, ou encore les échanges "erasmus mundus"), des frais de dossiers d’un montant de 200 euros seront demandés lors de la confirmation de la candidature.

Vous devez d’abord introduire votre demande en ligne. Une fois celle-ci confirmée, vous serez automatiquement redirigé vers notre plateforme de paiement en ligne.

Les frais de dossier de 200 € sont à payer pour chaque dossier (chaque demande).

Vous trouverez les informations sur cette page.

En principe, il ne peut être accordé d'allocation d'études à l'étudiant.e qui a déjà obtenu un diplôme d'un niveau égal ou supérieur*, qu'il.elle ait ou non bénéficié.e, à cette fin, d'une allocation d'études. Par ailleurs, il ne peut être accordé d'allocation d'études en cas d'inscription à des études de doctorat. (Source: article 3 du décret réglant les allocations d'études).

*Le Master et le Master de spécialisation sont des études de même niveau (niveau 7). L'agrégation constitue également une formation de niveau 7, bien qu'elle soit traitée différemment.

Le dépôt de garantie bancaire est géré par le service ADRI (administration des relations internationales) de l'UCLouvain. Pour toute information, nous vous invitons à lire leur page dédiée.

Vous pouvez également les contacter à cette adresse : international@uclouvain.be

Vous ne pouvez effectuer une nouvelle demande de paiement que lorsque que votre demande de (re)inscription a été acceptée par le Service des Inscriptions (SIC) et que votre inscription est en état provisoire ou inscrit·e. 

Étape 1 - Connexion via le bureau virtuel

Via "Mon paiement en ligne"

Vous devez vous connecter sur votre « Bureau virtuel » et dans le widget « Mes études », se rendre sur « Mon paiement en ligne ». 

Via "Mon dossier étudiant"

Vous pouvez également vous connecter, via le widget « Mes études », en passant via les liens « Mon dossier étudiant » à « Mes attestations » à « Payer en ligne ».

Étape 2 - Accéder à votre paiement

Peu importe la méthode que vous avez utilisée, vous devriez vous trouver sur la page de paiement. Vous devez alors vous rendre sur « Mes dossiers de paiement ». À côté de votre solde, cliquez sur le bouton « Détails ».

Étape 3 - Choisir le montant à payer

À cette étape, vous devriez avoir un écran reprenant l’offre à laquelle vous êtes inscrit·e et vous proposant deux choix de paiement. Vous pouvez choisir de payer la totalité du montant ou de ne payer que l’acompte. 

- Si vous choisissez de payer l’acompte, vous pourrez choisir de payer un montant supérieur à ce dernier, mais pas inférieur. L’acompte prend en considération les possibles frais annexes (carte sport et/ou solidaire), qui sont ajoutés à l’acompte de 50€.

- À partir du 11 novembre, seul le bouton « Payer la totalité du montant » est présent, le bouton « Payer l’acompte » ne sera plus disponible. Il vous sera possible de payer par tranches de 100€ minimum jusqu’au 10 février.

- À partir du 11 février, vous ne pourrez payer que la totalité du montant de vos droits d’inscription. 

Étape 4 - Choisir la méthode de paiement / effectuer le paiement

Après avoir cliqué sur « Payer la totalité du montant » ou « Payer », vous serez redirigé·e vers une page vous permettant de choisir la méthode de paiement que vous souhaitez utiliser. 

1. Payer électroniquement. La transaction se fera via notre prestataire de service Mollie. Si vous avez une adresse de résidence en Belgique, la seule méthode qui vous est proposée est de payer via Bancontact. Si vous n’avez pas d’adresse de résidence en Belgique, vous pouvez payer par Bancontact ou par carte de crédit.

2. Payer par virement. Vous recevrez toutes les informations nécessaires pour effectuer votre virement directement sur les comptes de l’UCLouvain. Notez que cette méthode est la plus lente. Il est possible d’utiliser un compte de chèques ou un compte visa.

3. Demander à un tiers de payer. Vous allez pouvoir, à l’aide d’une adresse mail à renseigner, envoyer les informations de paiement à une tierce personne. Cette personne recevra un mail, signé du Service des Inscriptions, lui invitant à cliquer sur un lien URL "UCLouvain.be", valide durant 7 jours. La personne pourra choisir de payer électroniquement ou par virement.

Étape 5 - Confirmation

Lorsque votre paiement est enregistré, le message « Votre solde est en cours de recalcul » apparaît à la place de votre solde, sauf si vous avez payé par virement. 

Votre solde sera mis à jour dans les prochains jours (voir délais question 2).

Vous recevrez également un mail avec une notification d’enregistrement, récapitulant le montant versé.

Selon votre moyen de paiement, le délai peut varier. Les délais moyens par type de paiement sont :

•      - 3 jours ouvrables pour les paiements par Bancontact
•      - 5 jours ouvrables pour les paiements par virement
•      - 10 jours ouvrables pour les paiements par carte de crédit

Ces délais sont donnés à titre indicatif et sont donc susceptibles de varier.

En effet, il est indispensable de se connecter à son bureau virtuel étudiant afin d'accéder à son dossier de paiement en ligne.

Ceci implique également le passage par la double authentification, garantissant la sécurité du paiement. Si vous souhaitez qu’une tierce personne effectue le paiement pour vous, choisissez l’option de paiement « Demander à un tiers de payer », voir question 1 - Étape 4.

Non, chaque paiement dispose de ses propres informations et il faut donc refaire une nouvelle demande pour chaque nouveau paiement.

Pour faire un parallèle, il faut voir chaque paiement comme une commande en ligne : chaque paiement est un produit que vous "achetez" et si vous désirez faire un autre achat, il faut faire une nouvelle "commande". Ce système est imposé par notre prestataire de services.

Une des raisons possibles à cela est que la somme versée au prestataire de services (Mollie) ne correspond pas au montant que vous avez choisi initialement. Il faut alors recommencer une nouvelle demande, en indiquant votre nouveau choix. Le montant choisi lors de la demande de paiement doit correspondre au versement.

Non, il ne s’agit pas de phishing. Le traitement des paiements en ligne est externalisé auprès d’un prestataire de services (Mollie). 

Ce dernier possède plusieurs comptes de nationalités différentes. Tant que vous êtes directement passé·e·s par l’interface de paiement en ligne de votre bureau virtuel, ou que vous avez repris les informations reçues dans le mail envoyé par ladite plateforme (dans le cas du paiement par un tiers), il s’agit bien de la demande de paiement officielle.

Si vous avez déjà un paiement ouvert dans votre espace en ligne, il ne vous sera pas possible d'en faire un nouveau. Vous pouvez soit :

•      - Effectuer le paiement ouvert et une fois celui-ci validé, en faire un nouveau
•      - Attendre que le paiement ouvert expire pour ensuite en introduire un nouveau (attention, le délai d'expiration varie de quelques heures pour bancontact/visa, à plusieurs mois pour le virement)
•      - (UNIQUEMENT à l'approche d'une échéance de paiement) Contacter la comptabilité du service des inscriptions pour demander l'annulation de la demande en cours afin d'en faire une nouvelle. Veillez à ce qu'aucun paiement n'ait été effectué sur base de cette demande, sinon quoi ce dernier sera refusé par Mollie.

Trouvez toutes les informations nécessaires sur la page "Premiers pas à l'UCLouvain"

Découvrez la vidéo explicative de notre service informatique.

Toute modification d'une donnée personnelle doit être communiquée au Service des inscriptions par mail en produisant une photocopie recto/verso de sa carte d'identité intégrant cette modification.

Remarques: une modification de nom et/ou prénom peut avoir une incidence sur :

•      - L'adresse mail UCLouvain de l'étudiant et son identifiant UCLouvain. Le cas échéant, une fois que le Service des inscriptions aura effectué la modification dans son dossier, l'étudiant devra contacter le service desk pour adapter ces éléments.
•      - La carte d'accès et la carte d'étudiant. Le cas échéant, une fois que le Service des inscriptions aura effectué la modification dans son dossier, l'étudiant demandera au GSPP le renouvellement de sa carte d'accès au Service des inscriptions le renouvellement de sa carte d'étudiant. Il devra en assumer le coût.

Les procédures de modification d'inscription et de réorientation sont présentées sur la page dédiée.

Veuillez consulter la page du SPF Affaires Etrangères.

Pour obtenir des copies certifiées conformes de vos documents :

•      - Si vous n'êtes pas en Belgique, il vous faudra contacter l'ambassade/le consulat Belge du pays dans lequel vous résidez.
•      - Si vous êtes en Belgique, vous pouvez faire la demande auprès des autorités communales ou auprès d'un notaire

NB: Le service des inscriptions ne produit pas de copies certifiées conformes.

Les dispositions de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel nous interdisent de répondre à ce type de demande sans l'accord explicite de la personne concernée. 

Pour toute demande, il est impératif de nous transmettre les informations suivantes :

•      - Nom
•      - Prénom
•      - Date de naissance
•      - Lieu de naissance
•      - Intitulé de la formation suivie et année académique durant laquelle elle a été suivie
•      - Une copie de la pièce d'identité de la personne concernée
•      - Une autorisation manuscrite de ladite personne, signée de sa main

Sur la base d'un document fourni, nous pouvons toutefois, le cas échéant, en certifier l'authenticité.

La demande doit être introduite en utilisant une adresse personnalisée et non générique.

Elle doit être faite via l'adresse mail suivante : authentification@uclouvain.be 

Le mail doit être adressé au secrétariat du service des inscriptions de l'UCLouvain.

Le secrétariat est également joignable par téléphone : 00 32 (0)10 47 38 84

Un délai de trois semaines peut être nécessaire si des recherches supplémentaires sont requises.

Note : Avant toute demande, veuillez vérifier l'origine des documents concernés. Ne pas confondre l'Université catholique de Louvain avec notre homologue néerlandophone, la Katholieke Universiteit Leuven.